Business Operations Coordinator 80-100%

SpinetiX ist ein preisgekrönter Schweizer Hersteller von Digital Signage-Lösungen. Wir inspirieren Unternehmen weltweit, das Potenzial ihrer Geschichte zu entfalten. Seit 20 Jahren innovieren wir ständig, um modernste Technologie bereitzustellen, die unseren Kunden hilft, zu glänzen. Unsere umfassende Suite von Lösungen ermöglicht es Unternehmen, ihr volles Potenzial global zu realisieren.

Als wir weiterhin die Umsetzung unserer ehrgeizigen Transformation der Geschäftsabläufe vorantreiben, suchen wir einen talentierten Business Operations Coordinator, der unserem ambitionierten und erfolgreichen Team beitritt. Die Position spielt eine zentrale Rolle in der täglichen Ausführung der SpinetiX-Operationen und befindet sich an der Schnittstelle zwischen Kunden, Finanzen, Logistik und internen Teams.

Was wird der Business Operations Coordinator fokussieren?

• Verwaltung der End-to-End-Order-to-Cash-Operationen mit unseren direkten Kunden weltweit, um ein optimales Serviceniveau für unsere wichtigsten Partner sicherzustellen.
• Orchestrierung der täglichen operativen Aktivitäten über Teams hinweg und Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, um sowohl operative Effizienz als auch die Einhaltung der Geschäftsprozesse sicherzustellen.
• Koordination der Logistik von Produktionsstandorten zu Lagern zur Unterstützung der Ausführung unserer Geschäftsabläufe.
• Aktive Mitwirkung an monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Finanzabschlüssen mit externen Buchhaltungsfirmen.
• Handeln als Büroleiter, der administrative Aufgaben und das Management des Büros übernimmt.

Typische Aufgaben für einen Business Operations Coordinator umfassen:

• Verwaltung der End-to-End-Shop-Operationen und Anfragen von direkten Kunden.
• Agieren als Power-User sowohl von ERP (Business Central) als auch von CRM (Dynamics)-Systemen, Dokumentation von Best Practices und Koordination von Initiativen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse mit internen Stakeholdern und externen Anbietern oder Partnern.
• Koordination von Abholungen und Logistik von der Produktion zu Lagern gemäß den Anweisungen des Produktionsteams.
• Unterstützung des Produktionsteams beim Einkauf von Komponenten und Zubehör.
• Unterstützung der externen Buchhaltungsfirma bei der Jahresabschlussprüfung und anderen Berichten für Behörden.
• Koordination der Büroabläufe wie Begrüßung von Gästen, Empfang eingehender Post und Anrufe sowie Verwaltung der E-Mail-Adresse.
• Hauptansprechpartner für das Millennium-Team in Bezug auf das Büromanagement sein.

Was sind die wichtigsten Fähigkeiten und Erfahrungen, die für die Stelle erforderlich sind?

• Kundenorientierte Einstellung: engagierter Ansprechpartner für unsere internationalen Partner, der sich verpflichtet, erstklassigen Kundenservice in verbaler und schriftlicher Form zu bieten.
• Kommunikation: proaktive und effiziente Kommunikation auf allen Ebenen innerhalb der Organisation, um eine optimale Lieferung der Geschäftsabläufe sicherzustellen.
• Geschäftsverständnis: solides Verständnis von Verkaufs- und Geschäftsabläufen kombiniert mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten, um Vertrauen aufzubauen und Unterstützung von Gegenüber auf Kunden- und interner Ebene zu gewinnen.

Welche Ausbildung/Erfahrung benötigen Sie für die Rolle?

• Wirtschaftsabschluss oder gleichwertig.
• 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer internationalen Vertriebsunterstützungsrolle mit Buchhaltungserfahrung.
• Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten; Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu priorisieren.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in verbaler und schriftlicher Form.
• Starke Aufmerksamkeit für Details mit einem Fokus darauf, die Arbeit zeitgerecht und qualitativ zu erledigen.
• Starker ergebnisorientierter Teamplayer.
• Fähigkeit, mit Menschen auf allen Ebenen der Organisation zu kommunizieren.
• Fähigkeit, unabhängig in einem schnelllebigen Umfeld mit wechselnden Prioritäten zu arbeiten.
• Fähigkeit, effektiv in einem Umfeld der Zusammenarbeit zu arbeiten.
• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch.
• Kenntnisse in ERP-Systemen (Microsoft Business Central und Dynamics; ein großer Vorteil).

Was bietet Ihnen SpinetiX?

Wir bieten ein internationales, kreatives und innovatives Arbeitsumfeld, das von Werten, Leidenschaft und modernster Technologie geprägt ist. Bei SpinetiX übernehmen Sie eine zentrale und sichtbare Rolle innerhalb eines kollaborativen Teams, mit echtem Einfluss auf die Geschäftsabläufe und der Möglichkeit, einen greifbaren Einfluss auf die tägliche Ausführung des Unternehmens zu haben. Sie werden in unserem brandneuen Büro im außergewöhnlichen Millennium-Gebäude arbeiten, das 5-Sterne-Standard, moderne Arbeitsplätze, hochwertige Einrichtungen und eine inspirierende professionelle Atmosphäre bietet. Der Standort ist leicht zugänglich und so gestaltet, dass er sowohl Effizienz als auch Wohlbefinden am Arbeitsplatz unterstützt. Wir bieten ein flexibles Arbeitsumfeld, die Möglichkeit, kontinuierlich zu lernen und Ihre Fähigkeiten zu erweitern, sowie Kontakt zu internationalen Kunden und Partnern. Mit SpinetiX tragen Sie aktiv zur Entwicklung digitaler Kommunikationslösungen bei, die Städte, Unternehmen und Organisationen weltweit prägen.