Teamassistenz Office & Operations Management (m/w/d)

22767 Hamburg Festanstellung

Gastgeber-Mentalität & Empfang: Mit Deiner herzlichen und souveränen Art bist Du die erste Ansprechperson für unsere Gäste und sorgst für einen erstklassigen Empfang – persönlich sowie am Telefon.

Repräsentatives Umfeld: Du stellst sicher, dass unser Büro jederzeit in einem Top-Zustand ist. Du hast den Blick für die Details, die unsere Räume zu einem inspirierenden Ort machen, an dem sich unsere Gäste und unser Team gleichermaßen wohlfühlen.

Tool-Administration: Du verantwortest die Pflege und Verwaltung unserer internen Systeme (insbes. Google Workspace) und bist die zentrale Anlaufstelle für administrative IT-Fragen.

Schnittstelle zu Partnern: Du steuerst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Reinigung, Handwerk, Lieferanten) eigenverantwortlich und zuverlässig.

Mitarbeitendenbetreuung: Du bist Ansprechperson für organisatorische Fragen des Teams und sorgst mit viel Gespür für wertschätzende Details wie die Koordination von Jubiläen, Geburtstagen und Geschenken für Mitarbeitende.

Interne Kommunikation: Du gestaltest unseren internen Newsletter und pflegst die Kanäle, über die wir unser Team auf dem Laufenden halten.

Messen & externe Events: Du koordinierst unsere Präsenz auf Branchen-Veranstaltungen und bereitest unsere Messeauftritte und Veranstaltungen professionell vor, damit wir uns optimal präsentieren.

Kreative Event-Gestaltung: Mit eigenen Ideen planst und verantwortest Du unsere großen Highlights wie Weihnachtsfeiern und Sommerfeste und unterstützt engagiert bei der Organisation kleinerer Team-Aktivitäten.

Durchdachtes Reisemanagement: Du unterstützt in der sinnvollen Planung von Geschäftsreisen – von der klugen Hotelauswahl in Kundennähe bis zur optimalen Taktung, damit das Team stressfrei ankommt.

Business Support: Du hältst dem Team administrativ den Rücken frei, koordinierst Termine vor Ort und unterstützt bei der täglichen Organisation.

Vorbereitende Buchhaltung (Nice to have):

Digitales Belegmanagement: Du verantwortest die strukturierte Zuarbeit für unser Steuerbüro, pflegst unsere Zahlungssysteme (z. B. Pliant) und stellst die vollständige Belegzuordnung in DATEV sicher.

Rechnungs-Workflow: Du übernimmst die Zuordnung der Belege und verwaltest wiederkehrende Rechnungen.

Zahlungsverkehr: Du koordinierst den reibungslosen Ablauf von Überweisungen sowie die Abwicklung von Personalauslagen über unsere Banking-App und sorgst für Transparenz in den Zahlungsflüssen.

Das bringst Du mit:

• Persönlichkeit: Du überzeugst durch kommunikative Stärke sowie ein empathisches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Organisationstalent: Du hast eine strukturierte Arbeitsweise, die Fähigkeit zu priorisieren und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben stets den Überblick.
• Digitaler Fokus: Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools (insbes. Google Workspace) und bringst die Bereitschaft mit, dich zügig in neue Systeme einzuarbeiten.
• Erfahrung & Integrität: Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenztätigkeit oder vergleichbaren Position. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für Dich selbstverständlich.
• Sprachkenntnisse: Du besitzt fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Das bieten wir Dir:

• Workspace & Lage: Ein modern ausgestattetes Loft-Büro mitten in der Hamburger Sternschanze mit hervorragender Verkehrsanbindung. Frisches Obst, exzellenter Kaffee und gekühlte Getränke sind bei uns selbstverständlich.
• Flexibilität & Balance: Wir bieten Dir eine gesunde Work-Life-Balance durch individuelle Arbeitszeitmodelle und faire Teilzeitoptionen, die zu Deinem Leben passen.
• Entwicklung: Ein individuelles Weiterbildungsbudget für Deine fachliche und persönliche Entwicklung sowie transparente Perspektiven für Dein Wachstum bei uns.
• Kultur & Team: Familiäre, kollegiale Arbeitsatmosphäre mit positiver Grundstimmung, flachen Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum für Deine Ideen.
• Events & Miteinander: Regelmäßige Teamevents und Workshops für einen starken Zusammenhalt.
• Mobilität & Support: Fahrtkostenzuschuss für Dein HVV-Ticket, finanzielle Unterstützung für Deine ergonomische Homeoffice-Ausstattung sowie wöchentliche Englisch-Sprachkurse.

Über uns: Willkommen bei Lemundo. Seit 2009 stehen wir für nachhaltiges, überdurchschnittliches Wachstum im E-Commerce. Unsere Basis bilden dabei vertrauensvolle, ehrliche Partnerschaften auf Augenhöhe. Mit unserer ganzheitlichen Denkweise eröffnen wir Ihnen neue Perspektiven und bringen gemeinsam Ihr Geschäft auf die Wachstumsspur. Als inhabergeführte Full-Service E-Commerce Agentur mit Standorten in Hamburg & Stuttgart und innovative Adobe/Magento & Google Premium Partner Agentur sorgen für Ihren nachhaltigen Erfolg.