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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Termine und Veranstaltungen, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.
- Arbeitgeber: ZHAW School of Management and Law - eine der größten Business Schools der Schweiz.
- Mitarbeitervorteile: Hochschulgerechte Arbeitsbedingungen, Personalentwicklung und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines innovativen Teams und gestalte die Abläufe aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
- Andere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem internationalen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Im Dean's Office der ZHAW School of Management and Law übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Hintergrund und tragen dazu bei, dass der Alltag reibungslos funktioniert. Sie unterstützen den Dean, die Stabsleitung sowie das Team in administrativen und organisatorischen Belangen und sorgen dafür, dass Abläufe effizient und zuverlässig koordiniert sind.
Aufgaben:
- Sie koordinieren Termine, Sitzungen und Veranstaltungen und stellen einen reibungslosen Ablauf im Alltag sicher.
- Sie sind erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen.
- Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben im Front- und Backoffice und stellen deren zuverlässige Abwicklung sicher.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Anlässen und bei administrativen Projekten.
- Sie behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und tragen zu effizienten Abläufen bei.
Profil:
- Für diese Funktion bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine vergleichbare Qualifikation mit. Im Idealfall bringen Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion mit.
- Sie pflegen als offene, kommunikative Persönlichkeit einen freundlichen, zuvorkommenden sowie gewinnenden Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und können auch in englischer Sprache schriftlich und mündlich kommunizieren.
- In hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und zählen neben einem ausgeprägten Organisationstalent auch Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Flexibilität sowie Diskretion zu Ihren Stärken.
- Sie bringen sich gerne aktiv ein, erkennen, wo Unterstützung gefragt ist, und gehen Aufgaben mit einer gewissen Selbstverständlichkeit und Engagement an.
- Mit Ihrer offenen, kommunikativen Art sowie einer positiven Grundhaltung tragen Sie wesentlich zu einem angenehmen und reibungslosen Miteinander bei.
- Eine selbstständige, exakte und proaktive Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich.
Sind Sie zudem motiviert die Arbeitsprozesse weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Formular.
Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz. Die ZHAW School of Management and Law (SML) ist mit rund 9500 Studierenden eine der grössten Business Schools der Schweiz.
Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW.
Kontakt:
- Helene Schneider - Head of Dean's Office
- Franziska Trebus - HR Branding & Recruiting Manager
Office Manager:in 80 - 100 % Arbeitgeber: Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften
Kontaktperson:
Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in 80 - 100 %
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Dean's Office aufzunehmen. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Abläufen oder Herausforderungen im Büro.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die ZHAW und die School of Management and Law. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem zeigt es, dass du die Initiative ergreifst und dich mit unserem Bewerbungsprozess auseinandersetzt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in 80 - 100 %
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die sich mit unserer Kultur identifizieren können. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So können wir schnell erkennen, dass du ein Organisationstalent bist – genau das, was wir brauchen!
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreies Dokument zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Qualität legst. Das ist besonders wichtig in einer Position wie der Office Manager:in!
Bewirb dich online!: Nutze unser Online-Formular für deine Bewerbung. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften vorbereitest
✨Informiere dich über die ZHAW
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die ZHAW und die School of Management and Law verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte, Veranstaltungen und die Werte der Hochschule an. So kannst du im Gespräch gezielt auf deren Ziele eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Organisation, Kommunikation und Problemlösung zeigen. Bereite mindestens zwei bis drei Beispiele vor, die du während des Interviews einbringen kannst, um deine Eignung für die Rolle als Office Manager:in zu untermauern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Institution. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die das Dean's Office aktuell bewältigen muss, oder wie das Team zusammenarbeitet, um die Abläufe zu optimieren.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Zeige deine offene und kommunikative Art, die in der Stellenbeschreibung gefordert wird. Sei freundlich und zeige Engagement, aber bleib dabei du selbst. Das hilft nicht nur dir, sondern auch dem Interviewer, einen Eindruck von deiner Persönlichkeit zu bekommen.