Assistant(e) de Direction

Entreprise générale de construction active à Genève recherche un(e) Assistant(e) de direction / administratif(ve) afin d’accompagner la Direction dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Nous réalisons des projets variés : rénovations complètes et constructions neuves de villas et locaux commerciaux, en assurant la conception et la réalisation.

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un profil organisé, rigoureux et autonome, capable de soutenir efficacement la Direction et de contribuer au bon fonctionnement administratif de l’entreprise.

Positionnement du poste

Rattaché à la Direction générale, vous intervenez dans un rôle clé de structuration et de coordination des opérations internes. Le poste est conçu avec une montée en responsabilité progressive afin de garantir un cadre de travail efficace et soutenable.

Mission :

• Structurer et fiabiliser l’organisation interne en priorisant les fonctions critiques dans un premier temps puis en élargissant progressivement le périmètre.

Objectifs :

• Contribuer à la bonne gestion administrative, organisationnelle et financière.
• Assurer un support fiable et efficace à la Direction, ainsi qu'au Chef(fe) de projet.
• Améliorer la circulation de l’information entre les équipes.
• Centraliser et sécuriser le suivi documentaire des projets.
• Prendre en main l’organisation interne et proposer des améliorations.

Déploiement du poste :

Phase 1 (de 0-6 mois) – Prise en main & structuration

• Objectif : stabiliser l’organisation et soutenir la direction.
• Organisation interne et structuration des processus.
• Support direct à la Direction (priorités, suivi, coordination).
• Mise en place d’outils de pilotage simples (tableaux de bord, suivi).
• Amélioration de la circulation de l’information.
• Interface avec la comptabilité externalisée.
• Focus : clarté, organisation, priorisation = Elimination de la surcharge fonctionnelle.
• Coordination & support opérationnel.

Phase 2 (optionnelle – selon évolution)

• Objectif : élargissement maîtrisé du périmètre.
• Contribution à la structuration RH administrative.
• Participation au développement des sujets transverses (communication, marketing, organisation).

Types de tâches pouvant être confiées :

Assistanat de direction :

• Accueil des clients, sous-traitants et prestataires au sein des bureaux.
• Filtrage et traitement des appels et emails.
• Rédaction et mise en forme de documents, courriers et comptes rendus.
• Préparation des dossiers pour la Direction.
• Suivi des échéances et relances.
• Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des espaces de travail.

Support administratif et organisationnel :

• Gestion administrative courante de l’entreprise.
• Gestion de l'économat et du matériel bureautique.
• Classement et archivage des documents.
• Suivi des contrats, dossiers et correspondances.
• Mise à jour et suivi des tableaux de bord internes.
• Support à la comptabilité externe (préparation des éléments, factures, note de frais).
• Coordination avec les équipes.
• Participation à l’amélioration des processus internes.

Gestion RH (simplifiée) :

• Suivi des absences, congés et heures des collaborateurs.
• Gestion des demandes internes du personnel.
• Tenue et mise à jour des dossiers collaborateurs.
• Support à la gestion des contrats de travail et avenants.
• Interface avec les assurances sociales et partenaires RH (si applicable).
• Suivi administratif des entrées et sorties du personnel.
• Contribution à la bonne organisation interne des ressources humaines.

Support projets (construction / travaux) :

• Suivi administratif et financier des projets en cours.
• Centralisation des documents techniques et administratifs.
• Suivi et contrôle des factures des sous-traitants et prestataires.
• Mise en forme de documents liés aux projets.

Profil recherché :

Formation :

• CFC employé(e) de commerce.
• Formation d’assistant(e) de direction ou expérience équivalente significative.

Expérience :

• Minimum 3 à 5 ans dans un poste administratif polyvalent.
• Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs tâches et interlocuteurs.

Compétences techniques indispensables :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...).
• Rédaction de bon niveau en français / Base en anglais A2/B1.
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités.

Compétences personnelles :

• Structuré(e) et rigoureux(se).
• Discret(e) et fiable.
• Autonome et proactif(ve).
• Sens du service et de la communication.
• Capable de gérer la pression et les priorités.
• Esprit d’équipe.

Langues :

• Français : langue principale.
• Anglais : un atout.

Mobilité et place de parking :

• Place de parking est mise à disposition par l'entreprise.
• Mobilité douce encouragée.

Nos Engagements :

• Un poste polyvalent et central au sein d’une petite entreprise dynamique.
• Une proximité directe avec la Direction.
• Un environnement stimulant dans le secteur de la construction.
• Une diversité de tâches et d’interlocuteurs.
• Une entreprise en croissance offrant des perspectives d’évolution.

Informations complémentaires :

• Date de début : à partir de mi-mai 2026.
• Type de contrat : CDI de 80% à 100% (à convenir).
• Lieu : Carouge.
• Salaire : À discuter en fonction de l'expérience.