Office Manager (m/w/d)

Als Teil unseres 7-köpfigen People-Teams bist du zentraler Bestandteil unseres „Home of Heat“. Du gestaltest das Umfeld, in dem die Mitarbeitenden erfolgreich arbeiten können und schaffst eine gute Stimmung vor Ort.

Folgende Aufgaben erwarten dich hierbei:

• Feel-Good & Office Culture: Du sorgst dafür, dass sich unsere Kolleg:innen im Arbeitsalltag wohlfühlen und gerne ins Office kommen. Mit einem Gespür für Menschen und Atmosphäre schaffst du eine positive Büro- und Teamkultur und gestaltest ein Umfeld, das Motivation, Zusammenarbeit und Produktivität fördert.
• Office Management: Du übernimmst die Verantwortung für unser „Home of Heat“ (unser Office) und unser kleines Lager und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft. Dazu gehören neben der Organisation des Offices, Bestellungen und Einkäufe, die Abwicklung von Post, Verträgen und Dokumenten sowie die Koordination externer Dienstleister.
• IT-Hardwareverwaltung: Du übernimmst eigenverantwortlich die Steuerung und Verwaltung unserer IT-Hardware. Dazu gehören unter anderem die Beschaffung und Einrichtung von Geräten, die Koordination sowie die Weiterentwicklung und Verwaltung unserer internen Hardware-Richtlinien.
• Prozessentwicklung & Optimierung: Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst unsere Office-Prozesse weiter. Dabei bringst du proaktiv Ideen ein, wie Abläufe effizienter, schneller und skalierbarer gestaltet werden können und setzt Verbesserungen eigenständig um.
• Eventmanagement: Du organisierst Events wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und teaminterne Veranstaltungen, wie bspw. Workshops und behältst das Budget jederzeit im Blick.
• Reisemanagement: Du bist interner Ansprechpartner für unser digitales Reisemanagementtool Lanes & Planes und unterstützt bei Bedarf bei Geschäftsreisen sowie der Buchungen von Flügen, Hotels und Transfers.
• C-Level Support: Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen Anfragen, Events und auch beim Reisemanagement.

Dein Profil

• Berufserfahrung: Deine beruflichen Wurzeln liegen in der Hotellerie, Event- oder Officemanagement oder in der Assistenz. Organisation fällt Dir leicht und Du sorgst dafür, dass im Team alles reibungslos läuft.
• Team & Serviceorientierung: Durch Deine herzliche und serviceorientierte Art gewinnst Du schnell das Vertrauen Deiner Kolleg:innen und entwickelst dich zum/zur zentralen Feelgoodmanager:in im Unternehmen.
• Proaktives Handeln & Kommunikation: Du bist erfahren in der Prozessoptimierung und findest Wege, Abläufe effizienter und skalierbarer zu gestalten. Dabei handelst du proaktiv, kommunizierst klar nach außen und beherrschst es, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und nach Relevanz zu priorisieren.
• Problemlösungskompetenz: Auch in stressigen Situationen behältst Du einen kühlen Kopf und findest kreative sowie pragmatische Lösungen für Herausforderungen im Arbeitsalltag.
• Arbeitsweise & Verantwortung: Auf Dich ist Verlass - Du ergreifst die Initiative, übernimmst Verantwortung für anfallende Aufgaben und packst Herausforderungen eigenständig an.
• Präsenz: Als zentrale Ansprechperson im Office ist eine 5‑tägige Vor-Ort-Präsenz erwünscht.
• Sprachen: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift, C2-Niveau).

Warum wir?

• Dein Impact. Unsere Mission: Bei uns bist du mittendrin in der Wärmewende und schaffst echten Impact. Arbeite Hand in Hand mit leidenschaftlichen Kolleg:innen aus Handwerk, Tech und Business. Wir setzen auf offene Kommunikation und flache Hierarchien, um unser Ziel zu erreichen: klimafreundliches Heizen für alle.
• Deine Karriere. Unser Wachstum: Wir geben dir die Tools, die Freiheiten und die Verantwortung, um mit uns zu wachsen - persönlich wie unternehmerisch. Dazu gehören zum Beispiel GoodHabitz-Kurse und weitere Lernmöglichkeiten, die dich fachlich wie persönlich voranbringen. Erlebe die Dynamik eines Startups und mach’ Karriere in einem Markt, der die Welt verändert.
• Work-Life-Balance 2.0: Wir sind schnell, anspruchsvoll und direkt. Gleichzeitig bieten wir dir die Freiheit und Eigenverantwortung, die du brauchst, um Beruf und Leben bestmöglich zu kombinieren. Das zeigen wir mit 30 Tagen Urlaub, der Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten und flexiblen Arbeitszeiten.
• Office-Vibe: Mehr als ein Schreibtisch. Unser Office im Herzen von Köln bietet nicht nur den besten Kaffee und kühle Drinks, sondern Tischtennis-Matches, einen Kicker und regelmäßige Teamevents. Auch dein Hund ist herzlich willkommen!
• Mehr Benefits. Mehr für dich: Wir denken Benefits ganzheitlich: Mit dem JobRad-Leasing bleibst du mobil und nachhaltig unterwegs. Zusätzlich erhältst du über die Guudcard monatlich 50 € steuerfreien Sachbezug, den du flexibel einsetzen kannst - z. B. für Urban Sports Club, Deutschlandticket oder andere nachhaltige Produkte und Services. Abgerundet wird unser Angebot durch eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit Arbeitgeberzuschuss, damit du auch langfristig bestens abgesichert bist.

Über uns

Du hast Bock mit uns gemeinsam die Wärmewende zu gestalten? Wir sind ein Technologie-Unternehmen aus Köln mit der Mission, die Art und Weise wie Menschen ihre Häuser heizen zu verändern. Dabei setzen wir auf die effizienteste und grünste Technologie von allen Lösungen: Die Wärmepumpe. Unseren Kund*innen installieren wir diese nicht nur mit einzigartigem Konzept in Bestzeit, wir überwachen, steuern und optimieren in Echtzeit – aus der Ferne, voll digital. Unser Ziel ist klar: klimafreundliches Heizen für alle zugänglich, bezahlbar und smart machen. Dabei setzen wir auf Innovationskraft aus allen Bereichen: ehrliches Top-Handwerk, smarte Produktentwicklung, ambitionierte BWL-Brains! Hier kommt alles zusammen – geprägt von Neugier, Vertrauen und echtem Miteinander. Werde Teil unseres Teams und hilf uns dabei, saubere Energie für alle zu ermöglichen.