HR Coordinator

Dans le cadre de ses activités en Suisse, une entreprise internationale recherche son ou sa futur(e) : HR Coordinator. Rattaché(e) à la Direction Financière et en étroite collaboration avec les managers, les équipes locales ainsi que les interlocuteurs RH internationaux du Groupe, vous assurez la gestion des Ressources Humaines pour les différentes entités suisses.

En tant qu’interlocuteur·rice RH de référence et de proximité, vous accompagnez les collaborateurs et les managers tout au long du cycle de vie des employés. Vous intervenez sur un périmètre RH généraliste particulièrement large, couvrant notamment :

• l’accompagnement des managers
• l’administration du personnel
• la paie
• les assurances sociales
• le recrutement
• le reporting
• les audits
• les projets RH locaux et internationaux

Vous êtes amené(e) à gérer simultanément des demandes variées, sensibles et parfois urgentes, tout en garantissant la fiabilité des données, le respect des échéances et la conformité avec la législation suisse. Ce poste s’adresse à une personne autonome, organisée, rigoureuse et polyvalente.

Vos principales responsabilités :

• Accompagnement des collaborateurs et des managers
• Conseiller les managers sur les problématiques RH quotidiennes
• Accompagner les collaborateurs lors des différentes étapes de leur parcours professionnel
• Participer à la gestion des situations individuelles sensibles, des conflits et des problématiques relationnelles
• Veiller à l’application des procédures internes et de la législation suisse du travail
• Contribuer à maintenir un climat de travail positif et une communication RH de proximité
• Reporting, coordination Groupe et projets RH
• Préparer et mettre à jour les tableaux de bord et reportings RH pour la Suisse ainsi que pour d’autres pays du Groupe
• Collecter, contrôler et transmettre les données et informations RH demandées par le Groupe, dans le respect des délais et des exigences internes
• Répondre aux demandes ponctuelles du Groupe concernant les collaborateurs, les effectifs, la paie, les avantages sociaux, les absences ou les processus RH locaux
• Assurer la coordination avec les interlocuteurs RH internationaux et veiller à la fiabilité des données communiquées
• Mettre à jour les organigrammes ainsi que les données des collaborateurs dans les systèmes RH
• Participer au déploiement et à l’amélioration des outils et processus RH
• Contribuer aux projets RH locaux et internationaux du Groupe
• Participer à la mise en place d’actions de formation, de développement des compétences et d’engagement des collaborateurs
• Identifier et proposer des améliorations visant à simplifier et fiabiliser les processus RH
• Recrutement et intégration
• Recueillir et analyser les besoins en recrutement avec les managers
• Rédiger et publier les offres d’emploi
• Assurer le suivi des candidatures, les présélections et les entretiens
• Accompagner les managers dans le processus de sélection
• Préparer les propositions d’engagement et les contrats de travail
• Organiser l’intégration administrative et opérationnelle des nouveaux collaborateurs
• Assurer le suivi des périodes d’essai et des différentes étapes de l’intégration
• Gérer le recrutement et le suivi des stagiaires, apprentis, temporaires et contrats à durée déterminée
• Assurer la coordination avec les écoles, les universités, les agences de recrutement et les partenaires externes
• Administration du personnel
• Gérer l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs, de leur entrée à leur départ
• Rédiger les contrats de travail, avenants, certificats de travail, attestations et autres documents RH
• Constituer, tenir à jour et garantir la conformité des dossiers du personnel
• Gérer les affiliations et les radiations auprès des assurances sociales et des organismes partenaires
• Assurer le suivi des permis de travail et de séjour, notamment pour les collaborateurs frontaliers et internationaux
• Suivre les absences, les vacances, les congés maternité, les arrêts maladie et les accidents
• Répondre aux questions des collaborateurs et des managers relatives aux politiques internes, aux assurances sociales et au droit du travail suisse
• Assurer le suivi administratif des entrées, mutations, changements de taux d’activité, promotions et départs
• Garantir la confidentialité et la fiabilité des données personnelles et contractuelles
• Paie et assurances sociales
• Préparer, contrôler et transmettre les variables mensuelles de paie
• Collaborer avec les prestataires externes et les équipes financières afin de garantir l’exactitude et la conformité des salaires
• Effectuer les contrôles mensuels de paie et assurer le suivi des éventuelles corrections
• Gérer les déclarations auprès des assurances sociales : AVS, LAA, IJM, APG, LPP et allocations familiales
• Assurer le suivi des impôts à la source et des situations particulières des collaborateurs frontaliers
• Participer aux clôtures mensuelles et annuelles ainsi qu’à l’établissement des certificats de salaire
• Préparer les documents et justificatifs nécessaires aux audits internes et externes
• Collaborer avec les équipes comptables et financières dans le cadre des contrôles, des réconciliations et des clôtures liées aux coûts du personnel
• Sujets transversaux liés à l’environnement de travail
• Intervenir sur différents sujets transversaux nécessaires au bon fonctionnement quotidien des bureaux
• Gérer ou coordonner l’attribution des places de parking et les demandes associées
• Contribuer à l’aménagement des postes de travail et à la mise en place de solutions ergonomiques adaptées
• Participer à l’organisation d’événements internes, notamment les événements de fin d’année
• Veiller, en collaboration avec les interlocuteurs concernés, à la sécurité, au confort et aux bonnes conditions de travail des collaborateurs

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