Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CPCO mit administrativen Aufgaben und organisiere wichtige Meetings.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen in Zürich mit einem starken Fokus auf Menschen und Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Teamumfeld.
- Weitere Informationen: Führe das Netzwerk der Assistenten in Zürich und fördere Zusammenarbeit und Best Practices.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Unternehmenskultur aktiv mit.
- Qualifikationen: Mindestens 7 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und fließend in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Über die Rolle
Der Executive Assistant des Chief People & Culture Officer (CPCO) und VP Global Total Reward bietet umfassende administrative und organisatorische Unterstützung, um effektive Führung und reibungslose tägliche Abläufe zu gewährleisten. Als vertrauenswürdiger Partner sorgt diese Rolle für eine effiziente Koordination, klare Kommunikation und starke Stakeholder-Engagement.
Zu den Hauptverantwortlichkeiten gehören:
- Executive Support
- Verwaltung und Optimierung der Agenda des CPCO, um sicherzustellen, dass Zeit für die wichtigsten Prioritäten eingeplant wird.
- Koordination komplexer Besprechungen, Vorbereitung von Briefingmaterialien und Sicherstellung zeitgerechter Nachverfolgungen.
- Organisation aller Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Visaanforderungen.
- Verwaltung von Rechnungen, Anbieteranmeldungen und Spesenberichten für den CPCO.
- Vorbereitung von Materialien, Präsentationen und Dokumentationen für interne und externe Engagements.
- Stakeholder- & Kommunikationsmanagement
- Als professioneller und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren.
- Starke Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen der Organisation aufbauen.
- Klare, zeitgerechte und effektive Kommunikation zwischen dem CPCO, den Führungsteams und wichtigen Partnern sicherstellen.
- Die höchste Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen HR- und Organisationsangelegenheiten wahren.
- Operative & Teamunterstützung
- Organisation der jährlichen Chairman’s Awards.
- Unterstützung bei der Organisation von Teamevents, Führungstreffen und Offsites.
- Koordination des Onboardings für neue Mitarbeiter, einschließlich Agenden und Integrationsunterstützung.
- Verfolgung wichtiger Ergebnisse, Nachverfolgung von Aktionspunkten und Unterstützung bei der Förderung operativer Exzellenz innerhalb des HRLT.
- Führung innerhalb der Assistenzgemeinschaft
- Leitung des Zurich Assistant Network, Förderung von Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung.
- Mentoring von Kollegen, Teilen von Best Practices und Beitrag zum Aufbau einer starken, kohäsiven Assistenzgemeinschaft.
- Als zentrale Koordinationsstelle für Assistenten fungieren, die Führungskräfte unterstützen.
Über Sie
- Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung als Executive Assistant (Direktionsassistentin) oder gleichwertig.
- Mindestens 7–10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in schnelllebigen, multinationalen Umgebungen.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von C-Suite-Führungskräften, idealerweise im HR- oder menschenzentrierten Funktionen.
- Fließend in Deutsch und/oder Schweizerdeutsch und Englisch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.
- Starke IT-Kenntnisse, insbesondere im Microsoft 365-Umfeld.
- Erfahrung in komplexen, matrixorganisierten Unternehmen mit mehreren Stakeholdern.
- Erfahrung mit Concur, SAP, SuccessFactors und ServiceNow.
- Vertrautheit mit HR-Prozessen, Terminologie und organisatorischen Dynamiken.
- Erfahrung in der Leitung oder Mitwirkung an einem Assistenznetzwerk oder einer Gemeinschaft von Praktikern.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistant(e) de Direction CPCO mit Bravour zu bestehen
Administrative Unterstützung
Organisatorische Fähigkeiten
Kommunikationsfähigkeiten
Stakeholder-Management
Terminmanagement
Reiseorganisation
Vertraulichkeit
