Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite unser Verwaltungsteam und optimiere interne Abläufe für maximale Effizienz.
- Unternehmen: ITB – ein innovatives Unternehmen im Produktdatenmanagement mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Remote-Arbeit, kostenlose Mittagessen und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Moderne Arbeitsumgebung und starke Teamkultur mit regelmäßigen Teamevents.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv unsere internen Prozesse und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung und erste Führungserfahrung sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir sind ITB! Unsere Mission? Mit einem dynamischen Team von 75 talentierten Experten revolutionieren wir seit 1996 die Welt des Produktdatenmanagements. Bei uns sind Kunden nicht nur Kunden, sondern Partner auf Augenhöhe. Als Team arbeiten wir selbstverständlich auch auf Augenhöhe, mit Leidenschaft und einem hohen Qualitätsanspruch in allem, was wir machen. Zu unserer Mission gehören auch Menschlichkeit, Vertrauen und Spaß an der Arbeit – bei uns arbeiten Menschen, keine Maschinen.
Als Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) übernimmst Du eine zentrale Steuerungs- und Vertrauensposition innerhalb der ITB. Du führst unser Verwaltungsteam und verantwortest kaufmännische, organisatorische und infrastrukturelle Themen rund um interne Verwaltung, Gebäudethemen, Fuhrpark und Dienstleisterkoordination. Dabei bist Du wichtige Ansprechperson für interne und externe Stakeholder – von Geschäftsführung, Mitarbeitenden und IT bis hin zu Steuerberatung, Lohnbuchhaltung, Dienstleistern und weiteren Partnern. Du bündelst Anforderungen, setzt Prioritäten, hältst Themen verbindlich nach und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe zuverlässig, diskret und vorausschauend funktionieren.
Deine Aufgaben
- Fachliche und organisatorische Leitung unserer internen Verwaltung mit aktuell vier Mitarbeitenden
- Steuerung und Weiterentwicklung administrativer, kaufmännischer und organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft
- Zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, Steuerberatung, Lohnbuchhaltung sowie zu internen und externen Ansprechpartnern
- Verantwortung für Büroorganisation, Gebäudethemen, Fuhrpark und interne Infrastruktur
- Koordination interner Abläufe in den Bereichen Reinigung, Gartenpflege und Facility Management
- Sicherstellung sauberer Kundenabrechnungen sowie strukturierter Dokumenten-, Fristen- und Vorgangsablagen
- Erstellung, Pflege und Prüfung von Übersichten, Auswertungen und Abrechnungsgrundlagen, insbesondere in Excel
Das macht Dich aus
- Erfahrung in der Verwaltung, kaufmännischen Administration, Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Position
- Erste oder bereits fundierte Erfahrung in der Führung oder Koordination eines kleinen Teams
- Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Anspruch an Ordnung und Nachvollziehbarkeit
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie ein sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Excel-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit Listen, Auswertungen, Abrechnungen und kaufmännischen Übersichten
- Gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe, interne Prozesse, Fristen und organisatorische Zusammenhänge
- Vorausschauende Arbeitsweise, klare Prioritätensetzung und der Blick für das, was als Nächstes wichtig wird
- Freundliche, verbindliche und lösungsorientierte Kommunikation – intern wie extern
Was wir Dir bieten
- Gestaltungsspielraum: Eine zentrale Rolle mit Verantwortung, Vertrauen und der Möglichkeit, interne Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
- Optimale Work-Life Balance: Flexibles Modell der Arbeitszeit, Remote-Arbeit, Überstundenkonto zum Abfeiern oder Auszahlen, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
- Standort Kamp-Lintfort: Modernster Arbeitsplatz, lichtdurchflutetes Gebäude im Naturschutzgebiet, in 5 Minuten auf der A57 und A42
- Starke Zusammenarbeit: Kurze Entscheidungswege, direkter Austausch mit der Geschäftsführung und ein Verwaltungsteam, das gemeinsam anpackt
- Gaumenfreude: Genieße 1x in der Woche ein kostenloses, frisch zubereitetes Mittagessen von unserer Köchin
- Zwischenmenschlichkeit: Offene Feedbackkultur, kooperatives Miteinander, Duz-Kultur, wöchentlicher Mittagstisch, Teamevents, Weihnachtsfeiern, Sommerfeste
- Weiterentwicklung: Weiterbildungen, interne Schulungen und die Möglichkeit, fachlich wie persönlich weiterzuwachsen
- Gutes Gewissen: Klimabewusst, sozial engagiert und gesundheitsbewusst – zum Beispiel mit JobRad, Corporate Benefits und betrieblicher Altersvorsorge
Wie Du Dich bewirbst
Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Ein separates Anschreiben ist nicht notwendig! Innerhalb von zwei Werktagen nach Bewerbungseingang erhältst Du eine Antwort auf Deine Bewerbung. Bei einer positiven Rückmeldung bieten wir Dir innerhalb von fünf Werktagen das erste Gespräch an. Wir sind stolz auf unsere Mission – bist Du dabei?
Deine Kontaktperson
Marlon Kahnis
Recruiter
+49 (0) 2842 / 92 737 - 53
Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) Arbeitgeber: ITB
ITB ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine zentrale Rolle in der Verwaltung bietet, sondern auch ein modernes Arbeitsumfeld in Kamp-Lintfort, das durch Flexibilität und eine optimale Work-Life-Balance geprägt ist. Mit einer offenen Feedbackkultur, regelmäßigen Teamevents und vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten fördert ITB die persönliche und fachliche Entwicklung seiner Mitarbeitenden und schafft so ein motivierendes und unterstützendes Arbeitsklima.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position der Leitung Verwaltung & interne Organisation interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei ITB arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Mission und Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen in der Verwaltung und Teamführung zu unserer Unternehmenskultur passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit zählt genauso viel wie deine Qualifikationen. Lass deine Leidenschaft für die Verwaltung und Organisation durchscheinen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen gut strukturiert sind. Verwende klare Überschriften und Absätze, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Excel-Kenntnisse hervorheben!:Da Excel ein wichtiger Teil der Stelle ist, vergiss nicht, deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diesem Bereich zu betonen. Zeig uns, was du drauf hast!
Bewerbung über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Unterlagen schnell bei uns landen und wir dich zeitnah kontaktieren können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ITB vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Mission des Unternehmens. ITB legt großen Wert auf Menschlichkeit, Vertrauen und Teamarbeit. Zeige im Interview, dass du diese Werte teilst und bereit bist, aktiv zur positiven Unternehmenskultur beizutragen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Fähigkeiten in der Verwaltung oder Teamführung unter Beweis gestellt hast. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele klar und strukturiert zu präsentieren, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Rolle und dem Unternehmen. Frage beispielsweise nach den aktuellen Herausforderungen im Verwaltungsteam oder wie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen aussieht.
✨Präsentiere deine Excel-Kenntnisse
Da die Stelle gute Excel-Kenntnisse erfordert, sei bereit, deine Fähigkeiten in diesem Bereich zu demonstrieren. Du könntest darüber sprechen, wie du Excel in der Vergangenheit genutzt hast, um Daten zu analysieren oder Berichte zu erstellen, und vielleicht sogar ein Beispiel nennen, das deine Kompetenz verdeutlicht.
