HR Operations Specialist (d/w/m)

Die ZEIT Verlagsgruppe bietet Qualitätsinhalte: Print, Online und Audio, in Form zahlreicher Bildungsangebote und Konferenzen oder als Dienstleister für Content Marketing oder Strategieberatung im Bereich Employer Branding. In unserem Leitbild definieren wir unsere Werte, die Grundlage unseres Erfolgs: Unabhängigkeit, Respekt und Zuversicht. Die ZEIT Verlagsgruppe hat rund 1.400 Mitarbeitende an den Standorten Hamburg, Berlin, Frankfurt und München.

Wir möchten unsere HR-Arbeit kontinuierlich weiterentwickeln – mit digitalen Lösungen, effizienten Prozessen und einem klaren Fokus auf eine positive Employee Experience. Um noch näher an unseren Mitarbeitenden vor Ort zu sein, bauen wir unsere HR-Präsenz in Berlin aus. Dafür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll- oder Teilzeit (35 oder mind. 28 Wochenstunden) eine:n HR Operations Specialist (d/w/m), der unser People Service-Team zunächst befristet auf zwei Jahre verstärkt.

Konkret erwarten dich die folgenden Aufgaben:

• Begleitung über den gesamten Employee Lifecycle: Von der Vertragserstellung beim Eintritt über Veränderungen und Fragestellungen während der Beschäftigung bis hin zum Austritt – zentrale Ansprechpartner:in für alle operativen HR-Anliegen unserer Kolleginnen und Kollegen, freundlich, klar und auf Augenhöhe.
• Prozessstandardisierung und Digitalisierung: Aktive Mitarbeit an der Strukturierung und Optimierung unserer HR-Abläufe; Bearbeitung von Anfragen über unser Ticketsystem sowie Erstellung personalrelevanter Dokumente (Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen).
• Onboarding und Willkommenskultur: Gestaltung einer wertschätzenden Einarbeitung für neue Kolleginnen und Kollegen und Begleitung der ersten Wochen.
• Übergreifende Zusammenarbeit: Sichere und transparente Abstimmung von Prozessen mit den HR-Kolleginnen/Kollegen, Gremien und angrenzenden Abteilungen.
• Mitgestaltung der digitalen People Operations Landschaft: Über den Status quo hinausdenken und das Zielbild einer modernen, durchgängig digitalen HR-Organisation aktiv vorantreiben.

Dein Profil:

• Fachliche Qualifikation: Du verfügst über mehrjährige Erfahrung (3–5 Jahre) in der Personalsachbearbeitung oder im Bereich People Operations und bringst idealerweise eine kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personal oder ein entsprechendes Studium mit. Kenntnisse im Tarifrecht sowie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten sind dabei ein klarer Vorteil.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit HR-Systemen wie GuideCom, SAP oder vergleichbaren Tools und hast Freude daran, digitale Abläufe zu optimieren. Erfahrungen in der vorbereitenden Entgeltabrechnung sowie im Umgang mit abrechnungsrelevanten Themen sind wünschenswert. Zudem bringst du entweder bereits erste Erfahrungen mit KI-gestützten Tools mit oder bist bereit, dich aktiv einzuarbeiten.
• Arbeitsweise: Du arbeitest sehr sorgfältig und strukturiert, behältst auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick und setzt Prioritäten zuverlässig und eigenständig. Auf deine Arbeitsweise kann sich dein Team jederzeit verlassen.
• Mindset: Du findest dich schnell in bestehenden Strukturen ein, bringst zugleich Offenheit für neue Ansätze mit und möchtest aktiv zur Weiterentwicklung unserer People Operations beitragen.
• Kommunikation & Auftreten: Du trittst souverän und serviceorientiert auf und überzeugst durch klare, zielgruppengerechte Kommunikation. Du hörst aktiv zu und gibst verständliche, präzise Antworten. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie konversationssicheres Englisch runden dein Profil ab.

Unser Team:

Unser 22-köpfiges HR-Team begleitet die Mitarbeitenden der ZEIT Verlagsgruppe von Recruiting und Onboarding über Entwicklung und Gesundheit bis hin zu interner Mobilität – organisiert in den Bereichen HR Operations, Organizational Capabilities, Talent Acquisition & Advisory sowie HR Operational Excellence. Der Bereich HR Operations umfasst das klassische Personalmanagement und begleitet den Employee Lifecycle unserer Mitarbeitenden von der Einstellung bis zum Austritt – wir kümmern uns um alle personalwirtschaftlichen Angelegenheiten. People Operations teilt sich in zwei Teams auf: den People Service als ersten Ansprechpartner für Mitarbeitende und die Personalreferentinnen als Partnerinnen der Führungskräfte. Die meisten von uns sitzen in Hamburg, einige auch in Berlin und München. Wir arbeiten eng zusammen, unterstützen uns gegenseitig und treffen uns gern auch außerhalb der Arbeit – ob beim Afterwork, ZEIT-Event oder auf dem Weihnachtsmarkt.

Unser Engagement für deine Entwicklung:

• Arbeitsort und -zeit nach individuellen Bedürfnissen: Unsere Arbeitsumgebung ist geprägt von Flexibilität und Individualität. Wir bieten flexible Arbeitszeiten wie Gleitzeit und mobiles Arbeiten sowie vielfältige Teilzeitmodelle, um die Balance zwischen Beruf und Privatleben optimal zu gestalten. Zusätzlich befinden sich unsere Arbeitsplätze in zentraler Lage mit exzellenter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr – einen Zuschuss zum Deutschlandticket gibt es natürlich auch.
• Lernkultur: Weiterbildung ist uns wichtig. Deshalb bieten wir allen Mitarbeitenden über unsere ZEIT AKADEMIE, die Produkte von ZEIT SPRACHEN, dem Holtzbrinck E-Learning Campus vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Entwicklung. Einmal im Jahr nutzen wir den internen ZEIT University Day sowie regelmäßige University Snacks, um uns zu verschiedenen Themen auszutauschen und voneinander zu lernen.
• Vergünstigungen: Wir lieben unsere Produkte, daher steht dir die gesamte Bandbreite unserer Publikationen, Veranstaltungen und Medienangebote kostenfrei zur Verfügung. Zusätzlich bieten wir zu Mitarbeiterkonditionen verschiedene Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements sowie unsere ZEIT Shop Produkte an. Über die Plattformen Corporate Benefits und benefit.me kannst du außerdem von vielen Vergünstigungen für Museen, Theater, Festivals, verschiedene Produkte oder Konferenzen profitieren.
• Wohlbefinden: Das Employee Assistance Program bietet dir rasche und wirkungsvolle Hilfe sowohl bei beruflichen als auch bei privaten Fragestellungen – auch in besonderen Krisensituationen. Außerdem kannst du von attraktiven Vergünstigungen bei Urban Sports profitieren, um aktiv zu bleiben und deine Gesundheit zu fördern.

Weitere Einblicke findest du auf beikununu, LinkedIn, XING oder auch auf unserer ZEIT Karriereseite. Solange diese Position auf unserer Karriereseite sichtbar ist, kannst du dich sehr gerne darauf bewerben - es gibt keine Bewerbungsfrist. Weitere Antworten zu unserem Bewerbungsprozess findest du in unseren FAQ.

Wir kümmern uns umeinander: Die ZEIT Verlagsgruppe ist ein Arbeitgeber, der für Chancengleichheit und einen respektvollen Umgang steht. Wir setzen uns ein für faire Beschäftigungsmöglichkeiten unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Identität oder Behinderung. Wir möchten ausdrücklich Menschen mit vielfältigen Hintergründen dazu ermutigen, sich zu bewerben, und freuen uns besonders über Bewerbungen von Personen, die zur Diversität unseres Unternehmens beitragen möchten. Unser Arbeitsumfeld ist geprägt von Wertschätzung und Anerkennung - dafür setzen wir uns jeden Tag ein.