Administrative Assistenz - Deutschsprechend

ZS ist ein Ort, an dem Leidenschaft Leben verändert. Als Managementberatungs- und Technologieunternehmen konzentrieren wir uns darauf, das Leben zu verbessern und wie wir es leben, indem wir Ideen in Auswirkungen umwandeln. Hier arbeiten Sie Seite an Seite mit einem starken Kollektiv von Denkern und Experten, die lebensverändernde Lösungen für Patienten, Pflegekräfte und Verbraucher weltweit gestalten. ZSers treiben Auswirkungen voran, indem sie eine kundenorientierte Mentalität in jede Interaktion einbringen. Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen und Technologieprodukte zu entwickeln, die Wert schaffen und Ergebnisse für das Unternehmen liefern.

Die Unternehmensfunktionen von ZS betreiben die zentralen internen Funktionen des Unternehmens. Unsere globalen Teams bestehen aus teamorientierten, pragmatischen und ergebnisorientierten Menschen, die in einem herausfordernden Arbeitsumfeld aufblühen. Unsere Mitarbeiter kommen aus unterschiedlichen Hintergründen, teilen jedoch eine Leidenschaft für qualitativ hochwertigen Kundenservice und Engagement.

Für unser Büro in Frankfurt suchen wir eine erfahrene administrative Fachkraft, die sowohl organisiert als auch engagiert ist und über hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt. In dieser Rolle übernehmen Sie administrative und operative Unterstützungsaufgaben für mehrere Beratungsfachkräfte innerhalb eines Büros.

Aufgaben:

• Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte zur Steigerung ihrer Produktivität (z. B. Annahme und Filterung von Anrufen, E-Mail-Korrespondenz sowie Kommunikation mit Lieferanten und Kunden);
• Umfassendes Termin- und Zeitmanagement für mehrere Personen (Terminvereinbarungen, Kalenderpflege sowie Organisation und Koordination von Meetings);
• Durchführung administrativer Prozesse (Zeiterfassung und Reisekostenabrechnungen);
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen (Reiseplanung, Visaangelegenheiten etc.);
• Koordination interner und externer Meetings sowie Veranstaltungen (z. B. Raumreservierungen und -vorbereitung, Hotelbuchungen, Catering usw.);
• Vorbereitung und Organisation von Unterlagen für Kundenangebote und Präsentationen nach Bedarf (Vertragsverfolgung, Drucken, Strukturieren und Archivieren von Meeting- und Supportmaterialien);
• Eigenständige Bearbeitung von Fragestellungen sowie Analyse und Lösung von Problemen in Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern;
• Übernahme von Sonderprojekten mit engen Fristen;
• Vertretung am Empfang (Telefonannahme, Begrüßung von Besuchern, Annahme von Lieferungen);

Qualifikationen:

• Abgeschlossene Schulausbildung erforderlich; postsekundäre Ausbildung oder Associate-/Bachelorabschluss wünschenswert;
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung als Administrative Assistenz oder Executive Assistant, idealerweise in einem professionellen Dienstleistungsumfeld;
• Sehr gute Computerkenntnisse in MS Office (Word, PowerPoint, Excel und Outlook); Kenntnisse in SAP und Concur von Vorteil;
• Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten;
• Professionelles Auftreten und Verhalten sowie die Fähigkeit, gutes Urteilsvermögen und Diskretion walten zu lassen;
• Hohe Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit;
• Proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu managen und Fristen einzuhalten;
• Freude an eigenverantwortlicher Arbeit sowie ausgeprägte Teamfähigkeit in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld;
• Ein gesunder Sinn für Humor ist willkommen.

Perks & Benefits:

ZS bietet ein umfassendes Gesamtvergütungspaket, einschließlich Gesundheits- und Wellnessleistungen, Finanzplanung, Jahresurlaub, persönlichem Wachstum und beruflicher Entwicklung. Unsere robusten Programme zur Fähigkeitenentwicklung, mehrere Karrierefortschrittsoptionen und interne Mobilitätswege sowie eine kollaborative Kultur ermöglichen es Ihnen, als Individuum und globales Teammitglied zu gedeihen.

Hybrid-Arbeitsmodell: ZS setzt sich für eine flexible und verbundene Arbeitsweise ein. ZSers sind drei Tage pro Woche vor Ort bei Kunden oder in ZS-Büros. Eine kombinierte Flexibilität, um zwei Tage pro Woche remote zu arbeiten, ist ebenfalls verfügbar. Die Magie der ZS-Kultur und Innovation gedeiht sowohl in geplanten als auch in spontanen persönlichen Begegnungen.

Reisen: Reisen ist eine Anforderung bei ZS für kundenorientierte ZSers; die geschäftlichen Bedürfnisse Ihres Projekts und Kunden haben Vorrang. Während einige Projekte lokal sein können, sollten alle kundenorientierten ZSers bereit sein, nach Bedarf zu reisen. Reisen bietet Möglichkeiten, Kundenbeziehungen zu stärken, vielfältige Erfahrungen zu sammeln und das berufliche Wachstum zu fördern, indem man in verschiedenen Umgebungen und Kulturen arbeitet.

Bewerbung: Bei ZS ehren wir die sichtbaren und unsichtbaren Elemente unserer Identitäten, persönlichen Erfahrungen und Glaubenssysteme. Wir glauben, dass Ihre persönlichen Interessen, Identitäten und der Wunsch zu lernen, integraler Bestandteil Ihres Erfolgs hier sind. Wir setzen uns dafür ein, ein Team aufzubauen, das eine breite Vielfalt an Hintergründen, Perspektiven und Erfahrungen widerspiegelt.

ZS ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet, gleiche Beschäftigungs- und Aufstiegsmöglichkeiten ohne Rücksicht auf eine durch geltendes Recht geschützte Klasse zu bieten.

Um Ihre Bewerbung abzuschließen: Kandidaten müssen über eine Arbeitsgenehmigung für das beabsichtigte Beschäftigungsland verfügen oder in der Lage sein, diese zu erhalten. Eine Online-Bewerbung, einschließlich eines vollständigen Satzes von Zeugnissen (offiziell oder inoffiziell), ist erforderlich, um berücksichtigt zu werden.

KEINE AGENTURANRUFE, BITTE.