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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Büro-Management und koordiniere den Büroalltag.
- Arbeitgeber: Erfahrener Bildungspartner mit innovativen Projekten im gewerblich-technischen Sektor.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Arbeitsumgebung und strukturierte Einarbeitung.
- Andere Informationen: Kollegiales Betriebsklima mit kurzen Entscheidungswegen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Ausbildung mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office-Bereich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Über uns
Als Beratungsunternehmen im Bereich Bildung hat die ZEUS Beteiligungs- und Beratungs GmbH seit 1997 Erfahrung im Aufbau und in der Begleitung von Ausbildungsnetzwerken, der Personalentwicklung, Organisation von Ausbildungszentren, sowie in der Beratung von Bildungsträgern. Als erfahrene Konzeptionisten im Schwerpunkt KMU aus dem gewerblich-technischen Sektor, haben wir viele Ideen ausgearbeitet oder aufgegriffen, um daraus erfolgreiche Projekte oder Unternehmen zu entwickeln. Dazu gehören die Konzeption, Finanzierung und Einrichtung und Betrieb von Lehrfabriken für erstklassige, moderne und modulare Aus- und Weiterbildung von Fachkräften auf aktuellem technischen Niveau.
Ihre Aufgaben
- Office-Management & Administration
- Support der Leitung Office/ Ass. GF in Organisation und Koordination des Büroalltags
- Bearbeitung von Post, E-Mails und Ablage
- Verwaltung von Dokumenten, Büromaterial und Verbrauchsgütern
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpersonen
- Termin- und Reiseorganisation
- Kommunikation & Korrespondenz
- Erstellung und Versand von Korrespondenz, Protokollen und Unterlagen
- Abstimmung mit internen Teams und externen Partnern
- Unterstützung bei Präsentationen und Auswertungen
- Backoffice & Prozessunterstützung
- Administrative Unterstützung der Fachabteilungen, z. B. HR und Buchhaltung
- Pflege von Daten in internen Systemen
- Nachverfolgung offener Aufgaben und Anfragen
- Allgemeine Unterstützung
- Ansprechperson für organisatorische Themen
- Mitwirkung bei Events und internen Veranstaltungen
- Übernahme weiterer administrativer Aufgaben nach Bedarf
Ihr Profil
- Ausbildung & Erfahrung
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
- erste Berufserfahrung im Office- oder Backoffice-Bereich
- Fachliche Kompetenzen
- Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
- haben idealerweise Erfahrung mit digitalen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen.
- verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Unsere Benefits
- Eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
- Moderne Arbeitsumgebung mit digitalen Prozessen
- Flexible Arbeitszeiten
- Ein kollegiales Betriebsklima mit kurzen Entscheidungswegen
Stellenprofil TZ/ 20h (+/- 5 h)
Kontaktdaten
Michael Kaiser
Leitung People & Culture
Office- & Backoffice-Assistenz (m/w/d) TZ, Paderborn Arbeitgeber: ZEUS Beteiligungs- und Beratungs
Kontaktperson:
ZEUS Beteiligungs- und Beratungs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office- & Backoffice-Assistenz (m/w/d) TZ, Paderborn
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Office- oder Backoffice-Bereich anstrebst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Aufgaben zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern auf Plattformen wie LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Position zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Projekte und Dienstleistungen. Zeige, dass du die Branche verstehst und bereit bist, aktiv zum Team beizutragen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über aktuelle Stellenangebote und Entwicklungen bei uns zu informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office- & Backoffice-Assistenz (m/w/d) TZ, Paderborn
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben entsprechend an. Hebe die Fähigkeiten und Erfahrungen hervor, die am besten zu den Anforderungen passen – so wissen wir, dass du die richtige Wahl bist!
Korrekturlesen nicht vergessen: Nichts ist schlimmer als Tippfehler oder Grammatikfehler in deiner Bewerbung. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen oder lass jemanden drüberlesen, damit dein Dokument professionell wirkt.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ZEUS Beteiligungs- und Beratungs vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, mehr über die ZEUS Beteiligungs- und Beratungs GmbH zu erfahren. Schau dir ihre Projekte und Werte an, um zu verstehen, wie du in ihr Team passen könntest.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du im Office-Management oder Backoffice gearbeitet hast. Das hilft dir, deine Fähigkeiten und Erfahrungen anschaulich zu präsentieren.
✨Zeige deine MS Office-Kenntnisse
Da der sichere Umgang mit MS Office wichtig ist, solltest du bereit sein, deine Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel aus deiner letzten Position nennen, wo du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.