Programme Manager (m/f/d)

Ihre Verantwortlichkeiten

Die Gelegenheit: Der Programmmanager sorgt dafür, dass drei kritische akademische Prozesse genau, pünktlich und in konstant hoher Qualität ablaufen: innerhalb des Fakultätsteams; Prüfung und Erstellung von Bewertungen sowie andere geeignete Koordination, Koordination von Abschlussarbeiten und Überwachung digitaler Inhalte auf Canvas. Im Rahmen des Zentrums für Exzellenz in Lehre und Lernen ist die Rolle der interne Koordinationspunkt der Fakultät, der Fristen, Dokumentation und Inhaltsqualität über akademische Schulen/Abteilungen und Standorte hinweg verfolgt, Risiken kennzeichnet und nachverfolgt, damit Probleme schnell und von den richtigen Personen gelöst werden.

Sie koordinieren die Prüfungsbereitschaft, überwachen den Fortschritt der Abschlussarbeiten und führen regelmäßige Canvas-Audits durch, wobei Sie eng mit der internen Qualitätssicherung und anderen Interessengruppen zusammenarbeiten.

Berichtsbeziehungen:

• Berichtet an: Leiter des Zentrums für Lehre, Lernen und Bewertung
• Arbeitet eng mit: Abteilungsleitern, Modulverantwortlichen, Betreuern von Abschlussarbeiten, dem Direktor für Abschlussarbeitsqualität, IT/Digital Learning und den professionellen Dienstleistungen zusammen.

Interne Interessengruppen: Studierende, akademisches Personal, Modulverantwortliche, Betreuer von Abschlussarbeiten, Abteilungsleiter, der Direktor für Abschlussarbeitsqualität und professionelle Dienstleistungen.

Externe Interessengruppen: externe Prüfer und, wo relevant, Prüfungsausschüsse.

Hauptaktivitäten & Verantwortlichkeiten:

Prüfungskoordination

• Koordination der Prüfungsvorbereitung und -abstimmung innerhalb des Fakultätsteams und mit den professionellen Dienstleistungsinteressengruppen.
• Verfolgung der Bewertungsdokumentation und der Aufsichtsanordnungen, Nachverfolgung mit den relevanten Teams, um sicherzustellen, dass alles vor jedem Prüfungszeitraum bereit ist.
• Koordination der Nachprüfungen mit der relevanten Fakultät und Kontaktaufnahme mit den entsprechenden professionellen Dienstleistungen.
• Erster Ansprechpartner der Fakultät und Unterstützung der professionellen Dienstleistungen bei der Bereitstellung geeigneter Ratschläge für Studierende.

Koordination von Abschlussarbeiten

• Überwachung der Registrierung von Abschlussarbeiten, der Fristen für die Einreichung und des Fortschritts der Studierenden, Kennzeichnung von Risiken für die fristgerechte Fertigstellung an den Direktor für Abschlussarbeitsqualität.
• Erster Ansprechpartner für studienbezogene Anfragen von Studierenden im Fakultätsbereich, enge Zusammenarbeit mit dem Direktor für Abschlussarbeitsqualität und Betreuern zur Lösung dieser Anfragen.
• Verfolgung der Einreichungsanforderungen, wie Formatierung und Originalitätsprüfungen, und Nachverfolgung bei Studierenden und Betreuern zu ausstehenden Punkten.
• Ungeklärte Probleme oder aufkommende Risiken bezüglich der Abschlussarbeiten an den Direktor für Abschlussarbeitsqualität oder relevante Teams eskalieren, wenn nötig.

Überwachung digitaler Inhalte

• Regelmäßige Audits der Canvas-Module durchführen, um sicherzustellen, dass Lernmaterialien, Bewertungsunterlagen, Zeitpläne und wesentliche Modulinformationen genau, aktuell und zugänglich sind.
• Mit Modulverantwortlichen zusammenarbeiten, um während der Audits identifizierte Lücken zu schließen, und Nachverfolgung bis der Inhalt den institutionellen Standards für Lernen, Lehren und Bewertung entspricht.
• Strukturelle oder inhaltliche Inkonsistenzen den Modulverantwortlichen melden und ungelöste technische Probleme an die entsprechenden Interessengruppen eskalieren.
• Überblick über die Compliance von Canvas über zugewiesene Programme hinweg behalten und aufkommende Muster den relevanten Interessengruppen melden.

Schlüsselkompetenzen:

• Organisiert mit Liebe zum Detail
• Kommunikation – erklärt Verfahren klar gegenüber Studierenden, Modulverantwortlichen und akademischen Teams.
• Nachverfolgung und Eskalationsurteil – verfolgt ausstehende Maßnahmen bis zur Vollziehung und weiß, wann und an wen eskaliert werden muss.
• Stakeholder-Management – baut konstruktive Arbeitsbeziehungen zu Interessengruppen auf.
• Problemlösung – löst pragmatisch alltägliche Koordinationsprobleme.
• Kundenservice – reagiert professionell und zeitnah auf Anfragen von Studierenden und Mitarbeitenden.
• Digitale Kompetenz – arbeitet sicher mit Canvas und Prüfungs- oder Abschlussverwaltungsystemen.
• Anpassungsfähigkeit – bleibt effektiv, während sich Prüfungszeiträume, Abschlusszyklen und Canvas-Anforderungen ändern.

Ihr Profil

Erforderliche Qualifikationen

• Ein Hochschulabschluss oder eine gleichwertige Qualifikation, die durch relevante Erfahrung erworben wurde.

Erforderliche Erfahrung

• Erfahrung in Bereichen oder nachweislich verwandten Bereichen der Prüfungsverwaltung, Koordination von Abschlussarbeiten oder einer ähnlichen Koordinationsrolle innerhalb einer Bildungseinrichtung.
• Erfahrung mit einem Learning Management System (LMS) wie Canvas, Blackboard, Moodle, Totara usw., einschließlich der Durchführung von Inhaltsaudits.

Erforderliche Fähigkeiten

• Starke organisatorische Fähigkeiten mit hoher Aufmerksamkeit für Details.
• Fundierte Kenntnisse der Prüfungsbestimmungen, der Prozesse für Abschlussarbeiten und bewährte Praktiken von Canvas oder LMS.
• Ausgezeichnete Koordinations- und diplomatische Fähigkeiten, um effektiv mit dem Registrierungsbüro, IT, Abteilungsleitern, Modulverantwortlichen und dem Direktor für Abschlussarbeitsqualität zu kommunizieren.
• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Wünschenswerte Kriterien

• Gute Kenntnisse der deutschen Sprache.
• Vertrautheit mit dem deutschen Hochschulsystem, einschließlich ECTS und Prüfungsbestimmungen.
• Erfahrung in der Verwaltung von Canvas oder Durchführung von Inhaltsaudits in LMS.
• Erfahrung in einer ähnlichen Koordinationsrolle an mehreren Standorten.
• Lehrerfahrung in einem formalen Bildungskontext.

Warum wir?

Was wir bieten:

• Die Möglichkeit, mit einem großartigen Team in einer dynamischen und internationalen Kultur zu arbeiten.
• Ein Arbeitsplatz auf unserem modernen, zentral gelegenen Campus in Potsdam.
• Zahlreiche Campusveranstaltungen aus den Bereichen Kunst, Kultur, Wirtschaft und Wissenschaft.
• Die Möglichkeit, neue Ideen und Konzepte zu entwickeln und umzusetzen.
• Persönliche und berufliche Entwicklung.

Als Arbeitgeber setzen wir uns für Chancengleichheit und Unterstützung von Minderheiten ein. Wir diskriminieren nicht aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung oder rechtlich geschütztem Status.