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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Projektteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Zukunftsorientiertes Unternehmen mit nachhaltigen Projekten und flexibler Arbeitskultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Firmenfitness und individuelle Karriereentwicklung.
- Andere Informationen: Befristete Anstellung bis Ende 2027 mit internationalen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil innovativer Projekte und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, erste Erfahrung in der Projektassistenz.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Als Projektassistenz unterstützen Sie projektübergreifend die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben. Ziel der Rolle ist es, Projektsteuerung, Terminplanung sowie bestehende Assistenzfunktionen wirksam zu entlasten und einen reibungslosen administrativen Projektbetrieb sicherzustellen.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung der Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Tätigkeiten
- Vorbereitung, Pflege und strukturierte Ablage projektbezogener Unterlagen gemäß Vorgaben
- Unterstützung bei der Nachverfolgung offener Punkte, Maßnahmen und Termine
- Vor- und Nachbereitung von Meetings (u.a. Terminorganisation, Kalenderpflege, Protokollentwürfe)
- Erstellung einfacher Übersichten, Tabellen und administrativer Auswertungen
- Organisation, Buchung und Koordination von nationalen und internationalen Dienstreisen inklusive Pflege aller reisebezogenen Informationen
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Genehmigungsprozesse
- Bedarfsorientierte Unterstützung der Projekt- und Teamassistenz sowie Übernahme von Vertretungsaufgaben im Backoffice
- Enge Zusammenarbeit mit Projektmanagement, Projektsteuerung, Terminplanung und Assistenzfunktionen
- Einhalten eines reibungslosen administrativen Projektbetriebs
Das bringst Du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Projekt- oder Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung in der Projektassistenz, im Backoffice oder in einer administrativen Funktion wünschenswert
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationsstärke und ausgeprägte Service- und Kommunikationskompetenz
- Gewährte sichere Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Projektmanagement-Tools von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse wünschenswert (insbesondere für Reiseorganisation)
Unser Angebot:
- Befristete Anstellung (bis min. Ende 2027) in nachhaltigen, zukunftsweisenden Projekten
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Firmenfitness
- Job Rad Leasing
- Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international
- Diverse Mitarbeiternetzwerke
Projektassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Jacobs
Kontaktperson:
Jacobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Projektassistenz (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Projektassistenz interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und zeig dein Interesse an den Projekten.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens über Plattformen wie LinkedIn. So bekommst du Insider-Infos und kannst dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte, an denen das Unternehmen arbeitet, und überlege dir, wie du konkret zur Unterstützung der Projektteams beitragen kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Außerdem hast du so die Chance, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Projektassistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Verwende klare Überschriften und Absätze, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen, bevor du sie abschickst. Das zeigt uns, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jacobs vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Stellenbeschreibung genau durchlesen. Verstehe die spezifischen Aufgaben, die du als Projektassistenz übernehmen wirst, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die zeigen, wie du administrative und organisatorische Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Das hilft dir, deine Fähigkeiten zu untermauern und gibt dem Interviewer einen klaren Eindruck von deinem Können.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die deine Teamarbeit und Koordination betreffen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren.