Secrétaire de la médecin-cheffe de service en ophtalomologie - 80% à 100%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le poste est rattaché au Département des neurosciences cliniques. Ce département dispense des soins à des patientes et patients de tous âges, enfants et adultes, atteints de pathologies neurochirurgicales, neurologiques, ophtalmologiques et oto-rhino-laryngologiques.

La prise en charge est adaptée aux besoins et aux difficultés du patient et de la patiente, des secteurs les plus aigus (unités de soins intermédiaires) aux secteurs de rééducation (neurorééducation). L’objectif du département est d’amener la patientèle vers une récupération de son autonomie par l'enseignement, l'accompagnement et le suivi ambulatoire. Il assure l’opération des patients et des patientes comme leur accompagnement, afin de favoriser un retour à domicile précoce.

Dans la même optique, les prises en charge ambulatoires sont également privilégiées et l'activité opératoire optimisée, pour faciliter l'accessibilité aux soins dans un délai raisonnable. Le service d’ophtalmologie des HUG est, depuis sa création en 1878, le premier pôle d’ophtalmologie dans le canton de Genève sur le plan du diagnostic, des traitements des maladies de l’œil ainsi que de la recherche. Il s’appuie sur des méthodes de diagnostic les plus modernes, des techniques au laser les plus innovantes et des méthodes chirurgicales d’interventions faiblement invasives. Ses valeurs premières sont celles d’un service universitaire.

Vous assistez de manière autonome, sur le plan administratif, la cheffe de service dans la gestion d’un service regroupant plusieurs unités ou entités, tant dans les domaines cliniques, académiques et de recherche. Vous assumez l’interface entre les différentes filières professionnelles et contribuez à la maîtrise du fonctionnement global du service.

Vous traitez l’ensemble des informations administratives et assurez la gestion des relations internes et externes y relatives. Vous recueillez les informations nécessaires à la constitution de dossiers pour la prise de décisions et assurez leur suivi. Les tâches et responsabilités principales portent notamment sur la gestion de l’agenda, du courrier, des réunions et des consultations de la médecin-cheffe de service, ainsi que sur le suivi administratif des dossiers en lien avec le fonctionnement global du service.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et d’un Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou toute formation jugée équivalente.
• Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire, secrétariat et / ou assistanat de direction.
• Vous avez une parfaite maîtrise du français et de l’anglais ou de l’allemand à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction.
• Vous maîtrisez une autre langue étrangère. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL Advanced sur Word, Excel, Powerpoint et standard sur Web).
• La connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo) constitue un atout considérable.
• Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes autonome, vous avez le sens de l’anticipation et êtes précis ou précise dans les tâches qui vous sont confiées.
• Flexible et d’une grande disponibilité, vous êtes à l’écoute et respectueux ou respectueuse.
• Enfin, vous avez un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de poste: 1
• Taux d’activité : 80% à 100%
• Classe de fonction : 13
• Contrat : CDI
• Délai de candidature :
• Demande de renseignements : Pre G. Thumann, médecin-cheffe du service, tél. ou M. T. Coppola, responsable ressources humaines, tél.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.