Personal Assistant (CHEG26-006937)

Die UK Mission bei den Vereinten Nationen (UN) und der Welthandelsorganisation (WTO) vertritt die Interessen und Politiken des Vereinigten Königreichs in internationalen Organisationen in Genf und sucht nun einen gemeinsamen Personal Assistant für die Wirtschafts- und Global Health Botschafter.

Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, im Herzen des internationalen Engagements des Vereinigten Königreichs zu arbeiten und zwei hochrangige Botschafter in einem dynamischen und hochkarätigen diplomatischen Umfeld zu unterstützen, indem Sie mit globalen Partnern, einschließlich der Vereinten Nationen, multilateralen Organisationen und Regierungsvertretern, interagieren.

Werte

Die UK Mission in Genf priorisiert Würde und Respekt am Arbeitsplatz. Wir schätzen Respekt, Inklusivität, Empowerment, Teamarbeit und Freundlichkeit.

Hauptzweck der Stelle

Als Personal Assistant unterstützen Sie die Wirtschafts- und Global Health Botschafter bei der Durchführung ihrer repräsentativen und politischen Arbeit, einschließlich öffentlicher Kommunikation, und bieten bei Bedarf umfassende administrative Unterstützung für die Wirtschafts- und Gesundheitsteams.

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Verwaltung der Zeitpläne beider Botschafter und Bereitstellung logistischer Unterstützung, einschließlich der Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen;
• Leitung der Auslandsbesuchsprogramme der Botschafter, Zusammenarbeit mit Abteilungen und Posten im FCDO-Netzwerk sowie mit relevanten multilateralen Organisationen wie dem Global Fund oder Gavi zur Etablierung von Programmen und einer Kommunikationsstrategie, die mit den Prioritäten des Vereinigten Königreichs übereinstimmt;
• Vertretung der Büros der Botschafter und Bereitstellung eines effektiven Kommunikationskanals durch Interaktion mit hochrangigen Interessengruppen, ministeriellen Büros, UN- und multilateralen Agenturen sowie Regierungsbeamten, um klare Botschaften im Namen der Botschafter zu übermitteln;
• Beauftragung und Koordination von Briefings zur Vorbereitung auf Meetings mit internationalen Interessengruppen;
• Unterstützung bei der Verwaltung der Social-Media-Inhalte der Botschafter und gelegentliche Unterstützung des Kommunikationsteams, wenn erforderlich;
• Unterstützung bei Logistik und administrativer Unterstützung für die breiteren Wirtschafts- und Gesundheitsteams, wo nötig;
• Organisation von Veranstaltungen, einschließlich offizieller Mittagessen und Abendessen sowie eingehender Besuche, und Begrüßung von Besuchern in der Mission in Abstimmung mit dem Visits & Events-Team;
• Verwaltung und Überwachung der Budgets der Botschafter;
• Verwaltung von Informationen, einschließlich der Aufzeichnung, Dateiverwaltung, Pflege von Kontaktdatenbanken und Aktualisierung von Planungsdokumenten;
• Beitrag als Teil eines größeren Teams, einschließlich der Vertretung für hochrangige Mitglieder der UK Mission, wie den ständigen Vertreter bei der UN und WTO.

Idealer Kandidat

• Beherrschung der englischen Sprache, sowohl schriftlich als auch mündlich, mindestens auf C1-Niveau gemäß dem CEFR-Rahmen oder gleichwertig;
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung komplexer Zeitpläne mit konkurrierenden Prioritäten, idealerweise zur Unterstützung hochrangiger Interessengruppen;
• Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung klarer und prägnanter Korrespondenz oder Briefingmaterialien;
• Exzellente organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details;
• Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen aufzubauen;
• Flexibel, belastbar unter Druck, mit nachweislicher Erfolgsbilanz bei der Erbringung von Ergebnissen auf hohem Niveau innerhalb strenger Fristen;
• Vertrautheit mit der Arbeit auf Social-Media-Plattformen und Erfahrung in der Erstellung kreativer Inhalte;
• Exzellente IT-Kenntnisse, z.B. Microsoft Office Word und Outlook.

Schön zu haben

• Erfahrung in der Unterstützung der Führungsebene in einem privaten Büro oder ähnlichem Umfeld;
• Grundkenntnisse in Französisch;
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit oder in Regierungs- oder internationalen Organisationen;
• Erfahrung in einem multilateralen Umfeld.

Weitere Vorteile und Beschäftigungsbedingungen

Alle Bewerber müssen die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten. Personen, die kein Visum benötigen, sind Staatsangehörige des Vereinigten Königreichs, der Europäischen Union und EFTA sowie von Brunei Darussalam, Japan, Malaysia, Neuseeland, Andorra, Monaco, San Marino, Singapur und dem Vatikan. Alle anderen Bewerber müssen die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten.

Lernen & Entwicklung: Die UK Mission schätzt Lernen und bietet jedem Mitarbeiter maßgeschneiderte Schulungen, die auf ihre Rolle zugeschnitten sind, und stellt eine großzügige jährliche Zulage zur Verfügung, um in die berufliche Entwicklung zu investieren. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in digitalem Inhalt und Kommunikation zu entwickeln und zum Unternehmensleben einer diplomatischen Mission beizutragen.

Zusätzliche Informationen

Das Startdatum ist ein indikatives Zielstartdatum. Frist für Bewerbungen: 23:55 Uhr am 05. Juni 2026. Nur vor der Frist abgeschlossene Bewerbungen werden berücksichtigt. Interviews finden remote über Microsoft Teams statt. Die UK Mission wird keine Kosten während des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, Sicherheitsüberprüfungen oder Umzüge übernehmen, falls ein Stellenangebot gemacht wird.

Für weitere Informationen über den Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen siehe den CEFR. Bitte beachten Sie, dass Sprachkenntnisse bewertet werden, wenn Sie zu einem Interview eingeladen werden.