Vertragsmanagerin / Vertragsmanager (w/m/d)

Unser Serviceteam am Arbeitsort Potsdam bewirtschaftet einen Bestand von rund 1.300 Wohneinheiten. Als Ansprechperson für Mietinteressenten sowie für unsere Mieterinnen und Mieter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung eine/einen Vertragsmanagerin / Vertragsmanager (w/m/d).

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbeimmobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer seinerzeit eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer rund 40.000 Wohnungen wieder vollständig selbst.

Verantwortung für den Vermietungsprozess mit den Teilprozessen Akquise/Marketing und Mietinteressenten, Mietvertragsmanagement, Übergaben und Mietenbuchhaltung in Abstimmung mit der Bewirtschaftung, dem Baumanagement und externen Beteiligten (z. B. Rechtsanwaltskanzleien).

• Abstimmung mit der Vergabestelle von Wohnungen im Rahmen der Wohnungsfürsorge sowie Gewinnung von Neukunden.
• Mietermanagement und Ansprechperson der Mieterinnen und Mieter aus aktuellen Mietverträgen, Betreuung aktueller Mietverhältnisse, insbesondere:
• Übernahme & Überwachung des Miet- und Kautionsmanagements.
• Vorbereitung von Mietwertermittlungen, Bearbeitung/Durchführung von Mietanpassungsverfahren, z. B. im Rahmen von Modernisierungsmaßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement.
• Erstellung von Gestattungsverträgen und Vertragsanpassungen.
• Unterstützung bei der Durchführung von gerichtlichen Mahnverfahren.
• Verantwortlich für die Erstellung von Exposés und laufende Qualitätskontrolle.
• Erstellung von objekt- und quartierspezifischen Marketingmaßnahmen inkl. Preis-/Produktdifferenzierung.
• Zusammenstellung von Mietverträgen und Abbildung dieser in SAP - Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und Anlage im System.
• Prüfung von Kündigungsfristen und Fertigung von Kündigungsbestätigungen, Überwachung & Administration von Kündigungsvorgängen.
• Freigabe der Mietsicherheit, Forderungsmanagement sowie Kontrolle und Abschluss des Mieterkontos, verantwortlich für die Beendigung von Mietverhältnissen (Kautionsauszahlung).
• Übernahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraumoffensive in Abstimmung mit der Bewirtschaftung.
• Koordinierung des Vermietungsprozesses, insbesondere auch im Zuge von Übergaben und der Wiederherstellung der Vermietbarkeit in Abstimmung mit dem Baumanagement.
• Mieterkommunikation und Aufgaben des Umzugsmanagements im Rahmen technischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement.
• Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten in den Wohnliegenschaften.
• Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten für Stellplätze und Garagen, Vertragsmanagement von Stellplätzen und Garagen.
• Daten erfassen und Stammdatenpflege unter Anwendung von SAP, Listen und Tabellen, Sicherstellung der Stammdatenqualität in SAP und im CRM-System.

Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Schwerpunkt in der Immobilien-, Grundstücks- oder Wohnungswirtschaft.

Fachkompetenzen:

• Gute betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse.
• Idealerweise Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft.
• Sicherer Umgang mit IT-Standardanwendungen (Word, Excel, Outlook).
• Gute Anwenderkenntnisse in SAP bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen.

Weitere Anforderungen:

• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraftfahrzeugen.
• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten.
• Kunden-/adressatenorientiertes Verhalten.
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit.
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie kunden- und adressatenorientiertes Verhalten.

Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin. Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung. Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes. Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote. Betriebliche Altersversorgung. Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen. 30 Tage Urlaub/31 Tage ab 2027. Zeit-statt-Geld-Wahlmodell. Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen. Zuschuss zum Deutschland-/JobTicket.