Mitarbeiter Business Operations & Vertriebsinnendienst (m/w/d) – mit KI-Fokus in Berlin

ca. 30 Stunden pro Woche · hybrid · Berlin-Kreuzberg

Du behältst den Überblick, wenn mehrere Vorgänge gleichzeitig laufen? Du wartest nicht darauf, dass dir jeder nächste Schritt vorgegeben wird, sondern denkst mit, fragst nach und bringst Aufgaben zuverlässig zum Abschluss? Dann könnte diese Rolle gut zu dir passen.

Wir suchen eine engagierte und digital affine Person, die unsere kaufmännischen und organisatorischen Abläufe unterstützt und weiterentwickelt. Dabei geht es insbesondere um Angebote, Vertragsunterlagen, Kundenkommunikation, Dokumentenmanagement und grundlegende Aufgaben des Office Managements.

KI ist bei uns bereits ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Du arbeitest mit bestehenden KI-Assistenten und KI-Agenten, prüfst ihre Ergebnisse und hilfst uns, wiederkehrende Abläufe besser zu organisieren und schrittweise zu automatisieren.

Entscheidend ist für uns nicht, dass du bereits jahrelange Erfahrung in allen Aufgabenbereichen mitbringst. Wichtiger sind uns Eigeninitiative, Lernbereitschaft, Sorgfalt und der Wille, Verantwortung zu übernehmen.

Wer wir sind

Wir sind zone35, ein kleines SaaS-Unternehmen aus Berlin-Kreuzberg. Mit unserer Software assisto.online unterstützen wir soziale und psychosoziale Einrichtungen dabei, ihre Arbeit digital, sicher und menschlich zu organisieren.

Unsere Kund arbeiten unter anderem in der Suchtberatung, Schuldnerberatung, Sozialarbeit und psychosozialen Begleitung. Unsere Software hilft damit Menschen, die jeden Tag anderen Menschen helfen.

Als kleines Unternehmen arbeiten wir eng miteinander und entwickeln unsere Produkte, Strukturen und Prozesse kontinuierlich weiter. Dadurch entstehen Freiräume für eigene Ideen. Gleichzeitig können sich Aufgaben und Prioritäten auch einmal kurzfristig verändern. Wir suchen deshalb jemanden, der Veränderungen nicht nur aushält, sondern gerne mitgestaltet.

Deine Rolle bei uns

Im Bereich Business Operations und Vertriebsinnendienst bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Vertrieb, Projektmanagement, Kund, Buchhaltung und externen Partner.

Du sorgst dafür, dass aus Anfragen, Absprachen und Entscheidungen konkrete nächste Schritte entstehen. Du bereitest Unterlagen vor, hältst offene Vorgänge nach und stellst sicher, dass Informationen an der richtigen Stelle ankommen.

Dabei bist du nicht nur eine Assistenz im Hintergrund. Du übernimmst Verantwortung für wiederkehrende Abläufe und hilfst uns, diese klarer, digitaler und effizienter zu gestalten.

Deine Aufgaben

Angebote, Verträge und Kundenprozesse

• Angebote anhand bestehender Vorlagen erstellen, prüfen und versenden
• Angebotsstände, Fristen und nächste Schritte zuverlässig nachhalten
• Auftragsbestätigungen, Leistungsbeschreibungen und Vertragsunterlagen vorbereiten
• Elektronische Unterzeichnungen koordinieren und auf Vollständigkeit prüfen
• Kunden- und Vertragsdaten aktuell halten und Informationen strukturiert an die zuständigen Teams übergeben

Dein Ziel ist, dass keine Anfrage und kein offener Vorgang im Tagesgeschäft verloren geht.

Kommunikation, Dokumente und Office Management

• Eingehende E-Mails und Telefonanfragen freundlich und professionell aufnehmen, einordnen und beantworten oder weiterleiten
• Interne Aufgaben und Tickets erstellen, zuweisen und nachhalten
• Vertragsunterlagen, Preislisten, Vorlagen und Leistungsbeschreibungen aktuell halten
• Dokumente übersichtlich ablegen, korrekt benennen und vor dem Versand auf Vollständigkeit prüfen
• Digitale Kundenakten und interne Übersichten pflegen
• Grundlegende Aufgaben des Office Managements übernehmen, beispielsweise die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, die Bestellung von Bürobedarf sowie die Koordination einfacher Termine, Dienstleister und interner Anliegen

Kaufmännische Abläufe

• Du unterstützt uns außerdem bei ausgewählten Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung und bei der weiteren Einführung und Nutzung von DATEV.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen, zuordnen und digital ablegen
• Ausgangsrechnungen anhand von Angeboten, Verträgen und Leistungsständen vorbereiten
• Fehlende Belege und unklare Zahlungsinformationen nachhalten
• Übersichten zu offenen Vorgängen, Abrechnungsständen und wiederkehrenden Leistungen pflegen
• Informationen für die Steuerberatung und die Geschäftsführung zusammenstellen

Du musst keine Steuerfachkraft sein. Wichtig sind ein sorgfältiger Umgang mit Zahlen und Dokumenten sowie die Bereitschaft, dich in kaufmännische Abläufe einzuarbeiten.

Arbeiten mit KI und digitalen Werkzeugen

• KI unterstützt uns bereits heute bei der Bearbeitung von E-Mails, der Vorbereitung von Angeboten und Vertragsunterlagen, der Prüfung von Dokumenten und der Strukturierung wiederkehrender Aufgaben.
• Du arbeitest mit diesen Werkzeugen, prüfst die Ergebnisse und übernimmst die Verantwortung für das Endergebnis. Gleichzeitig hilfst du uns, zu erkennen, welche Abläufe weiter verbessert oder automatisiert werden können.
• Du musst dafür weder programmieren können noch bereits Erfahrung als KI-Spezialist mitbringen. Entscheidend sind Neugier, gutes Urteilsvermögen und die Bereitschaft, neue Arbeitsweisen auszuprobieren.

Was uns besonders wichtig ist

• Du passt gut zu uns, wenn du:

• Aufgaben eigenständig angehst und zuverlässig zum Abschluss bringst
• offene Vorgänge aktiv nachhältst und Verantwortung übernimmst
• sorgfältig mit Zahlen, Fristen, Dokumenten und vertraulichen Informationen umgehst
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift mitbringst und gerne mit Menschen kommunizierst
• Prioritäten setzen kannst, auch wenn sich Anforderungen kurzfristig verändern
• du selbstständig in neue Themen und digitale Werkzeuge einarbeitest
• Fragen stellst, Verbesserungsvorschläge machst und gefundene Lösungen auch umsetzt

Hilfreich, aber kein Muss

• Erfahrungen im Vertriebsinnendienst, Office Management, Dokumentenmanagement oder in kaufmännischen Abläufen sind hilfreich. Gleiches gilt für Kenntnisse in Microsoft 365, Teams, SharePoint, DATEV oder KI-gestützten Arbeitsweisen.
• Du musst jedoch nicht alle diese Bereiche bereits beherrschen. Auch motivierte Quereinsteiger sind ausdrücklich willkommen.

Was dich bei uns erwartet

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum
• Eine sinnvolle Aufgabe in einem SaaS-Unternehmen mit sozialem Impact
• Ein kleines, wertschätzendes Team mit kurzen Abstimmungswegen
• Einblicke in Vertrieb, Produkt, Kundenprojekte und Unternehmensorganisation
• Moderne digitale Werkzeuge und Offenheit für neue Arbeitsweisen
• Eine strukturierte Einarbeitung und klare Ansprechpartner
• Hybrides Arbeiten mit regelmäßigen Präsenztagen in Berlin-Kreuzberg
• Eine Teilzeitstelle mit 25–35 Stunden pro Woche

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Kontakt

• Tim Ziegler
• zone35 GmbH & Co. KG
• Berlin-Kreuzberg