Operations Assistant

Dataconomy ist Europas führendes Portal für Nachrichten, Inhalte und Expertenmeinungen aus der Welt der datengestützten Technologie. Gegründet in Berlin, einem Zentrum für Innovation in der Datenwissenschaft, bieten wir ein global anerkanntes Netzwerk und lokale Gemeinschaften auf der ganzen Welt. Data Natives ist die Veranstaltungsplattform für die datengestützte Generation und der Organisator der größten Big Data-Veranstaltungen und -Konferenzen in Europa.

Rolle & Verantwortlichkeiten:

• Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und dem Operations Manager.
• Verantwortung für die täglichen Aufgaben in den Bereichen HR und Büromanagement sowie Unterstützung im Finanz- und Rechnungswesen.
• Unterstützung des Geschäftsführers bei täglichen Aufgaben zur Gewährleistung einer effizienten Vorbereitung auf Geschäftsabläufe und Teamentwicklung.
• Vorbereitung von Analysen und Dokumenten als Grundlage für operative Prozesse und Entscheidungen.
• Implementierung neuer Tools und Prozesse.
• Verantwortung für die Büroinstandhaltung, einschließlich der Auffüllung von Büromaterialien.
• Sicherstellung, dass das Büro jederzeit sauber ist und alle Akten in Ordnung sind.
• Übernahme von Personal- und Organisationsaufgaben: Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern, Unterstützung bei Themen der Personalverwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Feedbackgespräche mit allen Mitarbeitern, Organisation von Teambuilding-Aktivitäten.
• Bearbeitung von postalischer und elektronischer Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Planung von Meetings, Protokollierung von Besprechungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Meetings.
• Organisation und Verwaltung der Ablage von Finanz- und HR-Dokumenten (elektronisch und in Papierform).
• Unterstützung des Managements bei der Buchhaltung, Budgetverwaltung und Ablage von Belegen.
• Kontaktstelle zwischen den Führungskräften und internen/externalen Kunden und Institutionen.
• Verwaltung und Pflege der Zeitpläne, Termine und Reisevorbereitungen der Führungskräfte.

Erwartungen:

• Ausbildung im Bereich Wirtschaft, HR oder verwandten Bereichen oder gleichwertige Erfahrung.
• Muttersprache Deutsch und fließende Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch sind zwingend erforderlich.
• Teamplayer und bereit, neue Fähigkeiten zu erlernen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Große analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Aufmerksamkeit für Details.
• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit, sich in einem schnelllebigen Umfeld anzupassen.
• Abgeschlossene Ausbildung als Fachkraft für Büromanagement, Verwaltung oder gleichwertige Fähigkeiten sind von Vorteil.
• Nachgewiesene umfassende Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts und Sozialversicherungsrechts.
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in Google Suite-Anwendungen (Docs, Sheets, Slides, Kalender).

Was bieten wir?

• Eine Startup-Atmosphäre in einem kleinen Team, in der Sie Verantwortung für Ihre Aufgaben übernehmen können.
• Eine hervorragende Lernkultur.
• Teil eines unterhaltsamen, internationalen Teams von herausragenden Talenten.
• Zugang zu einem gut etablierten Netzwerk in der Startup-Szene Berlins.
• Die Möglichkeit, an zahlreichen Unternehmensveranstaltungen teilzunehmen.
• Arbeiten im Startup-Zentrum von Berlin-Mitte, dem europäischen Silicon Valley.

Startdatum: So bald wie möglich.