Assistant·e Responsable Hospitality & Événementiel

À propos de nous

La Fondation de Caux est une fondation privée suisse d'utilité publique qui œuvre pour un monde plus pacifique, juste et durable en favorisant la confiance au-delà des divisions. Depuis 1946, elle accueille au Caux Palace, lieu historique surplombant Montreux et le lac Léman, des personnes de cultures, d’origines et de convictions diverses. Convaincue que la transformation personnelle est le point de départ du changement sociétal, la Fondation offre un espace de dialogue, de réflexion et de collaboration autour de thématiques telles que la paix, la confiance, le leadership éthique, la gouvernance et la durabilité. À Caux, nous accueillons des conférences, forums, séminaires, retraites, événements institutionnels ainsi que des rencontres locales et internationales. L’équipe Hospitality joue un rôle central dans cette expérience : elle accompagne les clients, prépare les séjours et événements, coordonne les informations entre les différents services, anticipe les besoins et veille à offrir un accueil fluide, professionnel et chaleureux.

Votre Rôle

En tant qu'Assistant·e Responsable Hospitality & Événementiel, vous jouerez un rôle central dans le suivi des demandes clients, la structuration des dossiers et la préparation des événements accueillis à Caux. Vous serez le point de contact principal des clients et partenaires tout au long de leur parcours avec nous : de la première demande à la préparation de l’événement, jusqu’au suivi final et à la facturation. Vous préparerez les offres, assurerez le suivi administratif et commercial des dossiers, consoliderez les informations clés et veillerez à ce que les besoins des clients soient clairement compris, anticipés et pris en charge afin de garantir leur satisfaction. En lien étroit avec le/la Responsable des Opérations hôtelières, vous contribuerez au bon déroulement des prestations sur site. Ce poste combine une dimension commerciale, administrative, relationnelle et très opérationnelle. Dans notre structure à taille humaine, la présence terrain fait partie intégrante du quotidien.

Missions et Responsabilités

• Suivi clients & partenaires et développement stratégique :
• Gérer les demandes, les réservations et le suivi administratif des événements, en tant que point de contact des clients, partenaires et prospects, par téléphone et par email, tout au long du processus.
• Clarifier les besoins, assurer les relances et suivre les dossiers avec professionnalisme et proactivité.
• Élaborer des offres claires, personnalisées et cohérentes avec notre modèle opérationnel : hébergement, salles, restauration, pauses café, visites, prestations techniques et services complémentaires.
• Participer au développement stratégique de l’activité Fondation & Hospitality : prospection, identification d’opportunités, suivi et fidélisation des clients, prospects, partenaires, membres et organisations.
• Assurer la coordination événementielle, notamment les ordres de service, briefings internes, rooming lists, plans de salles et informations clients en lien avec le/la Responsable des Opérations hôtelières.
• Assurer un reporting régulier et fiable des dossiers en cours, des opportunités commerciales, des événements confirmés et des indicateurs utiles à l’activité du modèle Hospitality.
• Être force de proposition pour améliorer notre modèle économique et opérationnel : offres, packages, tarification, expérience client, parcours de réservation et fidélisation.
• Coordination opérationnelle et expérience client :
• Préparer et suivre l’arrivée des groupes, organisateurs, clients et partenaires jusqu’à leur check-out : check-in, préparation des clés, documents d’accueil, informations pratiques et demandes spécifiques.
• Garantir la transmission claire des besoins clients aux services concernés.
• Travailler en binôme avec le/la Responsable des Opérations hôtelières afin d’assurer une bonne préparation et un bon déroulement des prestations sur site.
• Veiller à ce que les prestations soient délivrées conformément aux demandes confirmées avec le client.
• Participer activement au terrain : accueil des clients, orientation des participants, mise en place et vérification des salles, pauses café, services boissons et soutien logistique.
• Veiller à la qualité de l’expérience client, ainsi qu’au respect des standards d’accueil, de sécurité, d’hygiène et des règles internes.
• Assurer, selon les besoins de l’activité, des présences en soirée, les week-ends, les jours fériés, ainsi que des astreintes téléphoniques, y compris ponctuellement la nuit en cas d’urgence opérationnelle.
• Administration, outils et amélioration continue :
• Assurer le suivi administratif et financiers des différents dossiers : contrats, confirmations, éléments de facturation, paiements, acomptes, débiteurs et relances en lien avec la comptabilité.
• Maintenir à jour les outils de suivi : PMS, base de données clients, tableaux de bord, fichiers de réservation et informations nécessaires à la bonne gestion des événements.
• Participer à la standardisation et à l’amélioration de nos modèles de travail : offres types, packages, procédures, check‑lists, formulaires, documents, expérience client clients et outils de suivi.
• Collaborer à la mise à jour des supports de communication liés à l’activité Hospitality : site internet, brochures, flyers, documents pré‑arrivée et présentations commerciales.
• Participer aux réunions de coordination interservices et contribuer à une communication interne fiable autour des événements à venir.
• Contribuer à toute autre mission liée à la fonction, selon les besoins opérationnels et les priorités.

Votre profil

• Expérience confirmée en gestion événementielle – compréhension de l’accueil client et des opérations.
• Sens aigu du service client et capacité à créer une expérience d’accueil chaleureuse et professionnelle.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à s’adapter rapidement et à garder une vue d’ensemble dans un environnement événementiel en mouvement.
• Profil réactif, fiable, résilient et orienté solutions.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et expérience requise dans l’utilisation d’un PMS.
• Expérience en F&B / service et bonne compréhension des normes d’hygiène HACCP.
• Flexible dans ses horaires notamment sur les périodes chargées, Week-ends & soirées.
• Intérêt pour le travail dans un environnement multiculturel, humain et porteur de sens.

Postulation

Entrée en fonction dès que possible, à convenir ensemble. Si cette mission vous parle et que vous souhaitez contribuer à l’accueil de nos hôtes dans un lieu unique, nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature par email.

Les candidatures seront examinées avec attention au fur et à mesure de leur réception.