Project Assistant and Business Support - Krefeld, Germany

Zeeco fördert ein robustes Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter, von Ingenieurteams bis hin zu Unterstützungsgruppen, von einer starken Kultur, geschultem Leadership und Wachstumschancen profitieren. Zeeco arbeitet mit den größten Namen der Branche zusammen und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten neben Teams von Fachexperten zu erweitern.

Zeeco Deutschland sucht einen proaktiven und hochorganisierten Projektassistenten & Business Support-Mitarbeiter, der unser dynamisches Team in Krefeld verstärkt. In dieser entscheidenden Rolle bieten Sie umfassende administrative und projektbezogene Unterstützung in allen Abteilungen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen und direkt zum Erfolg unserer Vertriebs- und Ausführungsteams beizutragen.

Sie werden Teil unserer Empfangs- und Geschäftssupportfunktion sein, als zentrale Koordinationsstelle fungieren und sicherstellen, dass Kollegen, Kunden und Besucher einen außergewöhnlichen Service erhalten.

• Büro- & Administrative Unterstützung

• Koordination von Reisevorbereitungen (Flüge, Visa, A1-Zertifikate, Besuchsreisen, Taxis, Mietwagen, Hotels, Restaurantbuchungen).
• Verwaltung des Einkaufs und Bestands von Büromaterialien.
• Überwachung der Bürodienste, einschließlich Rechnungsbearbeitung.
• Organisation von Konferenzraumreservierungen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Catering-Arrangements und Sicherstellung der Sauberkeit nach Veranstaltungen.
• Durchführung von Empfangstätigkeiten und Bereitstellung administrativer Unterstützung für alle Abteilungen.
• Aufrechterhaltung der Büroeinrichtungen auf hohem Standard (Blumen, Kaffeemaschinen, Abfallmanagement, Reinigungsdienste).
• Planung und Durchführung von Teamevents wie Weihnachtsfeiern, Sommerfesten und Lunch & Learn-Sitzungen.
• Sicherstellung, dass jeder Besucher von Zeeco Deutschland eine professionelle und einladende Erfahrung hat.

• Unterstützung bei Vertriebsaktivitäten und Vorbereitung von Standarddienstleistungen und Ersatzteilaufgaben.
• Unterstützung der Rentabilität durch Vorbereitung von Reise- und Ersatzteilangeboten vor Servicebesuchen.
• Koordination des Frachtversands für Büro- und Projektbedürfnisse in Zusammenarbeit mit den Logistikteams in Großbritannien/IT.
• Vorbereitung von Dokumentenumschlägen und Übertragungsnotizen für Einreichungen.
• Führung genauer Dokumentenaufzeichnungen und Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren.
• Einhalten projektspezifischer Nummerierungs- und Überarbeitungsanforderungen.
• Beschleunigung von Dokumenten von Kunden, Lieferanten und internen Teams, um Projektfristen einzuhalten.
• Zusammenarbeit mit Qualität, Einkauf, Fertigung und Subunternehmern zur Erstellung von Fertigungsprotokollen.
• Verwendung von Tools wie ZOE, SAGE und dem Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens.
• Unterstützung bei der Erstellung von Betriebs- und Wartungshandbüchern.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam, um sicherzustellen, dass die Dokumentation vollständig ist und Projekte pünktlich und im Budgetrahmen geliefert werden.

Was Sie mitbringen:

• Fließend in Deutsch und Englisch (gesprochen und geschrieben).
• Starke organisatorische Fähigkeiten und eine proaktive, serviceorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen mit Genauigkeit und Professionalität zu verwalten.
• Eine kollaborative Herangehensweise und die Bereitschaft, Kollegen in verschiedenen Abteilungen zu unterstützen.

Wenn Sie gerne in einem schnelllebigen Umfeld arbeiten, Vielfalt schätzen und zu wirkungsvollen Industrieprojekten beitragen möchten, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Dies ist Ihre Chance, ein wesentlicher Teil der Erfolgsgeschichte von Zeeco Deutschland zu werden.

Die Arbeit bei Zeeco bedeutet, Teil einer menschenzentrierten Kultur und Umgebung zu sein, die auf gegenseitigem Respekt, persönlicher Förderung, beruflicher Integrität und unbegrenzten Möglichkeiten basiert. Treten Sie Zeeco bei und beginnen Sie eine erfüllende Reise, auf der Innovation, Zusammenarbeit sowie persönliche und berufliche Entwicklung zusammenkommen.