Secretary

Wir suchen einen professionellen und hochorganisierten Sekretär, der administrative und organisatorische Unterstützung für unser Team der Basisoperationen bietet. Der ideale Kandidat ist eine proaktive und detailorientierte Person mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten und einem starken Engagement für Effizienz. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung des täglichen Bürobetriebs, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs aller administrativen Aufgaben, die für die täglichen Abläufe unserer Basis unerlässlich sind. Diese Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines organisierten und produktiven Arbeitsumfelds innerhalb der Abteilung für Basisoperationen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Administrative Unterstützung: Durchführung einer Vielzahl von administrativen Aufgaben, einschließlich der Verwaltung von Kalendern, der Planung von Terminen und der Organisation von Besprechungen für das Personal der Basisoperationen.
• Korrespondenz & Kommunikation: Entwurf, Korrekturlesen und Verwaltung von E-Mails, Briefen und anderen Kommunikationsformen. Entgegennahme eingehender Anrufe und Weiterleitung an das entsprechende Personal innerhalb der Abteilung.
• Aktenverwaltung: Pflege und Organisation vertraulicher Akten, Dokumente und Datenbanken im Zusammenhang mit den Basisoperationen, um sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen genau und aktuell sind.
• Bürokoordination: Verwaltung von Büromaterialien, -geräten und Post für die Abteilung. Unterstützung bei Reisevorbereitungen und Spesenabrechnungen nach Bedarf.
• Unterstützungsdienste: Allgemeine Unterstützung für das Team der Basisoperationen und Besucher bieten, als freundlicher und professioneller erster Ansprechpartner fungieren.

Gewünschte Qualifikationen:

• Bildung: Ein Abschluss der Sekundarstufe oder ein gleichwertiger Abschluss ist erforderlich. Ein Abschluss in einem relevanten Bereich wird bevorzugt.
• Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer sekretariats-, administrativen oder ähnlichen Rolle, vorzugsweise in einem schnelllebigen Umfeld.
• Technische Fähigkeiten: Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und ein hohes Maß an Tippgenauigkeit.
• Soziale Fähigkeiten: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten. Starke Aufmerksamkeit für Details und ein hohes Maß an Diskretion.

Die oben genannten Verantwortlichkeiten und Qualifikationen sollen die allgemeine Art und das Niveau der Arbeit beschreiben, die von Personen in dieser Position ausgeführt werden. Sie sind keine erschöpfende Liste aller erforderlichen Aufgaben und Fähigkeiten. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, die Arbeitsaufgaben zu ändern oder zusätzliche Aufgaben nach Bedarf zuzuweisen.

Besondere Qualifikationen/Anforderungen: Muss in der Lage sein, erfolgreich eine Hintergrundüberprüfung durch die Bundesregierung, den Bundesstaat oder die lokale Regierung zu bestehen, falls erforderlich. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet/geschützte Veteranen/Personen mit Behinderungen. Wir halten einen drogenfreien Arbeitsplatz aufrecht und führen vor der Einstellung Drogentests durch. Der Auftragnehmer wird Mitarbeiter oder Bewerber nicht entlassen oder aus anderen Gründen diskriminieren, weil sie nach ihrem eigenen Gehalt oder dem Gehalt eines anderen Mitarbeiters oder Bewerbers gefragt, diskutiert oder dieses offengelegt haben. Mitarbeiter, die Zugang zu den Vergütungsinformationen anderer Mitarbeiter oder Bewerber als Teil ihrer wesentlichen Arbeitsfunktionen haben, dürfen jedoch das Gehalt anderer Mitarbeiter oder Bewerber nicht an Personen weitergeben, die keinen Zugang zu den Vergütungsinformationen haben, es sei denn, die Offenlegung erfolgt (a) als Antwort auf eine formelle Beschwerde oder Anklage, (b) zur Förderung einer Untersuchung, eines Verfahrens, einer Anhörung oder einer Maßnahme, einschließlich einer Untersuchung, die vom Arbeitgeber durchgeführt wird, oder (c) im Einklang mit der gesetzlichen Pflicht des Auftragnehmers, Informationen bereitzustellen.