Bid & Tender Manager (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen erfahrenen Bid & Tendermanager (m/w/d), der Ausschreibungen strategisch steuert, Angebote professionell koordiniert und den gesamten Vergabeprozess souverän begleitet.

Deine Aufgaben

• Bid- & Tendermanagement (End-to-End): Eigenverantwortliche Steuerung des gesamten Bid-Prozesses von der Ausschreibungsanalyse bis zur fristgerechten Abgabe. Verantwortung für Zeitplan, Aufgabenverteilung und Qualität sowie Steuerung der fachlichen Beiträge aus Vertrieb, Consulting, Produktmanagement und Geschäftsführung mit verbindlichen Deadlines.
• Analyse & Compliance von Vergabeunterlagen: Sorgfältige Auswertung von Vergabeunterlagen inkl. Leistungsverzeichnis, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Eigenerklärungen, Bietervorgaben und Fristen. Ableitung verbindlicher Anforderungen, Bewertung der Bid/No-Bid-Situation und Sicherstellung der formalen Konformität bis zur Abgabe.
• Angebotserstellung & Redaktion: Strukturierte Zusammenführung aller fachlichen Beiträge zu einem konsistenten, formal einwandfreien Angebot. Redaktionelle Endbearbeitung, Verantwortung für Layout, Formatierung und Tonalität sowie Sicherstellung der inhaltlichen Vollständigkeit gegenüber den Vergabevorgaben.
• Formale Dokumente & Nachweise: Beschaffung, Pflege und fristgerechte Bereitstellung aller formalen Dokumente: Eigenerklärungen, Bescheinigungen, Versicherungsnachweise, Referenzen, Zertifikate, Gewerberegistereinträge und Bonitätsnachweise. Aufbau und Pflege eines zentralen Dokumenten-Repositories.
• Vergabeplattformen & formale Kommunikation: Pflege und Bedienung relevanter Vergabeplattformen (u. a. e-Vergabe, DTVP, Subreport, Vergabe24, Deutsche eVergabe). Formale Kommunikation mit Vergabestellen — von Bieterfragen über Nachforderungen bis zur Abgabe und Aufklärung.
• Tender-Bibliothek & Wissensmanagement: Aufbau und Weiterentwicklung einer zentralen Tender-Bibliothek mit Textbausteinen, Templates, Referenzbeschreibungen und Standardanlagen. Sicherstellung der Wiederverwendbarkeit über Produktlinien und Geschäftsbereiche hinweg.
• Qualitätssicherung & Lessons Learned: Aufbau eines KPI-Sets zu Bearbeitungszeiten, Erfolgsquoten und Fehlerursachen. Strukturierte Nachbereitung gewonnener und verlorener Ausschreibungen sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Templates und Bibliotheksinhalten.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Bid-, Tender- oder Angebotsmanagement, idealerweise im IT-, Software- oder Beratungsumfeld bzw. mit Bezug zu öffentlichen Auftraggebern.
• Fähigkeit, komplexe Vergabeunterlagen schnell zu durchdringen und in vollständige, fristgerechte und überzeugende Angebote zu übersetzen.
• Verantwortungsbewusstsein für formale Konformität, Vollständigkeit und Abgabequalität über das gesamte Bid-Portfolio hinweg.
• Ausgeprägte schriftliche Ausdrucks- und Redaktionsstärke sowie ein sehr gutes Gespür für Tonalität, Struktur und Lesbarkeit von Angebotstexten.
• Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von Tender-Bibliotheken und Dokumenten-Repositories sowie souveräner Umgang mit MS Word (Formatvorlagen, Verzeichnisse, Layout).
• Hohe Eigeninitiative, ausgeprägte Organisationsstärke und strukturiertes Arbeiten unter Termindruck mit klarer Fristdisziplin.
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, eigenverantwortlich Verantwortung für komplette Ausschreibungen und Angebote zu übernehmen.
• Souveränität in der Steuerung interdisziplinärer Beiträge ohne disziplinarische Führungsverantwortung.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

• Flexibles Arbeiten: Arbeite vor Ort in einem unserer modernen Büros oder flexibel am mobilen Arbeitsplatz daheim.
• Teamspirit: Erlebe eine (Familien-) freundliche, wertschätzende Arbeitsatmosphäre im Unternehmen und deinem Team.
• Kontinuierliches Lernen: Wir unterstützen dich gerne durch interne und externe Weiterbildungen.
• Community of Practice: Arbeite in fachbereichübergreifenden Projektgruppen zusammen, tauscht Wissen aus und entwickelt kreative Problemlösungen.
• Immer up-to-date: Unser monatlicher OpenFriday mit Beiträgen aller Mitarbeitenden (standortübergreifend) und gemeinsamen Frühstück hält dich auf dem Laufenden.
• Work-Life Balance: Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und 30 Tage Urlaub sind selbstverständlich.
• Health: Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Betriebssport, Zuschuss zur EGYM Wellpass Mitgliedschaft und JobRad sorgen für Aktivität in deinem Alltag.
• Lohnende Zusatzleistungen: Erhalte zusätzliche Vorteile durch Corporate Benefits Programm, Deutschland Ticket Job, Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter, u.v.m.
• Kein kaltes Wasser: Deine Einarbeitung erfolgt mit deinem eigenen Paten.

Über uns

Wir bei EITCO entwickeln IT-Lösungen, die Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse intelligent und wirksam verbessern. Die Zufriedenheit unserer Kunden und Partner steht bei EITCO ebenso im Mittelpunkt wie das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden. Als mittelständisches Dienstleistungsunternehmen sind wir stolz auf unsere flache Hierarchie, die flexiblen Arbeitsbedingungen sowie unsere wertschätzende und familiäre Atmosphäre. Dies ist die Basis unserer Leistungsfähigkeit, mit der wir seit vielen Jahren erfolgreich am Markt sind.