Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, koordiniere Termine und unterstütze das Führungsteam in einer dynamischen Umgebung.
- Unternehmen: HEKS, eine NGO, die sich für soziale Gerechtigkeit und Menschenwürde einsetzt.
- Vorteile: Moderne Arbeitsbedingungen, kollegiales Umfeld und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem engagierten Team.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv mit und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung als Assistenz auf C-Level und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
HEKS beschäftigt über 1500 festangestellte Mitarbeiter. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern betreibt HEKS 290 Programme und Projekte mit einem Volumen von rund 144 Millionen Schweizer Franken. Im Jahr 2024 erreichte HEKS etwa 16 Millionen Menschen mit seiner Arbeit. HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in der die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und natürliche Ressourcen erhalten bleiben. Das Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS trägt zur Verbesserung der Lebensbedingungen von Menschen in der Schweiz und weltweit bei, setzt sich für ihre Rechte ein und mobilisiert zu diesem Zweck.
Inklusion ist uns wichtig: Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.
Sind Sie ein Organisationstalent mit überdurchschnittlicher Serviceorientierung, denken proaktiv und behalten auch in einem dynamischen Umfeld und unter Zeitdruck den Überblick? Arbeiten Sie selbstständig, präzise, zuverlässig und sind mit digitalen Werkzeugen vertraut? Schätzen Sie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern und ist Kommunikation (schriftlich und mündlich) eine Ihrer Stärken? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Wir suchen für unser Hauptquartier für unser Führungsteam sofort oder nach Vereinbarung:
Diese sind Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung (meist einschließlich Protokollführung) von Sitzungen des Stiftungsrats, seiner Ausschüsse, des Prüfungsausschusses, der Stiftung für das Personalwesen sowie eines trilateralen internen Treffens
- Koordination von Terminen, Besprechungen, Auftritten und Geschäftsreisen des Direktors einschließlich Dokumentation
- Vorbereitung der Kommunikation an die Mitarbeitenden aus den betreuten Gremien
- Sekretariat der Präsidentschaft
- Administrative und koordinative Unterstützung der Dienstleistungsabteilung im Vorstandswesen
- Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz der Direktion über verschiedene Kommunikationskanäle
- Verantwortung für ein strukturiertes Dokumentenmanagement, Pflege des organisationsweiten Handbuchs und Archivierung der Dokumente des Stiftungsrats
- Unterstützung des Managements des Führungsteams bei administrativen Aufgaben einschließlich Vertretung während Abwesenheit
Idealerweise bringen Sie Folgendes mit:
- Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Executive Assistant mit eidgenössischem Diplom oder vergleichbarer Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzrolle auf C-Ebene
- Starke organisatorische Fähigkeiten sowie einen strukturierten, vorausschauenden und selbstständigen Arbeitsstil
- Großes Talent für organisatorische und Koordinationsaufgaben sowie ausgeprägte Priorisierungsfähigkeiten und Initiative
- Zielgruppengerechte, klare und wertschätzende Kommunikation in Schrift und Sprache mit internen und externen Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen
- Sichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse und Gespür für die Arbeit mit digitalen (KI-)Werkzeugen
Was Sie von uns erwarten können:
Sie werden eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Rolle in einer dynamischen Organisation haben, die sich für soziale Gerechtigkeit und die Wahrung der Menschenwürde in der Schweiz und weltweit einsetzt. Sie arbeiten eng mit dem Direktor und strategischen Gremien zusammen, gestalten aktiv Prozesse, tragen zur effizienten Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen bei und fungieren als Drehscheibe für den Informationsfluss zwischen den Gremien.
Wir bieten moderne und flexible Arbeitsbedingungen. Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und eine sinnvolle und wirkungsvolle Rolle - direkt im Herzen einer engagierten NGO.
Für weitere Informationen steht Ihnen Cornelia Reinhard gerne telefonisch zur Verfügung.
Weitere Informationen über HEKS finden Sie auf unserer Webseite.
Assistant(e) de direction, 80-90% Arbeitgeber: Jobup
Notre entreprise est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et humain, où chaque employé peut voir l'impact de son travail. Nous valorisons la qualité de service et le développement personnel, en proposant des responsabilités évolutives et des opportunités de croissance au sein d'une PME bien établie en Suisse. Rejoindre notre équipe, c'est intégrer une culture de collaboration et d'engagement, tout en bénéficiant d'un cadre structuré et orienté vers l'excellence.
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✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Jobup
Wenn du auf der Website von Jobup stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Jobup erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobup vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
