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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Empfang und unterstütze die Geschäftsleitung in einem dynamischen Office-Umfeld.
- Arbeitgeber: Ein innovativer Anbieter für flexible Bürolösungen im Herzen Wiens.
- Mitarbeitervorteile: Freundliche Arbeitsatmosphäre, geregelte Arbeitszeiten und modernes Büro mit neuester Technik.
- Warum dieser Job: Entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten und bringe deine Ideen in einem familiären Team ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Officemanagement sind wünschenswert.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten von Montag bis Freitag.
Sie möchten Ihre organisatorischen Talente in einem modernen Office-Umfeld einsetzen und behalten auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann haben wir genau das Richtige für Sie! Für unseren Kunden, einem Anbieter für flexible Bürolösungen / Shared Offices im Herzen Wiens, suchen wir eine verlässliche, service-orientierte Persönlichkeit, die sowohl den Empfang als auch die Assistenz für die Geschäftsleitung mit Herz und Organisationstalent übernimmt.
Aufgaben
- Check-in und Check-out der Büromieter:innen sowie Durchführung von Besichtigungsterminen
- Betreuung bestehender Mieter:innen und Büros (Shared Offices), Bearbeitung der Reservierungen
- Erstellung von Angeboten für Interessent:innen
- Rechnungslegung und vorbereitende Buchhaltung
- Meetingorganisation
- Unterstützung der Geschäftsleitung in allgemeinen organisatorischen und administrativen Belangen
Profil
- Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Bereich Rezeption, Officemanagement, Hotellerie oder aus ähnlichem Umfeld wünschenswert
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, perfektes Deutsch
- Buchhaltungsgrundkenntnisse von Vorteil
- Freude am Umgang mit Menschen und ausgeprägte Serviceorientierung; Hands-on-Mentalität
- Selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Teamplayer
- Professionelles, freundliches Auftreten
Wir bieten
- eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einer offenen und familiären Unternehmenskultur
- geregelte Arbeitszeiten MO-FR von 08.30-14.30 Uhr im Büro vor Ort, 30 Std./Woche
- ein vielseitiges, interessantes Aufgabengebiet mit hoher Eigenständigkeit und der Möglichkeit, Ideen einzubringen
- sehr gutes Onboarding in einem gut ausgestatteten Büro mit modernster Technik
- ein Monatsbruttogehalt von mind. € 2.500 (auf Basis Vollzeit). Die Bereitschaft zu Überzahlung, je nach Qualifikation und Erfahrung, ist gegeben.
Assistenz & Office Management (m/w/d) Teilzeit (30 Std./Wo.) / Shared Office Center / 1040 Wien Arbeitgeber: zwölfer – die 360° personalberatung
Kontaktperson:
zwölfer – die 360° personalberatung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz & Office Management (m/w/d) Teilzeit (30 Std./Wo.) / Shared Office Center / 1040 Wien
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in ähnlichen Bereichen arbeiten. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf ein Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen über Office Management und Kundenservice überlegst. Überlege dir auch, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und dessen Kultur. Wenn du weißt, was sie schätzen und welche Werte ihnen wichtig sind, kannst du in einem Gespräch gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Serviceorientierung! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du besonders kundenfreundlich oder hilfsbereit warst. Diese Geschichten können im Gespräch sehr überzeugend sein.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz & Office Management (m/w/d) Teilzeit (30 Std./Wo.) / Shared Office Center / 1040 Wien
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position der Assistenz & Office Management interessierst. Betone deine organisatorischen Talente und deine Freude am Umgang mit Menschen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Gehe in deinem Lebenslauf und Anschreiben auf deine bisherigen Erfahrungen im Officemanagement oder in ähnlichen Bereichen ein. Nenne spezifische Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Aufgaben im Empfangsbereich oder in der Buchhaltung gemeistert hast.
Betone deine Fähigkeiten: Stelle sicher, dass du deine sehr guten MS-Office-Kenntnisse und deine Kommunikationsfähigkeiten in perfektem Deutsch hervorhebst. Diese Fähigkeiten sind für die ausgeschriebene Stelle besonders wichtig.
Schließe mit einem starken Abschluss: Beende dein Bewerbungsschreiben mit einem positiven Ausblick. Drücke deine Vorfreude auf die Möglichkeit aus, Teil des Teams zu werden, und lade den Arbeitgeber ein, dich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei zwölfer – die 360° personalberatung vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im Officemanagement oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und deine Fähigkeiten kennst.
✨Zeige deine Serviceorientierung
Da die Position viel Kundenkontakt erfordert, ist es wichtig, deine serviceorientierte Einstellung zu betonen. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Kollegen kommuniziert hast.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Erzähle von konkreten Situationen, in denen du deine organisatorischen Talente unter Beweis gestellt hast. Dies könnte die Planung von Meetings oder die Verwaltung von Reservierungen umfassen.
✨Kenne das Unternehmen und seine Werte
Informiere dich über den Anbieter für flexible Bürolösungen und deren Unternehmenskultur. Zeige im Gespräch, dass du ihre Werte teilst und wie du zur positiven Atmosphäre im Büro beitragen kannst.
