Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, kümmere dich um Finanzen und unterstütze das Team.
- Unternehmen: Zimper Media GmbH, ein führendes Medienhaus in Berlin.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Team-Events und kostenlose Getränke.
- Weitere Informationen: Offene Kommunikation und Du-Kultur in einem motivierten Team.
- Warum dieser Job: Werde das Herzstück unseres Unternehmens und gestalte aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Lohnabrechnung von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Vollzeit (40 Std./Woche) | Berlin | ab sofort
Die Zimper Media GmbH mit Sitz in Berlin ist ein führendes Medienhaus im kommunalen Bereich und Tochtergesellschaft des Österreichischen Kommunalverlags in Wien. Mit unserem Leitmedium dem Magazin KOMMUNAL, der Online-Plattform kommunal.de, der Beschaffungsplattform kommunalbeschaffung.de und unseren Veranstaltungen schaffen wir Orientierung für kommunale Entscheidungsträger, fördern lokale Vielfalt und stärken das gesellschaftliche Miteinander.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Office Managerin bzw. einen erfahrenen Office Manager, die oder der mit Organisationstalent, Verlässlichkeit und Eigenverantwortung dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft.
Ihre Rolle
Sie sind das Herzstück des Unternehmens: eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die weit mehr ist als eine klassische Assistenz. Sie verantworten administrative, finanzielle und organisatorische Abläufe im Tagesgeschäft, haben Prozesse im Griff und sind die zentrale Anlaufstelle für Geschäftsführung, Team, Dienstleister und Kunden gleichermaßen. Dabei handeln Sie eigenverantwortlich, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sind die Person, auf die sich alle verlassen können.
Ihre Aufgaben
- Lohn, Abrechnung & Finanzen: Sie bereiten die monatliche Lohnabrechnung vor, verantworten Provisions- und Reisekostenabrechnung und kümmern sich um Kreditkartenabrechnungen, Belegsammlung und Handkasse. Bei Betriebs- und Steuerprüfungen sind Sie die erste Anlaufstelle vor Ort.
- Krankenkassen & Personaladministration: Sie übernehmen die Kommunikation mit Krankenkassen, kontrollieren die Zeiterfassungen und sind Ansprechperson für Krankmeldungen im Team.
- Office Organisation & Infrastruktur: Sie sorgen dafür, dass der Bürobetrieb reibungslos läuft - von der Bestellung von Büromaterial über die Verwaltung von Firmenverträgen, Accounts und Passwörtern bis hin zu Post, Ablage und Bürotechnik.
- Kommunikation & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Gäste, Anrufer und interne Anfragen und koordinieren Termine und Reisebuchungen.
- HR & Team-Organisation: Sie begleiten neue Mitarbeitende vom Onboarding bis zur Ausstattung ihres Arbeitsplatzes und sorgen für eine gute Teamatmosphäre. Sie organisieren Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke für Ihre Kollegen und übernehmen zudem die Organisation von Team-Events.
- After Sales & Kundenservice: Sie unterstützen bei der Abwicklung von Kundenaufträgen - von Advertorials und Druckunterlagen über Ad-Server-Auswertungen bis hin zu Webinar-Abwicklung, Rechnungsstellung und Mahnwesen.
- Leserservice & K+ Support: Sie unterstützen Leser und Kunden bei Fragen rund um Zahlungen, Zugänge und Login-Probleme.
Ihr Profil
Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bildet Ihre Basis, idealerweise ergänzt durch Erfahrung in der vorbereitenden Lohnabrechnung sowie in der Reisekosten- und Provisionsabrechnung. Mit MS Office - insbesondere Excel - arbeiten Sie sicher und routiniert; Grundkenntnisse in der Buchhaltung bringen Sie im besten Fall mit. Sie sind zuverlässig, diskret und gehen selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Informationen wie Gehaltsdaten und Passwörtern um. Sie sind organisationsstark und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen: strukturiert, eigenverantwortlich und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten. Im Umgang mit Kollegen, Dienstleistern und Kunden überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke und Serviceorientierung. Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) runden Ihr Profil ab. Kenntnisse im Umgang mit CRM-Systemen, Ad-Server-Tools oder KI-Anwendungen (z. B. Claude, Chat GPT) sind ein Plus, aber kein Muss.
Unser Angebot
Vielseitige, verantwortungsvolle Position mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsführung. Eigenständiges Arbeiten mit großem Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Veranstaltungen sichtbar zu prägen. Arbeit in einem kleinen, motivierten Team mit offener Kommunikation, Du-Kultur und kurzen Entscheidungswegen. Kaffee, Tee und weitere Getränke zur freien Verfügung. Arbeitsplatz im Herzen von Berlin - gut erreichbar und mitten im Geschehen. Regelmäßige Team-Events.
Wenn Sie Interesse daran haben, bei Zimper Media eine Schlüsselrolle zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles läuft, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen inklusive frühestmöglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung an: bewerbung@zimpermedia.de
Daniela Streißelberger
HR Business Partner
+43 (0) 1 532 23 88 51
Wir garantieren eine vertrauliche Behandlung Ihrer Bewerbung.
Office manager & team assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Zimper Media GmbH
Die Zimper Media GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum bietet. In einem kleinen, motivierten Team in Berlin fördern wir eine offene Kommunikation und eine Du-Kultur, die es jedem ermöglicht, sich aktiv einzubringen und zu wachsen. Zudem profitieren Sie von einem zentralen Arbeitsplatz, regelmäßigen Team-Events und einer Vielzahl an Getränken zur freien Verfügung, was das Arbeiten bei uns besonders angenehm macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office manager & team assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Meetups und Branchenevents besuchen
In der Unternehmensführung sind persönliche Kontakte oft entscheidend. Mach mit bei Branchenevents oder Netzwerktreffen in deiner Region – das könnte die perfekte Gelegenheit sein, um mit jemandem von Zimper Media GmbH ins Gespräch zu kommen und deine Ambitionen zu zeigen!
✨Engagiere dich in Fachkreisen
Schau nach Verbänden oder Foren, die sich mit Unternehmensführung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen. Vielleicht siehst du ja auch eine Stelle bei Zimper Media GmbH über diese Netzwerke!
✨Bewirb dich direkt auf unserer Website
Wir bei StudySmarter speichern alle unsere Stellenangebote auf unserer Website. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über uns, damit du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
✨Erstelle ein starkes persönliches Online-Profil
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Erfolge in der Unternehmensführung klar darzustellen. Teile Inhalte, die deine Expertise zeigen, und interagiere mit anderen Führungspersönlichkeiten. So steigert sich deine Sichtbarkeit und du wirst für Zimper Media GmbH interessanter!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office manager & team assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Führungskompetenzen!:Da du dich für eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Führungskompetenzen in deinem Lebenslauf und Anschreiben zu nennen. Denk an Projekte oder Teams, die du geleitet hast, und welche Erfolge du durch deine Führungsstärke erzielt hast. Das gibt Zimper Media GmbH einen klaren Eindruck von deinem Potenzial.
Zahlen lügen nicht – zeige Ergebnisse!:Unternehmensführung ist stark ergebnisorientiert. Verwende in deinem Lebenslauf quantitative Daten, um deine Leistungen zu untermauern. Vielleicht hast du den Umsatz eines früheren Unternehmens um X% gesteigert oder die Effizienz eines Teams verbessert. Zeige solche Erfolge, um Zimper Media GmbH zu überzeugen, dass du der richtige Kandidat bist!
Betone deine strategische Denkweise:In der Unternehmensführung ist es wichtig, strategisch zu denken. In deinem Anschreiben solltest du darauf eingehen, wie du strategische Entscheidungen getroffen hast und welche Methoden du genutzt hast, um anstehende Herausforderungen zu bewältigen. Das zeigt Zimper Media GmbH, dass du das nötige Rüstzeug für die Rolle mitbringst.
Sei authentisch und leidenschaftlich:Eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung erfordert Engagement und Leidenschaft. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du bei Zimper Media GmbH arbeiten möchtest und was dich an der Unternehmensvision begeistert. Authentizität kommt gut an und kann den Unterschied machen, also bring deine Persönlichkeit zum Ausdruck!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Zimper Media GmbH vorbereitet
✨Mach deine Hausaufgaben: Kenntnis der Branche
Informiere dich über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Unternehmensführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für wichtige Themen hast, wie zum Beispiel Change Management oder Teamentwicklung – das kann dir helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.
✨Dein Führungstil im Fokus
Bereite dich darauf vor, deinen eigenen Führungsstil zu erläutern und welche Tools oder Methoden du verwendest, um dein Team zu motivieren und zu führen. Das kann alles von agilen Methoden bis hin zu Coaching-Techniken sein – sei bereit, diese konkret zu erläutern.
✨Den Mehrwert für Zimper Media GmbH betonen
Überlege dir konkrete Beispiele aus der Vergangenheit, wie du in früheren Positionen Probleme gelöst oder Verbesserungen erzielt hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrung, sondern auch, wie du einen konkreten Mehrwert für Zimper Media GmbH schaffen kannst.
✨Networking und Beziehungen aufbauen
Nutze die Gelegenheit während des Interviews, um Netzwerke aufzubauen. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken. Dies zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich in der Rolle wohlzufühlen.
