Assistenz der Unternehmensbereichsleitung (m/w/d)

Aufgaben Diese Position übernimmt eigenverantwortlich die operative und administrative Steuerung des Tagesgeschäfts, damit sich die Leitung Vorstandsbüro / Stabsbereich auf Governance, Gremienarbeit, Entscheidungsvorbereitung und die inhaltliche Unterstützung des Vorstandes konzentrieren kann. Innerhalb des Assistenzteams übernimmst Du die Rolle der fachlich erfahrenen Ansprechperson und unterstützt Kolleg:innen bei komplexen Fragestellungen. Eigenverantwortliche Terminplanung und Terminkoordination für Vorstand, Unternehmensbereichsleitung und Mitglieder des Kernteams – inklusive Priorisierung konkurrierender Anfragen Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abstimmung von Reiseplänen, Hotels, Verkehrsmitteln und internen Vorgaben Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Reisekostenabrechnungen sowie Klärung offener Rückfragen mit den beteiligten Stellen Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen sowie internen und externen Veranstaltungen einschließlich Raumplanung, Teilnehmermanagement, Bewirtung und Unterlagenbereitstellung Selbstständige Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Zuarbeiten für den Vorstandsbereich Aufbau und Pflege der Ablage- und Dokumentenstrukturen, Wiedervorlagen, Kontaktlisten, Verteilerkreise und digitalen Arbeitsbereiche des Unternehmensbereichs Steuerung des Informationsflusses zwischen Leitung Vorstandsbüro, Führungskräften, Fachbereichen und externen Ansprechpartner:innen Fachliche Anleitung und Einarbeitung von Kolleg:innen im Assistenzteam sowie gegenseitige Vertretung Weiterentwicklung und Standardisierung der Assistenzprozesse im neu entstehenden Unternehmensbereich Nachverfolgung von Fristen, Aufgaben und Rückmeldungen, damit operative Themen zeitgerecht vorbereitet und abgeschlossen werden Allgemeines Office Management wie Bestellungen, Postbearbeitung, Rechnungsworkflow und Organisation von Arbeitsmitteln Qualifikationen Zum 01.01.2027 entsteht mit dem Unternehmensbereich 3E eine neue Einheit. Der Vorstandsbereich braucht dafür eine Assistenz, die das Tagesgeschäft nicht nur abwickelt, sondern es vorausdenkt. Wir suchen zum 01.11.2026 eine erfahrene Assistenz, die eigenverantwortlich Strukturen schafft und dafür sorgt, dass Unternehmensbereichsleitung und Kernteam verlässlich zusammenarbeiten können. Die Position ist als erfahrene Assistenzrolle im Vorstandsbereich angelegt: Du arbeitest eng mit der Leitung Vorstandsbüro / Stabsbereich zusammen, übernimmst eigene Verantwortungsbereiche und bist im Assistenzteam des Unternehmensbereichs die fachlich erfahrene Instanz. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, als Industriekauffrau/-mann oder Fremdsprachensekretär:in, oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der eigenverantwortlichen Steuerung komplexer Termin-, Reise- und Abstimmungsprozesse auf Leitungsebene – erworben im Assistenz-, Office-Management- oder Projektkoordinationsumfeld Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Einarbeitung von Kolleg:innen Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams; Erfahrung mit Reise-, Abrechnungs- oder ERP-Systemen sowie Offenheit für den Einsatz moderner KI-Werkzeuge im Rahmen der Konzernvorgaben Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein verbindliches, professionelles Auftreten Diskretion, Verlässlichkeit und Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen Informationen und unterschiedlichen Hierarchieebenen Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Taktung den Überblick zu behalten Teamgeist, Flexibilität und die Bereitschaft, bereichsübergreifend zu unterstützen Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil