Contract Coordinator & Administrator (80-100%)

IMA Group est un des leaders mondiaux de la conception et de la fabrication de machines automatiques pour le traitement et le conditionnement de produits pharmaceutiques, alimentaires et d'automation en général. Il compte 6200 collaborateurs dans le monde. IMA Automation Switzerland SA, membre de la division Automation du Groupe IMA, innove, développe et produit des solutions d'automation clé en main pour les industries du médical, de la pharmaceutique, des microtechnologies telles que l'horlogerie et l'électronique. Notre portefeuille de produits et de services s'étend du concept de haute technologie et de précision à des solutions de production industrielle entièrement automatisées.

Rattaché(e) à notre département Finances, vous êtes responsable de coordonner l'examen et la révision des contrats clients, fournisseurs et d'assurance. Vous apportez un soutien opérationnel dans la gestion des risques contractuels, la résolution de litiges et le suivi des déclarations d'assurance, en étroite collaboration avec les équipes du Groupe.

Vos principales tâches consistent à :

• Coordonner l'ensemble des activités liées à la négociation et à la revue des contrats clients, depuis la réception de la proposition jusqu'à l'acceptation finale par la maison mère et le client.
• Contrôler la conformité des commandes clients avec les documents contractuels signés (Master Agreements, Single Sales Agreements, SOW, Master Service Level Agreement), signaler les écarts identifiés et proposer des actions correctives.
• Informer les départements impactés des différentes clauses contractuelles ou spécifiques négociées avec les clients.
• Etudier les documents d'assurance, identifier les risques contractuels et proposer les ajustements nécessaires. Effectuer et assurer le suivi des déclarations d'assurance. Préparer les dossiers d'assurance de transport pour la livraison des machines lorsque nécessaire.
• Garantir une administration centralisée, structurée et constamment à jour des contrats clients et des polices d'assurance.
• Identifier les risques liés aux contrats validés et collaborer avec les parties prenantes afin de définir et mettre en œuvre les mesures de mitigation appropriées.
• Offrir du support pour la résolution des problèmes / litiges survenant pendant la durée des contrats avec le soutien juridique de l'équipe juridique du Groupe.
• Former les équipes internes sur les aspects juridiques clés ainsi que sur les processus internes de validation contractuelle.
• Fournir les documents légaux exigés par les clients et répondre aux enquêtes et audits clients.
• Assurer le classement, la traçabilité et l'archivage de l'ensemble de la documentation légale client (Sustainability Report, Ethic Code, Certifications, Insurance, GDPR, -).

MUST HAVE

• Bachelor en droit ou formation de juriste.
• Solides connaissances en administration contractuelle et en droit commercial.
• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans un service back-office des ventes avec une forte orientation juridique au sein d'une entreprise industrielle.
• Maîtrise des outils MS-Office standard.
• Maîtrise d'un ERP, idéalement SAP.
• Très bonnes connaissances en anglais, bonnes connaissances du français.
• Excellentes capacités de communication, avec aisance dans les échanges contractuels avec des interlocuteurs internationaux.
• Esprit d'équipe, sens du service et capacité à collaborer avec différents départements.
• Autonomie, rigueur et sens des priorités dans la gestion de dossiers complexes.

NICE TO HAVE

• Des connaissances en italien sont un atout.

WHAT WE OFFER

• ENVIRONNEMENT GLOBAL: dynamique, flexible, avant-gardiste dans un contexte multinational et multiculturel.
• CULTURE DE LA DIVERSITÉ ET DE L'INCLUSION: promue par le Code d'éthique du groupe et des programmes dédiés.
• APPRENTISSAGE CONTINU: comme un atout stratégique pour le développement et la motivation des collaborateurs.
• BIEN-ÊTRE: la flexibilité, le télétravail, l'assurance santé, ne sont que quelques-unes de nos initiatives pour soutenir le bien-être des collaborateurs et de leurs familles.

IMA Automation Switzerland vous offre un environnement de travail stimulant et multidisciplinaire, la possibilité de travailler avec des entreprises suisses et internationales de premier plan. Vous aurez l'opportunité de bénéficier d'une entreprise multiculturelle dont la culture d'entreprise met en priorité les compétences de ses collaboratrices et collaborateurs, l'égalité des chances et place son impact sur l'environnement dans ses priorités.