Aktenbearbeiterin (m/w/d)

Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management (BEFM) am Arbeitsort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter für Bewirtschaftung (w/m/d). Die Einstellung erfolgt unbefristet. Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten von den Ministerien in Berlin und Bonn, über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

• Veranlassen und Überwachen von Bewirtschaftungsvorgängen, insbesondere:
• Zusammenstellen von Unterlagen für Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung der Liegenschaft/en und des technischen Bereichs der Liegenschaft/en
• Einholen von Angeboten und Ergebnisaufstellung (Verhandlungsvergabe) bzw. Vorbereitung von formellen Ausschreibungen und Beschaffungen inkl. Vorbereitung der Auftragsvergabe
• Erstellen von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen in Abstimmung mit den Objektmanager*innen/Betriebsmanager*innen/Baumanager*innen
• Anlegen, Erfassen, Überprüfen und Melden der Zählerstände für Strom, Gas und Wasser sowie Pflege der energetischen Zähler/Messpunkte im System bzw. SAP
• Zusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen Servicepersonals/Prüfung der Arbeitszeitnachweise und Vorlage nach Genehmigung durch das Objektmanagement bei OP wegen der Lohnabrechnung
• Rechnungsbearbeitung unter Anwendung von SAP/BALIMA u. a.
• Abrechnung und Umlage der Nebenkosten vorwiegend unter Anwendung von SAP (BALIMA) in Zusammenarbeit mit dem/den Objektmanager*innen

Qualifikation

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem oder immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), Immobilienkauffrau/-kaufmann (w/m/d) oder vergleichbare Qualifikation
• Fachkompetenzen: einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Facility Management wünschenswert
• fachliche Kenntnisse und Praxiserfahrungen in der Abrechnung und Ablastung von Nebenkosten
• Anwenderkenntnisse in Word und Excel, SAP-Kenntnisse wünschenswert
• grundlegende betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse

Weiteres

• gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• gutes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Fähigkeit, sich in wechselnde Aufgabenfelder einzuarbeiten
• gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, Kommunikationsfähigkeit
• kunden-/adressatenorientiertes Verhalten und zielorientiertes Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• gutes Urteilsvermögen, verbunden mit der Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen

Was bieten wir?

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bzw. 31 Tage ab 2027)
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Verkehrsgünstige Lage mit dem PNV
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich online bis zum 3. Juli 2026 über die zentrale Bewerbungsplattform INTERAMT unter der Stellen-ID.

Haben Sie noch Fragen? Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Welz unter der Telefonnummer gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Kühne unter der Telefonnummer.

Die Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Arbeitsplatzes, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann. Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen und stellen diese bei gleicher Eignung bevorzugt ein.