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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen, Meetings und Büroorganisation für die Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: EDUCATION Y, ein gemeinnütziger Träger für Bildungsinitiativen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein motiviertes Team.
- Andere Informationen: Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Engagiere dich für eine sinnvolle Sache und unterstütze die Zukunft junger Menschen.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management und sehr gute Deutschkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni eine*n Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/Woche. Die Stelle ist zunächst befristet bis mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Deine Aufgaben
- Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung
- Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung
- Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Gremienbetreuung und -kommunikation, z. B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung
- Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen
- Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes
- Einkaufs- und Beschaffungswesen
- Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement
- Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM)
- Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen)
- Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio)
- Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
- Pflege von Personalunterlagen
Dein Profil
- Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position
- Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern
- Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel)
- Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio)
- Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen
- Schnelle Auffassungsgabe
- Freude an der Arbeit im Team
- Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten
Warum wir?
Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvolle Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
Über uns: EDUCATION Y ist ein gemeinnütziger Träger wirkungsorientierter Bildungsinitiativen. Wir sind inzwischen ein Team von rund 50 Personen und an unterschiedlichen Standorten in ganz Deutschland aktiv. Digital und vor Ort gestalten wir Bildungsorte, an denen Kinder und Jugendliche die Unterstützung bekommen, die sie brauchen, um ihre Zukunft selbst in die Hand zu nehmen. Wir möchten ihnen Kompetenzen vermitteln, um in einer globalisierten und digitalen Gesellschaft des 21. Jahrhunderts ein erfolgreiches, selbstbestimmtes und solidarisches Leben zu führen. Dabei legen wir Wert auf faire Chancen und Teilhabemöglichkeiten für alle.
Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: GoHiring GmbH
Kontaktperson:
GoHiring GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager*in interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Prozess weitergeht.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im Unternehmen arbeiten oder dort Kontakte haben. Oft hilft ein persönlicher Bezug, um einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Organisation und über die spezifischen Aufgaben, die auf dich zukommen könnten. Zeig, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen direkt an die richtige Stelle sendest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist – eine wichtige Fähigkeit für die Position!
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreies Dokument macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du dir Mühe gibst. Wir schätzen Sorgfalt und Genauigkeit sehr!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei GoHiring GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles!
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben, die du übernehmen würdest. Schau dir die Unternehmenswebsite an und informiere dich über die Werte und Ziele des Unternehmens. So kannst du im Gespräch gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Strukturierte Antworten geben
Bereite dir Antworten auf häufige Fragen vor, insbesondere zu deiner bisherigen Berufserfahrung im Office Management. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Erfolge klar und strukturiert darzustellen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frag zum Beispiel nach den Herausforderungen, die in der Rolle auf dich zukommen könnten oder wie das Team zusammenarbeitet.
✨Technische Fähigkeiten betonen
Da die Stelle exzellente Office-Kenntnisse erfordert, sei bereit, deine Erfahrungen mit Programmen wie Word, Outlook und Excel zu erläutern. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du digitale Tools effektiv eingesetzt hast, um Prozesse zu optimieren.