Personal Assistant / Executive Assistant (m/w/d) – Berlin | Hybrid

Du wirst zur rechten Hand unserer Geschäftsführung. Das bedeutet: Kein Tag ist wie der andere. Du hältst dem Management den Rücken frei, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt. Du startest mit klassischen PA-Aufgaben – Kalender, Kommunikation, Office-Organisation – und entwickelst dich mit uns weiter: Richtung strategischer Sparringspartner:in, die Reportings übernimmt, Projekte eigenständig steuert und mitgestaltet.

Unser Büro ist in Schönefeld, das du regelmäßig besuchst aber ansonsten arbeitest du flexibel im Hybrid-Modell.

Deine Aufgaben

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick.
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden.
• Du hältst die Fäden zusammen – intern wie extern – und sorgst dafür, dass alle zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben.
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement.
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren.
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf.
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.).

Strategische Themen

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung.
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf.
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung.
• Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um.

Dein Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als PA, EA oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle.
• Wenn du bereits in einem Startup oder Scale-up Erfahrungen gesammelt hast, ist das wunderbar – du weißt dann, was uns antreibt und wie wir arbeiten.
• Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides) im Daily Use.
• Du bist in Berlin und bereit, regelmäßig ins Office nach Schönefeld zu kommen.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit – du arbeitest mit sensiblen Daten und hast direkten Zugriff auf Postfächer der Geschäftsleitung.
• Eine echte Hands-on-Mentalität – du packst an, egal ob strategisches Briefing oder Onboarding-Box.
• E-Commerce- oder Consumer-Goods-Erfahrung von Vorteil – Begeisterung für Naturprodukte willkommen.

Warum wir?

• Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
• Altersvorsorge: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
• Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
• Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• Arbeitsumfeld: Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich.
• Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.

Über uns: Naturida GmbH ist ein internationales agierendes E-Commerce-Unternehmen, das sich auf die Kreation, Entwicklung und Skalierung von Marken in den Bereichen Beauty, Health und Wellness spezialisiert hat. Als Direct-to-Consumer (D2C)-Marken sind wir in mehreren Ländern international aktiv und bieten unseren Kunden hochwertige Produkte, die auf Innovation und Nachhaltigkeit setzen. Als Teil unseres Teams hast Du die Möglichkeit, an der Gestaltung einer gesunden und nachhaltigen Zukunft mitzuwirken. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, in der Kreativität und Teamarbeit großgeschrieben werden.