Umfang: 30–35 Stunden/Woche (Teilzeit)
Start: November / Dezember 2026
Standort: Berlin-Neukölln (Präsenz)
Wir bei ZeBuS e.V. (Zentrum für Bildung und Sprache) glauben fest daran: Sprache ist der Schlüssel zur Freiheit! Als interkulturelle Community in Berlin-Neukölln unterstützen wir Menschen bei ihrem Start in Deutschland. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine vorausschauende, strukturierte und menschlich starke Persönlichkeit als zentrale Schnittstelle im Verein.
Deine Aufgaben: Assistenz, Termine & Schnittstellenfunktion
- Strukturierung von Arbeitsabläufen.
- Proaktive Koordination, Priorisierung und Überwachung von geschäftlichen und privaten Terminen der Geschäftsleitung.
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Teammeetings der Geschäftsführung inklusive Protokollführung sowie systematisches Nachhalten von To-dos und Beschlüssen.
- Zentrale Anlaufstelle und Bindeglied zwischen der Führungsebene, dem gesamten Team sowie externen Partnern und Kunden.
- Organisatorische Anleitung von Kolleg:innen im eigenen Verantwortungsbereich.
Personalwesen & Administration
- Personalplanung: Erstellung und Pflege des Dienstplans, Urlaubsverwaltung sowie Überblick über die An- und Abwesenheiten von ca. 33 Mitarbeitenden.
- On- und Offboarding: Koordination der Prozesse für neue sowie ausscheidende Mitarbeitende, einschließlich der Verwaltung von Schlüsseln und Zugangsmedien.
- Vertrags- und Dokumentenmanagement: Fristenkontrolle, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Korrekturlesen und Erstellung neuer Vorlagen bei Sonderfällen.
- Lohnbuchhaltung: Vorbereitung für die externe Lohnbuchhaltung über DATEV (Belegverwaltung, digitale Personalakte).
Officemanagement, Events & Interne Kommunikation
- Interne Kommunikation: Konzeption und redaktionelle Erstellung des jährlichen Mitarbeiter-Newsletters im Sinne eines strategischen Jahresrückblicks.
- Eventorganisation: Planung und Durchführung jährlicher Inhouse-Formate, darunter zwei Studientage mit Fokus auf Teambuilding und fachliche Weiterbildung sowie weitere Firmenveranstaltungen.
- Mitwirkung bei Projekten: Einführung und Optimierung interner Arbeitsprozesse (z. B. Digitalisierung von Abläufen).
- Officemanagement: Materialbeschaffung und zentrale Schnittstelle zu externen Dienstleister:innen (Reinigung, IT, Handwerk u. a.).
- Operative Unterstützung: Bei Bedarf Support in der telefonischen Kundenberatung sowie Unterstützung bei Dolmetsch-Situationen
Du bringst mit:
- Qualifikation & Erfahrung: Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im pädagogischen, sozialen, sprachlichen oder verwaltungsnahen Bereich – oder vergleichbare Erfahrung (z. B. aus Ehrenamt, Vereinsarbeit oder Assistenzfunktionen). Quereinsteiger sind herzlich willkommen.
- Interkulturelle Kompetenz: Ein ausgeprägtes Verständnis für Vielfalt sowie Offenheit, Empathie und Freude am Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Herkunftsländern. Erstanlaufstellen-Erfahrung im Bildungs- oder Sozialbereich ist von Vorteil.
- Sprach- & Textkompetenz: Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (mindestens C-Niveau) sowie Formulierungssicherheit und redaktionelles Geschick für die Gestaltung des Mitarbeiter-Newsletters. Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind ein großes Plus.
- IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); praktische Erfahrung mit DATEV, Kufer SQL und/oder Zeiterfassungssystemen (z. B. Papershift) ist von Vorteil.
- Arbeitsweise: Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, auch bei vielen gleichzeitigen Aufgaben (Termine, Eventplanung, Personal) stets den Überblick zu behalten, gepaart mit einer eigenständigen und lösungsorientierten Arbeitsweise.
- Soft Skills: Hohe Kommunikationsstärke, absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personaldaten sowie ein sicheres, zugewandtes und freundliches Auftreten im Team, am Telefon und gegenüber externen Partner:innen.
Wir erwarten:
- Arbeitsweise: Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise sowie echtes Interesse und Freude daran, interne Prozesse und Eventformate aktiv mitzugestalten.
- Zuverlässigkeit: Ein hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Verlässlichkeit und Belastbarkeit, auch bei kurzfristigen oder unvorhergesehenen Situationen im Tagesgeschäft.
- Flexibilität: Hohe Flexibilität und die Bereitschaft, sich eigenständig und offen in wechselnde, vielseitige Aufgabenfelder einzuarbeiten.
- Haltung: Absolute Diskretion sowie ein von Herzen empathischer, wertschätzender und interkulturell offener Umgang mit sensiblen Themen im Team.
- Präsenz: Verbindliche und regelmäßige Präsenz vor Ort an unseren Standorten in Berlin-Neukölln (eine Remote-Tätigkeit/Homeoffice ist für diese Schnittstellenfunktion nicht möglich).
Wir bieten:
- Arbeitsatmosphäre: Ein kollegiales, interkulturelles und herzliches Team in einem offenen, wertschätzenden Arbeitsumfeld mit gelebter Duz-Kultur und regelmäßigen Team-Events.
- Konditionen: Faire Arbeitsbedingungen, eine leistungsgerechte Bezahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
- Einarbeitung & Support: Eine strukturierte und herzliche Einarbeitung, die dich mit einem guten Gefühl bei uns starten lässt, sowie hauseigene IT-Unterstützung.
- Entwicklung: Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Mobilität: Fahrtkostenzuschuss zu deinem BVG-Firmenticket (VBB-Firmenticket mindestens 10 € / Deutschlandticket Job 25 %).
Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.
Beginn
ab sofort
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