Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze das Team und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Zimper Media GmbH - ein führendes Medienhaus in Berlin.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben, Gestaltungsspielraum und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Arbeite in einem motivierten Team im Herzen von Berlin.
- Warum dieser Job: Werde das Herzstück unseres Unternehmens und gestalte aktiv mit!
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Lohnabrechnung sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Vollzeit (40 Std./Woche) | Berlin | ab sofort
Die Zimper Media GmbH mit Sitz in Berlin ist ein führendes Medienhaus im kommunalen Bereich und Tochtergesellschaft des Österreichischen Kommunalverlags in Wien. Mit unserem Leitmedium dem Magazin KOMMUNAL, der Online-Plattform kommunal.de, der Beschaffungsplattform kommunalbeschaffung.de und unseren Veranstaltungen schaffen wir Orientierung für kommunale Entscheidungsträger, fördern lokale Vielfalt und stärken das gesellschaftliche Miteinander.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Office Managerin bzw. einen erfahrenen Office Manager, die oder der mit Organisationstalent, Verlässlichkeit und Eigenverantwortung dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft.
Ihre Rolle:
- Sie sind das Herzstück des Unternehmens: eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die weit mehr ist als eine klassische Assistenz.
- Sie verantworten administrative, finanzielle und organisatorische Abläufe im Tagesgeschäft, haben Prozesse im Griff und sind die zentrale Anlaufstelle für Geschäftsführung, Team, Dienstleister und Kunden gleichermaßen.
- Dabei handeln Sie eigenverantwortlich, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sind die Person, auf die sich alle verlassen können.
Ihre Aufgaben:
- Lohn, Abrechnung & Finanzen: Sie bereiten die monatliche Lohnabrechnung vor, verantworten Provisions- und Reisekostenabrechnung und kümmern sich um Kreditkartenabrechnungen, Belegsammlung und Handkasse. Bei Betriebs- und Steuerprüfungen sind Sie die erste Anlaufstelle vor Ort.
- Krankenkassen & Personaladministration: Sie übernehmen die Kommunikation mit Krankenkassen, kontrollieren die Zeiterfassungen und sind Ansprechperson für Krankmeldungen im Team.
- Office Organisation & Infrastruktur: Sie sorgen dafür, dass der Bürobetrieb reibungslos läuft - von der Bestellung von Büromaterial über die Verwaltung von Firmenverträgen, Accounts und Passwörtern bis hin zu Post, Ablage und Bürotechnik.
- Kommunikation & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Gäste, Anrufer und interne Anfragen und koordinieren Termine und Reisebuchungen.
- HR & Team-Organisation: Sie begleiten neue Mitarbeitende vom Onboarding bis zur Ausstattung ihres Arbeitsplatzes und sorgen für eine gute Teamatmosphäre. Sie organisieren Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke für Ihre Kollegen und übernehmen zudem die Organisation von Team-Events.
- After Sales & Kundenservice: Sie unterstützen bei der Abwicklung von Kundenaufträgen - von Advertorials und Druckunterlagen über Ad-Server-Auswertungen bis hin zu Webinar-Abwicklung, Rechnungsstellung und Mahnwesen.
- Leserservice & K+ Support: Sie unterstützen Leser und Kunden bei Fragen rund um Zahlungen, Zugänge und Login-Probleme.
Ihr Profil:
- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bildet Ihre Basis, idealerweise ergänzt durch Erfahrung in der vorbereitenden Lohnabrechnung sowie in der Reisekosten- und Provisionsabrechnung.
- Mit MS Office - insbesondere Excel - arbeiten Sie sicher und routiniert; Grundkenntnisse in der Buchhaltung bringen Sie im besten Fall mit.
- Sie sind zuverlässig, diskret und gehen selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Informationen wie Gehaltsdaten und Passwörtern um.
- Sie sind organisationsstark und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen: strukturiert, eigenverantwortlich und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten.
- Im Umgang mit Kollegen, Dienstleistern und Kunden überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.
- Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) runden Ihr Profil ab.
- Kenntnisse im Umgang mit CRM-Systemen, Ad-Server-Tools oder KI-Anwendungen (z. B. Claude, ChatGPT) sind ein Plus, aber kein Muss.
Unser Angebot:
- Vielseitige, verantwortungsvolle Position mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsführung.
- Eigenständiges Arbeiten mit großem Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Veranstaltungen sichtbar zu prägen.
- Arbeit in einem kleinen, motivierten Team mit offener Kommunikation, Du-Kultur und kurzen Entscheidungswegen.
- Kaffee, Tee und weitere Getränke zur freien Verfügung.
- Arbeitsplatz im Herzen von Berlin - gut erreichbar und mitten im Geschehen.
- Regelmäßige Team-Events.
Wenn Sie Interesse daran haben, bei Zimper Media eine Schlüsselrolle zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles läuft, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen inklusive frühestmöglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung an: bewerbung@zimpermedia.de
Daniela Streißelberger
HR Business Partner
+43 (0) 1 532 23 88 51
Wir garantieren eine vertrauliche Behandlung Ihrer Bewerbung.
Office Manager & Team Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Zimper Media GmbH
Die Zimper Media GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine verantwortungsvolle Position in einem dynamischen und kreativen Umfeld bietet. Mit einem motivierten Team, offener Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter. Zudem genießen Sie die Vorteile eines Arbeitsplatzes im Herzen Berlins, umgeben von kultureller Vielfalt und inspirierenden Möglichkeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Team Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & Team Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im Unternehmen arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Zimper Media und ihre Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zum Erfolg des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Team Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist – genau das, was wir suchen!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen, und wir wissen, wie wichtig Genauigkeit in deiner zukünftigen Rolle ist.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich am besten über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und du bist gleich im richtigen System!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Zimper Media GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, Zimper Media und ihre Produkte genau zu studieren. Schau dir das Magazin KOMMUNAL und die Online-Plattformen an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus einige Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu teilen, um zu zeigen, wie du in der Rolle des Office Managers erfolgreich sein kannst.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Position viel mit Teamarbeit zu tun hat, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit betonst. Erzähl von Erfahrungen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast, und wie du zur Verbesserung der Teamatmosphäre beigetragen hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
