Personal Assistant with support of NCCR HR & Equal Opportunity activities

Die Schweizer Bundesregierung hat sechs neue Nationale Kompetenzzentren in der Forschung (NCCRs) genehmigt. Diese Programme werden langfristige Stärken in wichtigen strategischen Forschungsbereichen in der Schweiz bieten. ETH Zürich leitet drei der sechs genehmigten NCCRs, nämlich den NCCR „Genesis“, und sieht dies als eine große Chance für Bildung, Spitzenforschung und Wissenstransfer in die Industrie und Gesellschaft. „Genesis“ untersucht den Ursprung des Lebens als einen schrittweisen Übergang von unbelebter Materie zu lebenden Organismen. Das Zentrum wird in enger Zusammenarbeit mit der Universität Lausanne (UNIL) geleitet. Das Projekt vereint mehr als 100 Wissenschaftler aus allen Teilen des Landes und überbrückt die Lücke zwischen Biologie, Chemie, Astrophysik sowie Erd- und Planetarwissenschaften.

Um das kleine Projektteam zu stärken, richten wir die neue Funktion ein: Persönlicher Assistent des NCCR-Direktors (Professor Queloz) mit einer zusätzlichen Rolle zur Unterstützung der NCCR HR- und Gleichstellungsaktivitäten. In dieser doppelten Position spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Aktivitäten von Professor Didier Queloz und sind gleichzeitig in die NCCR HR- und Gleichstellungsaktivitäten eingebunden und fungieren als Sekretär des entsprechenden Ausschusses.

Aufgaben und Tätigkeiten als persönlicher Assistent von Professor Queloz (60%):

• Die umfassende Planung, Koordination und Priorisierung des Kalenders Ihres Vorgesetzten, einschließlich Reisevorbereitungen, liegt in Ihrer Verantwortung.
• Unterstützung eines Senior-Mitglieds der Gruppe oder eines Assistenzprofessors in Bezug auf Professor Queloz in administrativen Angelegenheiten der ETHZ.
• Sie pflegen engen Kontakt zu anderen Schlüsselpersonen, die den Betrieb von NCCR Genesis an der ETH Zürich leiten.
• Sie sind verantwortlich für die Protokollführung bei Besprechungen und überwachen die Umsetzung von Entscheidungen und Aufgaben.
• Sie koordinieren die interne Kommunikation, Ankündigungen/neue und regelmäßige Website-Updates in der Gruppe von Prof. Queloz, einschließlich allgemeiner Aufgaben für die Institute.
• Sie sind für alle HR-bezogenen Prozesse der Forschungsgruppe verantwortlich, einschließlich der reibungslosen Einarbeitung neuer Mitglieder.
• Für NCCR Genesis sind Sie der Sekretär des Gleichstellungsausschusses.
• Als erste Kontaktstelle für die Forschungsgruppe von Queloz koordinieren Sie interne und externe Interessengruppen sowie Besucherprogramme.
• Sie erledigen administrative Aufgaben wie die Bearbeitung von Post, Dokumentenmanagement und Prozessunterstützung routinemäßig.
• Sie bearbeiten effizient und sorgfältig ad-hoc Aufgaben, die aus dem täglichen Betrieb entstehen.
• Sie koordinieren die Organisation der jährlichen Wissenschaftskonferenz der Gruppe, Willkommens- und Netzwerkveranstaltungen, Mittagsseminare usw.

Aufgaben und Tätigkeiten NCCR HR & Gleichstellung (20-40%):

• Sie fungieren als Ansprechpartner für Fragen zu HR-Richtlinien und Gleichstellung innerhalb des NCCR und agieren als Sekretariat des Gleichstellungsausschusses.
• Sie überwachen Personalentscheidungen, die vom NCCR finanziert werden.
• Sie stellen die Einhaltung der SNSF-Regeln zur Beschäftigungsberechtigung, Gehaltsskalen, Geschlechtergleichheit und Maßnahmen zur Chancengleichheit sicher.
• Sie koordinieren die Unterstützung von Karriereentwicklungsmaßnahmen für Nachwuchswissenschaftler (Doktoranden, Postdocs), einschließlich Mentoring und Schulung.

Profil:

• Mehrjährige Erfahrung in einer Funktion als Executive Assistant in einem akademischen Umfeld oder in der Dienstleistungsbranche.
• Starke organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, proaktive und zukunftsorientierte Arbeitsweise.
• Professionelles, selbstbewusstes Auftreten und starke Serviceorientierung – kombiniert mit diplomatischem Geschick und politischem Gespür in sensiblen Situationen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit fließenden Kenntnissen in Deutsch, Französisch und Englisch.
• Sicherheit im Umgang mit verschiedenen, anspruchsvollen Zielgruppen und Kommunikationsformaten.
• Solide Erfahrung im gleichzeitigen Management mehrerer Aufgaben unter Zeitdruck, korrektes Setzen von Prioritäten und eigenständige Entwicklung von Lösungen.
• Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Teamplayer mit einem guten Sinn für Humor.

Wir bieten:

Ihr Job mit Einfluss: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt. Sie können zahlreiche Vorteile erwarten, wie zum Beispiel öffentliche Verkehrstickets und Carsharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung und attraktive Pensionsleistungen. Wir bieten flexible Arbeitsbedingungen in einem inspirierenden, internationalen Forschungsumfeld.

Wir schätzen Vielfalt und Nachhaltigkeit: Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und Würde aller Mitarbeiter und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website zu Gleichstellung und Vielfalt, um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld schaffen, das es jedem ermöglicht, zu wachsen und zu gedeihen. Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns – wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.