ASSISTENTIN DES VORSTANDS / ASSISTENT DES VORSTANDS (w/m/d) in Kassel

Mit dem Zentrum für Safe Sport (ZfSS) entsteht in Kassel erstmals eine unabhängige Institution zur Prävention, Intervention und Aufarbeitung von interpersonaler Gewalt im deutschen Sport. Als zentrale bundesweite Einrichtung soll das ZfSS einen sicheren und gewaltfreien Sport fördern und wirksame Schutzstrukturen im deutschen Sport stärken. Aufgabe des ZfSS ist es, Vorfälle psychischer, physischer und sexualisierter Gewalt im Spitzensport – auch unterhalb der Strafbarkeitsschwelle – unabhängig von bestehenden Sportstrukturen und auf Grundlage einheitlicher Verfahrensstandards zu untersuchen und zu sanktionieren.

In Ihrer Rolle als Assistenz unterstützen Sie den Vorstand als administrative und organisatorische Schnittstelle, indem Sie sowohl die interne Kommunikation in Richtung Team als auch den Außenkontakt und die Gremienarbeit koordinieren. Sie wirken entscheidend dabei mit, unsere internen Prozesse und Büroabläufe auf- und auszubauen.

DAS SIND IHRE AUFGABEN BEI UNS:

• Sie unterstützen den Vorstand eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinieren Termine und Fristen souverän mit externen Partnern und bereiten geschäftliche Dokumente, Analysen sowie Korrespondenzen präzise und qualitätsgesichert vor.
• Sie koordinieren als zentrale Anlaufstelle des ZfSS die interne und externe Kommunikation, steuern und kanalisieren den gesamten Informationsfluss zwischen Vorstand, Team sowie externen Stakeholdern und bereiten komplexe Daten und Präsentationen zielgruppengerecht auf.
• Sie verantworten die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, steuern das Mahnwesen sowie die Stammdatenpflege im ERP-System und bereiten qualifizierte Finanzreportings für den Finanzbereich, die Steuerberatung und die Gremienarbeit vor.
• Sie wirken bei der Gestaltung unserer internen Büro-, Wissens- und Dokumentationsprozesse mit, bauen den Assistenzbereich auf und koordinieren die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie die Einführung einer modernen Verwaltungssoftware.

DAS BRINGEN SIE MIT:

• Eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte / -angestellter, Kauffrau /-mann für Büromanagement, Industriekauffrau / -mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Schnittstellenfunktion, kombiniert mit Kenntnissen in der vorbereitenden Buchhaltung (z. B. Rechnungsprüfung, Spesen- und Reisekostenabrechnung, Kontierung).
• Sicherer Umgang mit Office-Produkten, z. B. E-Mail-Programme, Präsentationen, Word, Excel.
• Koordinations- und Organisationsfähigkeit.
• Diskretion und Loyalität.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie zielgruppengerechte Kommunikation.

IHRE BENEFITS:

• Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist uns ein zentrales Anliegen. Die Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten (Homeoffice) werden in der Aufbauphase gemeinsam im Team entwickelt.
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD-Bund.
• Flexible Arbeitszeiten, Freizeitausgleich und 30 Tage Urlaub (24./31.12. als arbeitsfreie Tage).
• Fachlich-persönliche Weiterentwicklung (z. B. Weiter- und Fortbildungen).
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Mitgestaltung einer Organisation im Aufbau.

Die Wahrnehmung der Aufgabe erfordert eine regelmäßige Präsenz am Dienstsitz in Kassel, insbesondere in der Aufbauphase. Alle Bewerbungen sind bei uns willkommen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung von uns bevorzugt. Die Förderung von Frauen im Berufsleben ist uns ein besonderes Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Frauen ausdrücklich.