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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage administrative tasks, correspondence, and organize meetings in a dynamic department.
- Arbeitgeber: Join a reputable company offering a supportive work environment and growth opportunities.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy 30 vacation days, competitive pay, and a generous work-time account.
- Warum dieser Job: Perfect for those who love organization and teamwork while using their language skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in administration with relevant experience and basic system knowledge required.
- Andere Informationen: Participate in fun team events and enjoy a professional atmosphere.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben:
- Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben im Abteilungssekretariat
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz (intern/extern) unter Anwendung von Fremdsprachen
- Dokumentation von operativen Geschäftsvorgängen
- Bestellung von Arbeitsmaterialien etc., strukturierte Ablage von Abteilungsunterlagen, Bearbeitung Ein-/Ausgangspost
- Termin- und Reiseplanung
- Reservierung von Besprechungsräumen und Abstimmung mit Schnittstellen zur Terminfindung
- Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters, Abrechnung von Dienstreisen, Pflege und Auswertung der Zeitkonten in SAP
- Begleitung der Planung, Organisation, Umsetzung von Fachaufgaben (auch unter Anwendung von Fremdsprachen): z.B. Durchführung, Aufbereitung von Recherchen und Auswertungen, Erstellung von Präsentationen und Vorträgen nach Vorgaben, Schreiben von Berichten nach Vorlagen, Einholen fehlender Informationen, unterschriftsreife Vorlage der Schriftstücke
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen: Einladung der Teilnehmer und Erstellung der Agenda nach Vorgabe, Bestellung der Bewirtung, Protokollierung
- Organisation von Teamevents und Rahmenprogrammen, Bestellung von Geschenken, Begleitung Organisation Abteilungslaufwerk, Schlüsselverwaltung, Übersetzen von Texten aus/in Fremdsprachen o.ä.
Anforderungen:
- Abgeschlossene Ausbildung mit dem Schwerpunkt Administration/Verwaltung
- Fundierte Berufserfahrung
- Einfache Entwicklungstätigkeiten
- Grundkenntnisse in Standardsystemen notwendig
- Regelmäßige Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung
Wir bieten:
- Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (iGZ)
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
- Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
- Jährliche Mitarbeiterveranstaltungen
#J-18808-Ljbffr
Abteilungssekretär/-in (m/w/d) Arbeitgeber: Hays
Kontaktperson:
Hays HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Abteilungssekretär/-in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Tools und Software, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie SAP. Wenn du bereits Erfahrung damit hast, hebe das in Gesprächen hervor.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da die Stelle auch die Anwendung von Fremdsprachen erfordert, sei bereit, deine Fähigkeiten in diesem Bereich zu demonstrieren, sei es durch ein kurzes Gespräch oder durch das Übersetzen eines Textes.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Abteilungssekretär/-in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Anschreiben und Lebenslauf deine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Administration/Verwaltung sowie relevante Berufserfahrung. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Fremdsprachenkenntnisse angeben: Da die Stelle auch die Anwendung von Fremdsprachen erfordert, solltest du deine Sprachkenntnisse klar und deutlich angeben. Füge Beispiele hinzu, wie du diese Kenntnisse in der Vergangenheit angewendet hast.
Strukturierte Dokumentation: Hebe deine Fähigkeit zur strukturierten Ablage und Dokumentation hervor. Beschreibe, wie du in der Vergangenheit mit Dokumentenmanagement umgegangen bist und welche Systeme du verwendet hast.
Motivation zeigen: In deinem Anschreiben solltest du deine Motivation für die Position und das Unternehmen deutlich machen. Erkläre, warum du dich für diese Rolle interessierst und was du zur Teamkultur beitragen kannst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hays vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir eine Liste der spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Aufgaben passen und bereite Beispiele vor, die du im Interview teilen kannst.
✨Fremdsprachenkenntnisse betonen
Da die Stelle auch die Anwendung von Fremdsprachen erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Übe einige Sätze oder Fachbegriffe in den relevanten Sprachen, um zu zeigen, dass du sicher im Umgang mit ihnen bist.
✨Organisationsfähigkeiten hervorheben
Die Position erfordert starke organisatorische Fähigkeiten. Bereite konkrete Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine koordiniert, Besprechungen organisiert oder Dokumente strukturiert hast. Zeige, dass du multitaskingfähig bist.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt und zur positiven Atmosphäre beitragen kannst.
