Assistant de Projet Mobilité

Rejoignez la FIA à Genève et impactez la mobilité mondiale! Ce rôle offre un environnement dynamique et international.

Tâches

• Coordonner la préparation administrative des réunions clés.
• Fournir un soutien administratif à l'équipe de direction.
• Gérer la coordination du groupe de travail jeunesse.

Compétences

• Master en administration, relations internationales ou domaine similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise d'Office et coordination des processus de gouvernance.

En tant qu'Assistant de Projet Mobilité, vous serez l'épine dorsale administrative cruciale de la Division Mobilité, Durabilité Tourisme. Il s'agit d'un rôle clé où votre précision garantit le respect des processus officiels, la conformité aux statuts, et l'exécution impeccable de l'administration fondamentale qui guide les décisions mondiales de mobilité de la FIA.

Basé à Genève dans un environnement dynamique et international, vous travaillerez sur les cycles administratifs des comités, coordonnerez des groupes de travail mondiaux à fort impact et soutiendrez l'équipe avec une approche proactive axée sur l'exécution.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS :

Soutien à la Gouvernance et au Secrétariat des Commissions

• Coordonner la préparation administrative rigoureuse des réunions clés des commissions et statutaires, y compris le WCAMT, ProCom, CHI et FMC.
• Préparer, compiler et contrôler la qualité des ordres du jour officiels, des documents commerciaux, des présentations et de la documentation de réunion en plusieurs versions, en étroite conformité avec les statuts et processus internes.
• Créer un rétroplanning des réunions, en maintenant une concentration calme durant les cycles de préparation intenses pour assurer la circulation en temps voulu des documents.
• Coordonner la logistique des réunions virtuelles, hybrides et en présentiel.
• Tenir à jour les archives des commissions, les listes de présence et la documentation de gouvernance.
• Soutenir les procédures de vote et le suivi des décisions et points d'action.
• Réviser et soutenir la préparation des procès-verbaux et comptes rendus de réunion.

Soutien Administratif Exécutif et d'Équipe

• Fournir un soutien administratif à l'Assistant Exécutif et à l'équipe de direction Mobilité Durabilité.
• Soutenir la planification des déplacements, la programmation des réunions et la coordination du calendrier du Secrétaire Général pour la Mobilité Automobile et la Durabilité.
• Aider à la préparation des plannings de conférence, des documents d'information et des arrangements logistiques.
• Coordonner les activités administratives de l'équipe.
• Soutenir les demandes administratives ponctuelles et les priorités urgentes.

Coordination du Groupe de Travail Jeunesse

• Coordonner le Groupe de Travail Jeunesse de la Commission Historique Internationale (CHI) et soutenir la mise en œuvre de son plan de travail.
• Organiser les réunions mensuelles et préparer les ordres du jour ainsi que les documents de support.
• Suivre les progrès des initiatives du groupe de travail et coordonner les contributeurs.
• Soutenir le développement d'outils, bases de données, communautés et initiatives d'engagement axés sur la jeunesse.

Administration Opérationnelle

• Coordonner le suivi et les processus d'approbation des factures.
• Maintenir les sites SharePoint, les dépôts de documents et les outils de suivi de l'équipe.
• Soutenir la gestion des connaissances et l'organisation documentaire au sein de la Division.
• Coordonner avec les départements Finance, Événements, Juridique, Communication et autres parties prenantes internes selon les besoins.

PROFIL :

• Master en administration des affaires, relations internationales ou domaine connexe.
• 2 à 3 ans d'expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination ou de support de projet au sein d'une organisation internationale ou d'un environnement associatif.
• Excellentes compétences organisationnelles et attention exceptionnelle aux détails.
• Maîtrise avancée de MS Office, en particulier Word, PowerPoint et Outlook.
• Expérience dans la coordination de processus de gouvernance, comités ou réunions de haut niveau.
• Capacité à gérer de grands volumes de documentation avec précision, dans des délais serrés et en respectant la confidentialité.
• Solides compétences en coordination des parties prenantes et suivi.
• À l'aise pour équilibrer les responsabilités administratives routinières avec des initiatives basées sur des projets.
• La maîtrise de l'anglais est requise, la maîtrise du français est un atout.

La FIA est un employeur garantissant l'égalité des chances, engagé à construire une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons et encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés.