Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Abläufe im Direktionssekretariat.
- Unternehmen: Renommierte Forschungs- und Technologieeinrichtung in Bonn.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, bis zu 30 Urlaubstage und exklusive Mitarbeitervorteile.
- Weitere Informationen: Persönliche Betreuung und individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes.
- Warum dieser Job: Gestalte innovative Projekte und arbeite in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 39600 - 48400 € pro Jahr.
- Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)
- UNSER KUNDE
Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen.
Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.
Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte.
Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.
- WIR BIETEN IHNEN
- Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
- Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
- Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
- Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
- Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
- Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
- Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
- Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
- Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms
- IHRE AUFGABEN
- Eigenständige Organisation und Koordination der administrativen und organisatorischen Abläufe im Direktionssekretariat sowie Unterstützung des Direktors im operativen Tagesgeschäft.
- Vorausschauende Steuerung des Termin- und Kalendermanagements einschließlich der Koordination nationaler und internationaler Termine mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie professionelle Vor- und Nachbereitung und fristgerechte Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen.
- Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen sowie strukturierte Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen.
- Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie zuverlässige Wiedervorlage zur Nachverfolgung offener Vorgänge und Sicherstellung relevanter Fristen.
- Als zentrale Schnittstelle regelmäßiger Austausch mit internen Fachbereichen sowie nationalen und internationalen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und Organisationen.
- Ganzheitliche Organisation von In- und Auslandsdienstreisen - von der Planung und Buchung über die Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis hin zur abschließenden Reisekostenabrechnung.
- Koordination des Empfangs und der Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie professionelle organisatorische Vorbereitung der jeweiligen Besuche.
- Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, insbesondere bei der Budgetverwaltung, der Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie der strukturierten Pflege von Akten und digitalen Vorgängen.
- Mitwirkung im Bewerbungsmanagement durch die Koordination eingehender Bewerbungen sowie die organisatorische Planung und Abstimmung von Vorstellungsgesprächen.
- IHR PROFIL
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit, idealerweise als Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d), Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion.
- Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut.
Sie verfügen über fundierte praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen.
- Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie sicher und routiniert.
Präsentationen, Dokumente und schriftliche Korrespondenz erstellen Sie professionell und adressatengerecht.
- Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse sowie guten Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern.
- Sie verfügen über ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen und bringen dieses sicher bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein.
- Sie arbeiten vorausschauend und strukturiert, setzen Prioritäten sicher und behalten auch bei parallel laufenden Terminen, Fristen und Vorgängen stets den Überblick.
- Auch im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln Sie jederzeit umsichtig, verantwortungsbewusst und diskret.
- Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern treten Sie sicher und professionell auf, kommunizieren verbindlich und vertreten Ihre Anliegen souverän.
- Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie zuverlässig, flexibel und strukturiert und schätzen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Team.
IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB
Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch - ein Anschreiben ist nicht erforderlich.
Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Sie!
WICHTIGER HINWEIS
Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich.
Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.
A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.
Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.
Die Herrmann Gmb H Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.
Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen.
Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.
Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Herrmann Personal
Unser Kunde bietet Ihnen eine herausragende Arbeitsumgebung in der Chemielogistik am CHEMPARK-Standort, wo Sicherheit, Qualität und Zuverlässigkeit an erster Stelle stehen. Mit einer direkten Festanstellung, attraktiven Gehältern und umfangreichen Sozialleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge und Gesundheitsförderung fördern wir Ihre berufliche Entwicklung in einem dynamischen Team. Genießen Sie 30 Tage Urlaub pro Jahr und profitieren Sie von einer sorgfältigen Einarbeitung sowie langfristigen Perspektiven in einem spezialisierten Logistikunternehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Herrmann Personal, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Herrmann Personal im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Herrmann Personal echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Herrmann Personal zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Herrmann Personal reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Herrmann Personal vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Herrmann Personal tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
