Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte den Herzschlag unserer Akademie mit und unterstütze Studierende und Lehrende.
- Unternehmen: Athanor Akademie für Darstellende Kunst – ein kreatives Umfeld für künstlerische Exzellenz.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, Weiterbildung und kostenloser Eintritt zu Veranstaltungen.
- Weitere Informationen: Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams in einer angesehenen Bildungseinrichtung.
- Qualifikationen: Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Interesse an Kunst und Kultur.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht einfach nur Aufgaben abarbeitet, sondern den Herzschlag unserer Akademie mitgestaltet. Du bist organisationsstark, kommunikativ und findest dich in einem künstlerisch-pädagogischen Umfeld genauso wohl wie in einer strukturierten Verwaltungsrolle. Du behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird – und begleitest Studierende, Lehrende und die Geschäftsführung/Akademieleitung gleichermaßen professionell und mit echter Herzlichkeit. Du bist kein Typ für starre Routinen, aber du liebst Struktur. Du arbeitest selbstständig, denkst mit und verstehst es, unterschiedliche Menschen auf Augenhöhe anzusprechen. Verlässlichkeit und Offenheit sind für dich kein Widerspruch – und Kunst und Kultur begegnen dir mit echtem Interesse oder zumindest mit einem Lächeln, wenn im Flur mal jemand singt.
Deine Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
- Allgemeine Verwaltung & Kommunikation
- Professionelle, selbstständige Abwicklung des gesamten Sekretariatsbereichs
- Terminmanagement für die Geschäftsführung und Akademieleitung sowie Koordination und Pflege von Terminen
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Führen von Telefonaten und E-Mail-Korrespondenz
- Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Erteilung von Auskünften gegenüber Studierenden, Mitarbeitenden und externen Stellen
- Schriftverkehr mit externen Institutionen (z. B. Behörden)
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Räumen
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und Verbrauchsgütern
- Studierenden- & Schülerverwaltung
- Erstellung von Bescheinigungen und Bestätigungen (z. B. Ausbildungsbestätigungen, BAföG-Formblätter, Deutschland-Ticket, Halbwaisenrente, Bescheinigungen für Ehemalige und ausgeschiedene Studierende)
- Erstellung und Ausgabe von Studierendenausweisen
- Schlüsselverwaltung sowie Ausgabe und Verwaltung von Transpondern und Spinden
- Bearbeitung und Verwaltung des Raumbuchungssystems (ASIMUT), inkl. Befreiungsanträgen und Abstimmung mit dem Studienmanagement
- Personal & Sonstiges
- Betreuung von Praktikantinnen und Praktikanten
- Bearbeitung von Unfallanzeigen und sicherheitsrelevanten Vorgängen
- Organisierte Ablage und Administration von Unterlagen und Dokumenten
- Erstellung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten und Berichten
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r o. Ä.) ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einer Bildungseinrichtung. Sicherer Umgang mit Google Workspace sowie Vertrautheit mit Apple-Geräten (MacBook); Bereitschaft, dich in schulspezifische Software (Personio, ASIMUT) einzuarbeiten. Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Serviceorientierung im Umgang mit Studierenden, Lehrenden, Kollegen und Kolleginnen und externen Partnern. Hohes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise. Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit. Erfahrungen im Kunst- und Kulturbereich sind von Vorteil und willkommen.
Benefits
- Ein kreatives und dynamisches Arbeitsumfeld in einer angesehenen Bildungseinrichtung
- Die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams zu werden, das sich für künstlerische Exzellenz einsetzt
- 30 Tage Erholungsurlaub und am 24.12., sowie 31.12. frei
- Kostenlosen Eintritt zu unseren Veranstaltungen für dich und eine Begleitung
- 500 EUR pro Jahr Weiterbildungsbudget
Weitere Informationen
- Arbeitszeit: Teilzeit, 24 Stunden/Woche (Montag bis Donnerstag, 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr)
- Vertragsdauer: Befristet vom 01.09.2026 bis 31.07.2027, Weiterbeschäftigung wird angestrebt!
- Einsatzort: Athanor Akademie für Darstellende Kunst, Passau, Grubweg
Die Athanor Akademie geht seit 1995 innovative Wege der Ausbildung in den Fachrichtungen Schauspiel und Regie. Mit dem zweigleisigen Angebot für Theater und Film können Studierende neue Formen des Theaters, der performativen Kunst, des Films, Tanzes und TV-Serien erproben.
Sekretär/in & Office Management (m/w/d) Arbeitgeber: GoHiring GmbH
Als Bilanzbuchhalter (m/w/d) in unserem Unternehmen erwartet Dich ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld, das auf Teamarbeit und kontinuierliche Weiterbildung setzt. Wir bieten nicht nur attraktive Vergütungsmodelle und flexible Arbeitszeiten, sondern auch die Möglichkeit, aktiv an der Digitalisierung unserer Prozesse mitzuwirken und Deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Unsere Unternehmenskultur fördert Innovation und Eigenverantwortung, sodass Du einen bedeutenden Beitrag zu unserem Erfolg leisten kannst.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretär/in & Office Management (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von GoHiring GmbH und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei GoHiring GmbH Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär/in & Office Management (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei GoHiring GmbH von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei GoHiring GmbH solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei GoHiring GmbH ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei GoHiring GmbH gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GoHiring GmbH vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei GoHiring GmbH sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei GoHiring GmbH verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
