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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: UnterstĂĽtze den CEO bei strategischen Entscheidungen und koordiniere wichtige Informationen.
- Arbeitgeber: Wachsendes Unternehmen mit Fokus auf Gesundheit und hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln.
- Mitarbeitervorteile: 50 % Mitarbeiterrabatt, Corporate Benefits und ein familiäres Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens.
- GewĂĽnschte Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit in unserem Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 43200 - 72000 € pro Jahr.
Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofort
Wir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert. ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose: Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden.
Sie arbeiten eng mit unserem CEO zusammen und sorgen dafür, dass er sich auf die wesentlichen strategischen Entscheidungen konzentrieren kann. Als Executive Assistant strukturieren, priorisieren und koordinieren Sie die relevanten Informationen, Vorgänge und Abläufe – hochprofessionell, diskret und verbindlich.
Aufgaben- Informations- & Prioritätensteuerung
- Filtern, triagieren und bündeln aller CEO‑relevanten Themen
- Sicherstellen, dass der CEO die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält
- Selbstständiges Einholen von Informationen und Einschätzen der Relevanz
- Meeting-Management & Follow-up
- Erstellung klarer Agenden
- Präzise Protokolle inkl. Owners & Deadlines
- Konsequentes Nachhalten offener Aufgaben
- Vermeidung unnötiger Schleifen oder CC‑Kaskaden
- Case Board Management
- Strukturierte Steuerung von Themen in Recht, Bau, Versicherung und Projekten
- Aktualisierung von Fristen, Risiken und Dokumenten
- Vorbereitung der relevanten Entscheidungsunterlagen
- Dokumentation & Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung prägnanter 1‑Pager für Entscheidungen
- Erstellung von Präsentationen, Übersichten und Statusreports
- Sicherstellen einer sauberen, nachvollziehbaren Dokumentation
- Koordination von Anwälten, Agenturen, Dienstleistern
- Sicherstellung von Fristen, Deliverables und strukturierter Kommunikation
- Effiziente Termin- und Ablaufplanung
- Schutz des CEOs vor operativen Ablenkungen
- Steuerung von Prioritäten und Zeitblöcken
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung auf C‑Level
- Erfahrung in unternehmerischen, dynamischen Umfeldern
- Routine im Umgang mit komplexen Strukturen (z.B. mehrere Gesellschaften, Projekte, Bau, Recht)
- Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote)
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
- Sehr schnelle Auffassungsgabe und hohes Umsetzungstempo
- Präzise schriftliche Kommunikation
- Strukturierte, saubere Dokumentation
- Proaktive Informationsbeschaffung
- KPI‑orientiertes Denken
- Klare Durchsetzungsfähigkeit ohne Lautstärke
- Höchste Diskretion und Integrität
- Belastbar, stabil, zuverlässig
- Keine Selbstdarstellung, kein Mitsteuerungsanspruch
- Respektvoll und klar im Umgang
- Professionalität in stressigen Situationen
Was Sie erwartet:
- Eine Schlüsselposition nahe der Geschäftsführung
- Ein starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebt
- Ein Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet
- 50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
- Corporate Benefits & groĂźzĂĽgige Ausstattung am Arbeitsplatz
- Ein familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter Mission
Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.
Executive Assistant (m/w/d) - CEO Office Arbeitgeber: ZeinPharma Germany GmbH
Kontaktperson:
ZeinPharma Germany GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d) - CEO Office
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem CEO oder anderen Führungskräften in Kontakt zu treten, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Verständnis für die Rolle unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Gespräch vor! Informiere dich über ZEINpharma, ihre Produkte und die Branche. Wenn du zeigst, dass du die Mission des Unternehmens verstehst und unterstützen möchtest, hinterlässt das einen bleibenden Eindruck.
✨Tip Nummer 3
Netzwerke! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knĂĽpfen und dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von ZEINpharma auszutauschen. So bekommst du wertvolle Einblicke und kannst dich besser positionieren.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist und es erleichtert uns, deine Bewerbung schnell zu finden und zu bearbeiten. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d) - CEO Office
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nicht nur nach Qualifikationen, sondern auch nach deiner Persönlichkeit. Lass uns wissen, was dich motiviert und warum du Teil unseres Teams werden möchtest.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein klarer Lebenslauf und ein prägnantes Anschreiben helfen uns, schnell einen Überblick über deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu bekommen. Denk daran: weniger ist manchmal mehr!
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deinem Anschreiben. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserem Unternehmen identifizieren kannst. Zeig uns, dass du die richtige Person fĂĽr die Stelle bist!
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So können wir deine Bewerbung schneller bearbeiten und du bist direkt im richtigen Prozess. Lass uns gemeinsam an einer gesünderen Zukunft arbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ZeinPharma Germany GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dir klar, dass es hier nicht nur um Assistenz geht, sondern um eine Schlüsselposition, die die Geschäftsführung strukturiert. Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Herausforderungen, die mit der Unterstützung des CEOs verbunden sind.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Prioritäten gesetzt, Informationen gefiltert oder Meetings organisiert hast. Zeige, wie du in stressigen Situationen professionell geblieben bist.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle präzise schriftliche Kommunikation erfordert, bringe Beispiele für deine Dokumentation und Berichterstattung mit. Vielleicht kannst du sogar einen kurzen 1-Pager oder eine Präsentation vorbereiten, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die zeigen, dass du dich mit dem Unternehmen und seiner Mission auseinandergesetzt hast. Frage nach den aktuellen Herausforderungen des CEOs oder wie das Team zusammenarbeitet, um die Unternehmensziele zu erreichen.