Chief of Staff

Über das Unternehmen

Die KI-gesteuerte Handelsplattform transformiert die industrielle Versorgung in den Bereichen Infrastruktur, Energie und Baumaterialien. Sie verbindet geprüfte Lieferanten aus Asien, Europa und der GCC-Region mit lokaler Nachfrage über eine einzige integrierte Plattform. Ihr proprietärer KI-Stack digitalisiert und automatisiert den gesamten Lebenszyklus des Materialhandels – von Beschaffung und Preisgestaltung bis hin zu Inventar, Logistik und eingebauter Finanzierung – und ersetzt Tausende von manuellen, beziehungsgetriebenen Prozessen durch eine Echtzeit-Orchestrierung. Käufer erhalten sofortige Angebote, zuverlässige Verfügbarkeit und vorhersehbare Lieferungen durch ein einheitliches Betriebssystem. Lieferanten profitieren von genauer Prognose, diszipliniertem Nachfrage-Management und nahtloser Integration in grenzüberschreitende Erfüllungsnetzwerke. Das Unternehmen arbeitet mit führenden Marken zusammen, um sowohl Dropship- als auch Cross-Dock-Erfüllungsprozesse für großangelegte Transaktionen zu steuern und globale Lieferketten in vorhersehbare, wiederholbare, softwareähnliche Arbeitsabläufe zu verwandeln. Das Unternehmen hat sich auf dreistellige Millionen GMV skaliert, ist in sechs internationalen Märkten tätig und expandiert schnell in Richtung Rentabilität. Mit einem Team von über 80 Personen in Berlin (HQ) und Asien baut es das weltweit erste industrielle KI-Betriebssystem für Materialien auf – und definiert, wie globaler Handel in einer der größten und wichtigsten Branchen funktioniert. Das Unternehmen wird von erstklassigen Investoren sowie globalen institutionellen Bankpartnern unterstützt und hat kürzlich seine Serie-B-Finanzierung in Höhe von 40 Millionen US-Dollar abgeschlossen - Atomico, Project A und Invent Capital mit institutioneller Unterstützung von Commerzbank und KfW.

Rollenübersicht

Als Chief of Staff sind Sie eine strategische Erweiterung der Gründer und des Führungsteams. Sie werden hochwirksame Unternehmensinitiativen von Anfang bis Ende vorantreiben, stärken, wie wir operieren, während wir skalieren, und sicherstellen, dass Prioritäten in reale Ergebnisse umgesetzt werden. Diese Rolle vereint strategische Führung, Organisationsdesign und praktische Umsetzung. Sie werden umfassende Einblicke in das Unternehmen haben und das Mandat, zu gestalten, wie das Unternehmen geführt wird.

Hauptverantwortlichkeiten

• Strategische Führung & Initiative Ausführung
  • Leiten Sie kritische strategische Geschäftsinitiativen von der Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung, in Partnerschaft mit der Geschäftsführung und Abteilungsleitern.
  • Ermöglichen Sie effektive Entscheidungen der Geschäftsführung, indem Sie Probleme strukturieren, Optionen bewerten und das Programmdesign und die Umsetzung leiten.
  • Dienen Sie als vertrauenswürdiger Berater für die Gründer und das Führungsteam – indem Sie scharfe Einblicke, Risikoanalysen und umsetzbare Empfehlungen bereitstellen.
  • Übersetzen Sie die Geschäftsstrategie in klare Prioritäten, Fahrpläne und messbare Umsetzungen über Teams hinweg.
• Organisationsdesign & Operative Exzellenz
  • Überprüfen, entwerfen und implementieren Sie Verbesserungen der Organisationsstruktur; identifizieren Sie Fähigkeitslücken und treiben Sie Initiativen zur Schließung dieser Lücken voran.
  • Architekt und optimieren Sie interne Prozesse, Arbeitsabläufe, Formate und Besprechungsrhythmen, um skalierbare und effiziente Abläufe sicherzustellen.
  • Fördern Sie die funktionsübergreifende Abstimmung, indem Sie Zusammenarbeitssysteme verbessern und neue Arbeitsweisen einführen.
  • Etablieren Sie leichte, aber strenge Betriebsrhythmen, die den Teams helfen, schnell zu arbeiten und gleichzeitig abgestimmt zu bleiben.
• Tägliche operative Verantwortung
  • Verantworten Sie zentrale interne Systeme und Tools, die das Unternehmen am Laufen halten (z.B. Projektabrechnung, Zeiterfassung, Budgetblätter, Rechnungsstellung).
  • Überwachen Sie die täglichen Abläufe mit leitenden Managern und Abteilungsleitern, um Abstimmung, reibungslose Ausführung und zuverlässige Nachverfolgung sicherzustellen.
  • Sichern Sie operative Exzellenz, indem Sie frühzeitig Reibungen erkennen und die Ursachen beheben, nicht nur die Symptome.
  • Unterstützen Sie die Führung bei gelegentlicher hochwirksamer administrativer Koordination, um Prioritäten freizugeben.
• Exekutive Kommunikation & Storytelling
  • Bereiten Sie strategische Präsentationen, Narrative und Materialien für Workshops, Pitches, Führungssitzungen und unternehmensweite Kommunikation vor.
  • Entwickeln Sie klare, überzeugende Inhalte, die Abstimmung fördern und die Entscheidungsfindung auf Führungsebene und organisatorisch unterstützen.
  • Gestalten Sie interne Botschaften, indem Sie komplexe Themen in einfache, entscheidungsbereite Kommunikation umwandeln.
  • Agieren Sie als Sparringspartner für Führungskräfte in Bezug auf Geschichte, Struktur und strategische Rahmung.
• Funktionsübergreifende Verbindung & Kulturförderer
  • Dienen Sie als zentrale Verbindung zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und dem CEO – und behalten Sie die Sichtbarkeit in das Unternehmensklima, die Teamgesundheit, Projektupdates und die Planung im Voraus.
  • Aufbauen Sie starke Beziehungen zwischen den Abteilungen, um die Reaktionsfähigkeit zu erhöhen, Probleme schnell zu lösen und organisatorische Effizienz freizusetzen.
  • Helfen Sie, eine Kultur des hohen Vertrauens und der hohen Leistung zu fördern, indem Sie frühzeitig Missverständnisse identifizieren und konstruktive Lösungen unterstützen.
• Projektmanagement & Erkenntnisgenerierung
  • Verfolgen Sie Fortschritte und Leistungen über wichtige Initiativen hinweg und fassen Sie Erkenntnisse in umsetzbare Einsichten für Führungskräfte und Stakeholder zusammen.
  • Identifizieren Sie proaktiv Chancen, Hindernisse und strategische Optionen, um Geschäftsergebnisse zu beschleunigen.
  • Etablieren Sie transparente Berichterstattung, die es der Führung ermöglicht, effektiv zu steuern, ohne Bürokratie zu schaffen.

Grenzen / Was diese Rolle nicht ist

Um Sie auf den Erfolg vorzubereiten, möchten wir einige Grenzen klarstellen:

• Dies ist keine persönliche Assistenzrolle. Sie werden nicht hauptsächlich für Kalender, Reisebuchungen oder Routine-Logistik verantwortlich sein.
• Sie sind nicht der Auffangbeckenbesitzer für unbeliebte Aufgaben. Sie werden hochwirksame Probleme angehen, nicht niedrigwertige Ablagearbeiten.
• Sie werden nicht erwartet, ein großes Team zu leiten. Einfluss und Orchestrierung sind wichtiger als die Anzahl der Mitarbeiter.
• Sie können gelegentlich bei der administrativen Koordination unterstützen, jedoch nur, wenn dies der effizienteste Weg ist, um strategischen Fortschritt freizusetzen.

Was Erfolg aussieht

• Strategische Initiativen bewegen sich schneller, mit klarerer Verantwortung und besseren Ergebnissen.
• Die Führung hat qualitativ hochwertige Einblicke, klare Entscheidungswege und zuverlässige Ausführung.
• Die Organisation skaliert reibungslos durch verbesserte Struktur, Prozesse und Betriebsrhythmen.
• Teams fühlen sich abgestimmt, informiert und von starker funktionsübergreifender Koordination unterstützt.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und begrüßen Bewerber aus allen Hintergründen, unabhängig von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung oder einer anderen Eigenschaft. Wir glauben, dass Vielfalt Innovation, Kreativität und kollektive Stärke fördert.