Zwei Assistentinnen (w/m/d) für zwei Geschäftsfelder

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in der Metropolregion München zwei Assistentinnen (w/m/d) für zwei Geschäftsfelder.

Zufriedene Mitarbeitende erzeugen die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist deshalb, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu schaffen. Dafür wurden wir bereits mit den Awards „Top Company“ und „Open Company“ ausgezeichnet. Wir, als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, sind so agil und reaktionsschnell wie möglich. Deshalb gehen wir viele Dinge anders an, als man es von einer klassischen Behörde erwarten würde. Konkret entwickeln wir für die Behörden des Bundes mit Sicherheitsaufgaben Werkzeuge, erforschen Lösungen und beraten über Strategien für die innere Sicherheit Deutschlands. Damit begegnen wir täglich den Herausforderungen im Cyberraum. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einstehen für die freiheitlich demokratische Grundordnung.

Deine Position als persönliche Assistentin des Geschäftsfeldleiters ist entweder verortet in unserem jüngsten Geschäftsfeld Digitale Service- und Portfoliomanagement oder dem Geschäftsfeld Big Data Analyse.

DEINE AUFGABEN SIND U. A.:

• Du übernimmst die aktive administrative Unterstützung des Geschäftsfeldleiters hinsichtlich Korrespondenz und Telefonaten und bist für Terminabstimmung und ‑koordinierung zuständig.
• Du organisierst Dienstreisen und Veranstaltungen und bereitest diese vor und nach.
• Du betreust das zentrale Postfach des Geschäftsfeldes, ordnest und verteilst externe Anfragen und Erlasse und stellst eine fristgerechte Rückmeldung sicher.
• Du bist für die Vor- und Nachbereitung von Terminen zuständig und erstellst dafür beispielsweise Unterlagen oder protokollierst die Ergebnisse.
• Du unterstützt bei Bedarf das gesamte Team und erledigst allgemeine und organisatorische Bürotätigkeiten, darunter auch die Aktenablage.

DIESE QUALIFIKATIONEN SIND EIN MUSS:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte (w/m/d) oder eine vergleichbare Ausbildung mit mindestens gutem Prüfungsergebnis.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im oben genannten Aufgabengebiet in deiner Rolle als Assistenz oder Vorzimmerkraft.
• Sicherer Umgang mit den Microsoft Office Anwendungen Word, Excel und Power Point.
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift mit adressatengerechter Ausdrucksweise.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

VON VORTEIL SIND:

• Hohe Auffassungsgabe, Selbstständigkeit und Organisationsgeschick.
• Ein verbindliches Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit unterschiedlichen Menschen.
• Erfahrung im Umfeld von behördlichen Prozessen und Arbeitsweisen idealerweise aus der Arbeit in einer Behörde (bsp. Veraktung/ Erlassbearbeitung…).
• Erfahrung in einem technischen Umfeld, bestenfalls in der Informationstechnologie mit Kenntnis relevanter technischer Begrifflichkeiten.
• Erfahrung in der Nutzung von Atlassian Confluence.

DAS IST FINANZIELL FÜR DICH DRIN:

• Tarifbeschäftigung in der Entgeltgruppe E 7 TVöD Bund (je nach beruflicher Erfahrung ca. 41.300 Euro bis ca. 50.700 Euro brutto jährlich in Vollzeit) oder verbeamtet bis zur Besoldungsstufe A 7 BBesO.
• ZITiS-Zulage in Höhe von bis zu 1.920 Euro brutto jährlich in Vollzeit.
• Jahressonderzahlung in EG 7 TVöD Bund in Höhe von 90 % brutto der monatlichen Gesamtvergütung bei Erfüllung der Voraussetzungen.

Unsere Benefits:

• Kernzeitfreie Arbeitszeit.
• Kein Dresscode.
• Technische Ausstattung.
• Zuschuss zum Jobticket.
• Hunde willkommen.
• Hohe Fortbildungsbudget.
• Home-Office und vieles mehr …

BESONDERE HINWEISE:

Nach einer individuellen Einarbeitungsphase am Dienstort und bei Vorliegen der persönlichen und dienstlichen Voraussetzungen, kann die Tätigkeit zu maximal zwei Tagen in der Woche remote ausgeübt werden. Der Dienstort kann in Dachau, München Berg am Laim oder Zamdorf sein. Für uns zählt das Können, nicht das Geschlecht, das Alter, die Religion, die Identität oder die Herkunft. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen, da bei uns derzeit weniger Frauen arbeiten als gewünscht. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für die Tätigkeit wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) ist für die vorgesehene sicherheitsempfindliche Tätigkeit eine Sicherheitsüberprüfung durchzuführen.

DU MÖCHTEST WECHSELN? DAS BLEIBT UNTER UNS!

Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. Wir führen Online-Interviews durch und können Termine flexibel vereinbaren. Wir werden, falls notwendig, nur mit deiner Zustimmung den aktuellen Arbeitgeber kontaktieren.

So geht es weiter: Bewirb dich bitte ausschließlich online über INTERAMT. Wir freuen uns auf deine digitale Bewerbung bis zum 29.07.2025 unter der Kennung ZITiS-2025-027.

Jetzt bewerben. Wir vereinbaren einen Online-Termin für ein Interview. Anschließend teilen wir dir meist innerhalb einer Woche unsere Entscheidung mit und besprechen alle Einzelheiten. Du kannst dann auch gerne vor Ort bei uns vorbeischauen.

Onboarding: Als neues Teammitglied möchtest du schnell selbstständig arbeiten können. Dazu musst du unsere Prozesse kennenlernen. In den ersten drei Tagen nimmst du am Onboardingprozess teil, bei dem du wichtigen Ansprechpersonen in der ZITiS begegnest und dich mit den anderen neuen ZITiSens vernetzt. Anschließend bekommst du ein fachliches Onboarding im Geschäftsfeld Digitale Services- und Portfoliomanagement oder Big Data. So wirst du schnell Teil unseres bunten Teams und knüpfst Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen, die sich gerne Zeit auch für fachliche und organisatorische Deep Dives nehmen. Auch die Vernetzung mit den anderen Vorzimmern lernst du kennen und kannst dich eng austauschen.

DEINE ANSPRECHPARTNER: Nadine Krone Personalgewinnung@ZITiS.Bund.de Mobil: 01511 59 29 256