Secrétaire assistante ou Secrétaire assistant à 80%

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Vous souhaitez relever un nouveau défi dans un environnement dynamique au cœur de multiples enjeux opérationnels, techniques et humains ? Vous voulez contribuer à l'excellence d'un aéroport conscient des enjeux climatiques ? Vous souhaitez évoluer dans un rôle transverse nécessitant coordination, organisation et interactions avec de nombreux interlocuteurs permettant de participant le bon fonctionnement des services et la conformité administrative des dossiers ? Alors, ce poste est fait pour vous, rejoignez la Direction Finances et Services (DFS) en apportant un soutien administratif transverse essentiel à la gestion opérationnelle et aux différents services de la DFS.

Vos responsabilités :

• Gérer les différentes boîtes mails Outlook, prioriser les demandes reçues et rédiger des courriels.
• Gérer des agendas complexes dans Outlook et organiser des réunions internes et externes.
• Préparer, relire qualitativement, corriger et mettre en forme divers documents, longues notes en français ainsi que des présentations PowerPoint.
• Assurer le soutien administratif classique et courant incluant courriers, saisie, traitement d'informations administratives, économat, demandes d'achats, notes de frais, demandes de déplacement, réservations.
• Soutenir la gestion administrative du service achat : organiser les séances et workflows d'ouverture d'appels d'offres, participer aux ouvertures de ces offres dans le cadre légal des marchés publics, saisir les données des offres dans l'outil de suivi des appels d'offres, vérifier les informations de conformité, envoyer les PV d'ouverture des offres et assurer l'archivage légal des documents.
• Gérer les contrats issus des appels d'offres : saisir les données dans l'ERP, apporter un soutien aux parties prenantes, participer au reporting et contrôler la cohérence et la conformité des informations.
• Apporter un soutien administratif dans le processus budgétaire de l'entreprise : regrouper et consolider les commentaires budgétaires trimestriels transmis par les chefs de service au contrôle de gestion.
• Organisation de la logistique liée à l'arrivée de nouveaux collaborateurs au sein de la direction finances et services (matériel, accès logiciels, accès bâtiments, intégration dans les séances, suivi des tickets IT, etc.).
• Gérer le suivi administratif des formations délivrées la DFS : planification, coordination logistique, communication, suivi des refreshs et mise à jour des données.
• Participer à l'organisation de séminaires et évènements internes.

Vous êtes :

• Au bénéfice d'une solide formation d'assistant.e administratif.ve et d'au moins 5 années d'expérience dans une entreprise de taille similaire et dans des postes avec des cahiers des charges variés.
• Possédant une parfaite maîtrise du français à l'oral et une orthographe irréprochable.
• Maîtrisant parfaitement la gestion d'agendas et des boîtes mails Outlook, Teams ainsi que la suite MS-Office à un niveau professionnel (principaux Word, Excel et la création de présentations PowerPoint).
• Êtes à l'aise avec l'utilisation d'un ERP.
• Êtes à l'habitude d'apporter un soutien à différents interlocuteurs et saisissant la priorisation.
• Méticuleux, rigoureux, organisé, doté d'un esprit de synthèse et d'initiative.
• Positif, orienté solution et réactif.
• Doté d'entregent et de flexibilité.

Embarquez pour une expérience unique ! Un cadre stimulant et innovant qui place l'excellence opérationnelle et environnementale au cœur de ses priorités pour faire grandir vos compétences. Une expérience unique dans une "ville dans la ville" dans un écosystème en pleine évolution, où votre travail prend une nouvelle dimension et où chaque contribution compte. Un environnement de travail de qualité et flexible avec des conditions de travail attractives pour le bon équilibre entre carrière et mode de vie.

Entrée en fonction : à convenir

Taux d'activité : 80%

Délai de postulation : 14 juin 2026

Genève Aéroport garantit l'égalité des chances et s'engage en faveur de la diversité.