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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Organisation und Koordination von Schulungen und Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Zentralinstitut für Seelische Gesundheit - führend in psychischer Gesundheit und Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Umfeld.
- Andere Informationen: Zentrale Lage in Mannheim mit guten Erreichbarkeiten und attraktiven Vergünstigungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die mentale Gesundheit in Unternehmen und mache einen echten Unterschied.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich sind wünschenswert.
Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit steht für international herausragende Forschung und wegweisende Behandlungskonzepte in Psychiatrie und Psychotherapie, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Suchtmedizin. Die neue Organisationseinheit Mental Health for Organisations (MHfO) verfolgt das Ziel, Unternehmen und Organisationen bei Maßnahmen zum Aufbau und Stärkung der mentalen Gesundheit von Mitarbeitenden zu unterstützen. Für unsere Kunden bieten wir hierzu Kurse, Workshops und Beratungen an, die sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene wirken.
Eine zentrale Leistung unseres Angebots sind MHFA Ersthelferkurse. MHFA Ersthelfer ist ein etabliertes und wachsendes Geschäftsfeld am Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, in dem interessierte Laien zu Ersthelfenden für psychische Gesundheit ausgebildet werden. Seit 2019 leistet es in Deutschland einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung des Wissens über psychische Störungen in der Gesellschaft sowie zur Destigmatisierung und zur Früherkennung von Problemen der psychischen Gesundheit. Dieses Angebot bauen wir kontinuierlich weiter aus.
Zur Verstärkung unseres Office-Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d). Stellenanteil: 70%. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Option auf Weiterbeschäftigung.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung des Teams des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit in organisatorischen, administrativen und digitalen Prozessen rund um Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Veranstaltungen
- Zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, TrainerInnen, externen Partnern und internen Fachabteilungen
- Allgemeine Büroorganisation inkl. E-Mail- und Telefonsupport für Teilnehmende, Firmenkunden und Partner
- Digitaler Support für Schulungsprogramme (z. B. Zoom, MS Teams, Moodle) sowie Unterstützung digitaler Prozesse und ggf. App-Entwicklung
- Unterstützung im Auftrags- und Vertragsmanagement inkl. Vorbereitung und Ablage relevanter Unterlagen
- Mitorganisation und Koordination von Veranstaltungen (digital und vor Ort), Pflege von Kursanfragen sowie Rechnungsvorbereitung für die Finanzbuchhaltung inkl. Debitorenprüfung in SAP S/4HANA
- Mitwirkung bei internen Prozessen, insbesondere beim On- und Offboarding sowie bei der Entwicklung neuer Weiterbildungs- und Produktangebote
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – optimaler Weise mit Fokus Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Assistenz-, Service- oder Verwaltungsbereich wünschenswert
- Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen (MS Office) und ERP-Systemen (SAP von Vorteil)
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Serviceorientierung sowie Freude an Teamarbeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir Ihnen
- Eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe in einem engagierten Team
- Ein kollegiales Umfeld, das Eigeninitiative und neue Ideen unterstützt
- Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Familienfreundliche Arbeitszeitregelungen und Teilzeitstellen
- Gute Erreichbarkeit und zentrale Lage im Herzen von Mannheim
- Betriebliche Gesundheitsförderung mit Sonderkonditionen bei Sportangeboten
- Corporate Benefits und weitere lokale Vergünstigungen
- Vergünstigtes Jobticket als Deutschlandticket
- Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TVL)
- Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)
Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das ZI strebt eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Qualifizierte Frauen sind daher besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen.
Teamassistenz (m/w/d) - Mental Health for Organisations (MHfO) Arbeitgeber: ZI Mannheim
Kontaktperson:
ZI Mannheim HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz (m/w/d) - Mental Health for Organisations (MHfO)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Teamassistenz interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Organisation.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit Leuten, die bereits im Zentralinstitut für Seelische Gesundheit arbeiten oder in ähnlichen Bereichen tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür öffnen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die MHfO und deren Angebote. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Möglichkeit, alle aktuellen Stellenangebote im Blick zu behalten und dich schnell auf neue Chancen zu bewerben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz (m/w/d) - Mental Health for Organisations (MHfO)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Mach es übersichtlich!: Halte deine Unterlagen klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es uns leichter fallen, deine Qualifikationen zu erkennen.
Betone deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Assistenz- oder Verwaltungsbereich. Zeige auf, wie du deine Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast und wie sie zu unserer Mission passen.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ZI Mannheim vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit und die neue Einheit MHfO verschaffen. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuellen Projekte, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten zeigen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben der Teamassistenz zu erläutern, wie z.B. die Koordination von Veranstaltungen oder den Umgang mit digitalen Anwendungen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Organisation. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigt, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Zeige deine Persönlichkeit und deine Begeisterung für die Rolle. Lass die Interviewer wissen, warum du dich für die mentale Gesundheit interessierst und wie du zum Team beitragen kannst.