Intern: Büroassistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig und ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung am 1. Juli 2026 nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum 1. Juli 2026 für das Amt für Jugend und Familie eine Büroassistenz der Abteilungsleitung (m/w/d). Das Amt für Jugend und Familie ist dem Dezernat Jugend, Schule und Demokratie zugeordnet. Es besteht aus dem Jugendhilfeausschuss sowie der Verwaltung des Jugendamtes. Ihm obliegt die hoheitliche Aufgabe, den Schutz von Kindern und Jugendlichen sicherzustellen und Gefährdungen abzuwenden. Aktuelle Herausforderungen des aus sechs Abteilungen bestehenden Amtes liegen in der Weiterentwicklung des Angebotes der frühkindlichen Bildung, Betreuung und Erziehung. Daneben stellen die Durchführung von Digitalisierungsprozessen im Kernamt und den nachgelagerten Einrichtungen sowie die Zusammenarbeit mit anderen Ämtern und Eigenbetrieben in Angelegenheiten, die Kinder, Jugendliche und Familien betreffen, wichtige Arbeitsschwerpunkte dar.

Das erwartet Sie:

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben des laufenden Dienstbetriebs
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen, Netzwerktreffen sowie Dienstreisen einschließlich Bearbeitung entsprechender Anträge
• Bearbeitung der analogen und digitalen Eingangspost, einschließlich Sichtung, Zuordnung, Weiterleitung und Nachverfolgung eingehender Anliegen, Hilfeanfragen und Kinderschutzmeldungen
• Ansprechperson für Mitarbeitende in organisatorischen Angelegenheiten (zum Beispiel Krankmeldungen, Urlaub)
• Empfang, Betreuung und telefonische Auskunftserteilung für Bürgerinnen und Bürger, Besucherinnen und Besucher sowie interne und externe Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz, Rechnungsbearbeitung, Weiterleitung von Honorarverträgen
• Organisation und Verwaltung des Büromaterials sowie Sicherstellung eines geordneten Verwaltungs- und Informationsflusses
• Wahrnehmung einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Abteilungsleitung, Mitarbeitenden, Netzwerkpartnerinnen und Netzwerkpartnern sowie Bürgerinnen und Bürgern

Das bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder ein vergleichbarer Abschluss
• Versierter Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen
• Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Gutes Kommunikationsvermögen
• Dienstleistungs- und kundenorientierte Arbeitsweise
• Gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Sicherheit in der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Freude und Erfüllung im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Zielgruppen in einem hoch dynamischen Umfeld

Das bieten wir:

• Eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 5 TVöD bewertete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

Hinweise zu Ihrer Bewerbung:

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen. Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln – im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• Tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation; gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen der Abschlusszeugnisse, sofern sie nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind
• Gegebenenfalls die Aufenthalts- sowie Arbeitserlaubnis
• Gegebenenfalls eine Zeugnisbewertung oder bei reglementierten Berufen eine Anerkennung des Abschlusses
• Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen/Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1864 an. Sollten Sie noch Fragen haben, beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Sandra Schröder, Recruiterin, Telefon: 0341 123-2754. Ausschreibungsschluss ist der 26. Mai 2026. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!