Office Manager & Coordinateur·trice Romandie (80%)

SwissFoundations – la voix des fondations donatrices suisses. Afin de renforcer et développer nos activités en Suisse romande, nous recherchons un·e Office Manager & Coordinateur·trice Romandie (80%).

Votre rôle: Ce rôle polyvalent s’inscrit dans le développement de nos activités en Suisse romande. Vous contribuez activement à leur bon fonctionnement au quotidien et à leur mise en œuvre. Ce poste combine des responsabilités administratives, organisationnelles et de communication, avec une forte dimension opérationnelle.

Vos missions principales:

• Administration et gestion du bureau: Assurer la gestion administrative des activités en Suisse romande, gérer les membres romands (suivi, correspondance, base de données, etc.), participer à la coordination générale des activités de l’association, assurer le traitement des demandes externes et la gestion des correspondances du bureau romand.
• Organisation d’événements: Coordonner l’organisation d’événements en Romandie (conférences, rencontres, etc.), gérer les aspects logistiques: recherche de lieux, catering, inscriptions, matériel, assurer un soutien opérationnel avant, pendant et après les événements.
• Contenu et communication: Rédiger et publier des contenus pour LinkedIn, le site internet et autres supports, participer à la rédaction et à l’adaptation de contenus pour les publications de l’association, adapter et traduire des contenus vers le français depuis l’allemand et l’anglais, relire et valider la qualité des textes en français.
• Coordination et soutien transversal: Collaborer étroitement avec l’équipe de Zurich, soutenir divers projets selon les besoins, contribuer à l’amélioration continue des processus.

Votre profil:

Ce que vous apportez: Vous êtes une personne organisée, proactive et très opérationnelle, à l’aise dans un rôle polyvalent combinant responsabilités administratives, office management, coordination d’événements et soutien à la communication. Vous disposez idéalement d’une expérience dans un rôle administratif, organisationnel ou de coordination, par exemple dans l’administration, l’office management, l’event management, la communication ou le soutien à une équipe.

Vous êtes à l’aise avec:

• la gestion administrative, le suivi de membres ou de partenaires
• l’organisation pratique d’événements (lieux, catering, inscriptions, matériel)
• la création de contenus pour LinkedIn, le site internet ou d’autres supports

Langues: Français de niveau langue maternelle, avec d’excellentes capacités rédactionnelles, très bonne maîtrise de l’anglais, des connaissances d’allemand sont un réel atout.

Outils et compétences pratiques: Aisance avec les outils numériques usuels, notamment Microsoft 365, les outils web et les plateformes de publication, capacité à adapter, traduire et relire des contenus en français, et à en valider la qualité avant publication.

Formation: Nous valorisons avant tout l’expérience, le sens de l’organisation, l’autonomie et l’esprit pratique. Aucun parcours académique spécifique n’est requis. Des parcours possibles en Suisse peuvent inclure, par exemple: Employé·e de commerce (CFC), formation en communication, événementiel, administration ou office management, expérience professionnelle équivalente.

Vos qualités: Sens aigu de l’organisation et des priorités, esprit pratique et orientation solutions, autonomie et proactivité, polyvalence et flexibilité, excellent sens du service, goût pour le travail en équipe et la collaboration avec des collègues basés à Zurich et à Genève.

Nous offrons: Une activité variée et concrète, avec un fort degré d’autonomie, un rôle clé dans le développement des activités en Suisse romande, une mission porteuse de sens au cœur du secteur philanthropique, une équipe engagée, bienveillante et collaborative, répartie entre Zurich et Genève, un environnement de travail flexible, avec possibilité de télétravail partiel, un cadre de travail agréable au sein de la Maison des Fondations à Genève.