SECRETAIRE D'UNITE A 60 %

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

La titulaire ayant fait valoir son droit à la retraite, la Faculté des sciences sociales et politiques est à la recherche pour son Institut d'études politiques (IEP) d'un·e secrétaire d'unité à 60 %.

Informations liées au poste

• Entrée en fonction : ou à convenir
• Durée du contrat : Indéterminée
• Taux d'activité : 60 %
• Lieu de travail : Bâtiment Géopolis - UNIL-Mouline - Lausanne

Votre profil

• Titulaire d’un CFC d'employé·e de commerce (ou d’un titre jugé équivalent), avec une activité professionnelle d’environ 5 ans dans un environnement dynamique, si possible dans le milieu académique.
• Un excellent sens du service et un contact aisé avec des personnes de différents horizons.
• Une bonne gestion des priorités, un esprit structuré, de la précision et de l’agilité dans l’exécution de tâches très diverses et souvent simultanées.
• De la polyvalence : vous êtes à l’aise aussi bien avec les chiffres que les lettres, vous aimez travailler seul·e comme en équipe.
• Du dynamisme et de la curiosité intellectuelle : vous avez envie d’acquérir de nouvelles compétences et de constamment vous tenir informé·e des procédures et innovations liées aux outils de travail.
• La maîtrise des outils informatiques (Suite Word, SAP, Jahia, FMPro, DépôtDoc, DocSeries).
• La bienveillance et la volonté de s’investir avec ses collègues.
• Anglais écrit et parlé exigé. Une autre langue : un atout.

Vos activités

Vous ferez partie d’une équipe de 4 personnes assurant le support administratif de notre Institut. Vous serez la personne de référence pour toutes les questions de fonctionnement administratif de l’Institut, de la Faculté et de l’Université. Vous vous occuperez, en outre, du volet administratif des quatre Unités de Recherche (UR) qui vous sont attribuées (CRAPUL, LAGAPE, GREC).

Votre engagement vous conduira à prendre en charge des activités administratives variées en lien avec :

• Le secrétariat général : réception du secrétariat et suivi des questions administratives inhérentes au bon fonctionnement de l’institut : distribuer du courrier, accueillir et renseigner les collaborateurs·trices, organiser le classement papier et électronique de divers documents (GED, Sharepoint), mettre à jour des tableaux d’affichage, participer à des réunions, prendre des PV, mettre en pages des documents, etc.
• La communication : mettre à jour des sites web, publier des actualités pour les UR concernées, participer à l’organisation d’événements scientifiques, organiser des séjours, réserver des hôtels, etc.
• Les finances : établir, contrôler ou vérifier des notes de frais, des factures, des indemnisations, des imputations, établir des projections financières pour les fonds des UR dont vous avez la charge et en faire le suivi avec les responsables des projets, vérifier des comptes et les règlements des factures en cours.
• L’enseignement : vérifier des inscriptions, mettre à jour les bases de données de l’assistanat aux enseignements (SylviaAcad, Unisciences), récolter des sujets d’examens, les préparer, les fusionner et les imprimer pour transmission dans les délais au Décanat. Préparer ou tenir à jour des tableaux d’attribution de surveillances, diverses tâches en lien avec l’intendance des examens, etc.
• L’intendance de l’institut : gérer l’économat, les photocopieuses, le petit matériel électronique en prêt, l’accès aux locaux, la signalétique. Tenir l’inventaire du matériel à jour. Gérer la cafétéria de l’institut et les réservations des salles de conférences.

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié. Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez contacter Madame Martine Kläy, Administratrice.

Délai de postulation : Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF. Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site.

Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous.

L’UNIL s’engage pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ; à garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ; à offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.