Responsable Bureau & Événements

D ONE est une société de conseil en Data & AI avec des bureaux à Zurich, Athènes et Munich. Rejoignez une équipe dynamique offrant un impact réel à ses clients. Notre bureau de Zurich est le cœur de l'entreprise : c'est là que l'équipe se réunit, que les clients viennent, et où le rythme des affaires est fixé. Nous recherchons la personne qui maintient ce cœur en vie.

En tant que Responsable Bureau & Événements, vous veillez à ce que notre bureau fonctionne sans accroc, que notre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour donner le meilleur d’elle-même, et que nos événements, internes et destinés aux clients, se déroulent sans effort pour tous les participants. Vous alliez précision administrative et instinct d’hospitalité, et vous prenez en charge l’environnement dans lequel l’entreprise évolue.

Vous reportez à notre Responsable de la Gestion Financière et travaillez en étroite collaboration avec le Responsable Communication & Marketing ainsi qu’avec la direction générale.

• Gérer les événements de l'entreprise, garantissant leur bon déroulement.
• Soutenir les activités de marketing et de communication de manière organisée.
• Assurer la bonne gestion de l'espace de bureau à Zurich.

• Expérience en gestion d’événements ou administration essentielle.
• Excellentes compétences en organisation et coordination.
• Maîtrise de l’allemand et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral.

• Événements : Vous soutenez le cycle complet de nos événements, des réunions mensuelles d’équipe avec apéritif aux événements clients co‑organisés, en passant par une conférence annuelle et notre événement d’été. La planification, la logistique, la coordination des fournisseurs, l’installation et le démontage, ainsi que la gestion sur site font tous partie du rôle. Pendant les événements, vous êtes la présence calme et compétente qui veille à ce que tout se passe bien et que chacun se sente à l’aise.
• Soutien marketing & communication : Vous appuyez le volet opérationnel de nos activités marketing et communication, des supports et logistiques de campagne à la coordination des contacts, aidant ainsi notre rythme marketing à être respecté.
• Administration & coordination : Vous êtes le centre opérationnel de l’entreprise : courrier et boîte mail centrale, flux de documents et de signatures, base de données de contacts, coordination des déplacements, ainsi que les demandes ponctuelles. Vous apportez de l’ordre à ces flux et les rendez légers pour tous les autres.
• Bureau & espace de travail : Vous êtes responsable du bon fonctionnement et de l’ambiance de notre bureau de Zurich. Cela signifie un espace de travail prêt, bien approvisionné et qui témoigne de la qualité à chaque visiteur. Vous remarquez ce qui nécessite de l’attention et prenez les devants avant que les petits problèmes ne deviennent visibles. Vous gérez les prestataires externes, prenez en charge les achats de A à Z, et gardez un œil sur les choses que la plupart des gens ne remarquent que lorsqu’elles manquent.

Un parcours qui vous a préparé à gérer les choses ; un apprentissage commercial (KV, gestion de bureau), un diplôme en hôtellerie ou gestion d’événements, ou une expérience comparable dans un rôle où vous étiez la personne par laquelle tout passait. Ce qui compte plus que le diplôme, c’est que vous avez déjà exercé un travail de cette nature et que vous savez ce qu’est la qualité. Vous remarquez ce que les autres manquent et agissez avant qu’on ne vous le demande. Vous aimez mettre de l’ordre dans des flux désordonnés, et vous êtes à l’aise dans un environnement numérique et rapide où les priorités changent. Vous êtes fier de finir les tâches proprement et restez calme lorsque plusieurs choses demandent votre attention en même temps. Maîtrise courante de l’allemand et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Un rôle central et très visible dans une société de conseil internationale en Data & IA en pleine croissance, avec des antennes à Zurich, Athènes et Munich. Vous serez proche du rythme des affaires, travaillant avec des collègues, des clients et la direction, et aidant à façonner le fonctionnement de D ONE à mesure de notre croissance. Vous prendrez une réelle responsabilité de l’expérience du bureau de Zurich et des événements qui rassemblent notre équipe et nos clients. Ce poste s’adresse à quelqu’un qui aime faire en sorte que tout fonctionne sans accroc, créer une atmosphère accueillante et voir l’impact direct de son travail chaque jour. Étant donné que le poste est étroitement lié au bureau, à l’équipe et à nos événements, il est principalement basé sur site à Zurich, avec une flexibilité pragmatique lorsque les responsabilités le permettent. Vous pouvez vous attendre à un environnement collaboratif et entrepreneurial avec des processus décisionnels courts, de la confiance et de la marge pour améliorer les méthodes de travail. Des déplacements occasionnels vers nos autres antennes peuvent faire partie du poste.