Office Manager / Abteilungsassistenz Karlsruhe (all genders)

Organisieren und koordinieren des täglichen Office-Betriebs in unserem neuen Büro in Karlsruhe.

Strukturieren und optimieren von administrativen Prozessen.

Vor- und Nachbereiten von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.

Rechnungsbearbeitung.

Administrative und koordinative Unterstützung des Abteilungsleiters.

Koordinieren von Dienstleistern, Lieferanten und Partnern.

Überwachen von Terminen, Fristen und Aufgaben.

Verwalten von Bürobedarf und interner Infrastruktur.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Background und bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer ähnlichen Rolle gesammelt. Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Tools gehört für dich zum Alltag. Für diese Position ist eine hohe Präsenz im Büro wichtig – du bist also gern mittendrin statt nur dabei. Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen, und punktest mit Organisationstalent, Diskretion und starker Kommunikation. Teamwork ist für dich kein Buzzword, sondern selbstverständlich – Loyalität, eine schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation, Dinge aktiv voranzubringen, runden dein Profil ab.

Benefits:

• Familiäres und teamorientiertes Unternehmensumfeld.
• Regelmäßige Teamevents mit viel Spaß (Firmenläufe, Benefizturniere, Weihnachtsfeiern, spontane Grill-Sessions).
• New Work – Einzelbüro, Großraumfläche oder auf den gemütlichen Büromöbeln.
• Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (höhenverstellbare Tische, hochwertige Stühle, Telefonkabinen, NoiseCancelling-Kopfhörer).
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte – hybrid, Vollzeit (40h/Woche).
• Zu deinem Geburtstag schenken wir dir einen freien Tag, ebenso wenn du ein Ehrenamt ausübst.
• Überdurchschnittliches und faires Gehaltsgefüge.
• JobRad kostengünstig über den Arbeitgeber leasen – Zuzahlung durch den Arbeitgeber.
• Hansefit – wir unterstützen deine sportlichen Aktivitäten.
• Salfy: 50€ monatlich als Mitarbeiterbenefit für Nahverkehrsticket, Mittagessen, Internetrechnung uvm.
• Großartige Mitarbeiterrabatte bei vielen Premiummarken.
• Betriebliche Krankenversicherung mit 300€ Gesundheitsbudget pro Jahr.
• Betriebliche Altersvorsorge (60€ durch Arbeitgeber).
• Unsere Unternehmensphilosophie verbindet Zufriedenheit mit Deiner Arbeit.
• Innovationen im Unternehmen und Fortbildungen für Dich – bspw. in unserer GFK Akademie.

Wir sind Ingenieure, die verbinden – Menschen, Gewerke, Bereiche, Disziplinen – schnell, anpassungsfähig und kompetent. Dabei haben wir uns auf Eisenbahninfrastrukturprojekte, erneuerbare Energien und den Hochbau spezialisiert und hinterlassen durch hohe Qualität, Termin- und Kostenoptimierung einen bleibenden Eindruck. Was wir nicht können? Stehen bleiben. Wir sind ständig auf der Suche nach klugen Köpfen und motivierten Teamplayern, die uns in den Bereichen Projektleitung, Projektsteuerung, Vertrags- und Nachtragsmanagement, Bauüberwachung, Abnahmeprüfung, Agiles Projektmanagement, Lean Management und der BIM-Koordination unterstützen. Als Ingenieurin oder Ingenieur oder aber auch als Quereinsteiger findest Du deinen Platz bei uns.