Intern: Schulsachbearbeiter/-in (m/w/d)

Diese Stellenausschreibung richtet sich nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig und ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung am 5. November 2026 nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Schule mehrere Schulsachbearbeiter/-innen (m/w/d). Leipzig ist jung, dynamisch und mit über 600.000 Einwohnerinnen und Einwohnern achtgrößte Stadt Deutschlands. Nach dem Motto „Wir für die Stadt“ engagieren sich die 9.250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung täglich, um Leipzig noch lebenswerter und bürgerfreundlicher zu machen.

Das Amt für Schule ist Träger der kommunalen Schulen der Stadt Leipzig und damit zuständig für die äußeren Schulangelegenheiten, wie die Schulnetzplanung, den Schulhausbau, die Werterhaltung und Bewirtschaftung, die Schulpflichtüberwachung oder die Schülerbeförderung. Es integriert das Schulmuseum, das Schulbiologiezentrum, die Schola Cantorum, die Schulbibliothekarische Arbeitsstelle mit den Schulbibliotheken und Leseräumen an den Schulen sowie den Fachbereich Horte.

Das erwartet Sie:

• Eigenständige Erledigung und Beantwortung sämtlicher schulinterner und -externer Anfragen
• Gesamte Terminkoordination einschließlich selbstständiger Besucherorganisation und Sicherstellung eines lückenlosen Informationsflusses zwischen allen Akteurinnen und Akteuren in und um die Schule
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Schreibarbeiten, Erteilung von Auskünften sowie Telefonvermittlung, Aktenverwaltung und Botengänge
• Bearbeitung von Vorgängen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, zum Beispiel Rechnungsbearbeitung, Überwachung und Nachweisführung der Haushaltsmittel sowie Führung des Handkassenvorschusses
• Bedarfsermittlung, -planung, -anmeldung sowie Verwaltung der Büro- und Verbrauchsmittel und der Lehr- und Unterrichtsmittel
• Auftragserteilung und Kontrolle von Lieferungen und Leistungen, einschließlich Reklamationsbearbeitung
• Schulbesuchspflichtüberwachung seitens der Schule
• Durchführung der Anmeldeverfahren für neue Schüler/-innen
• Bearbeitung von Schülerangelegenheiten wie An- und Abmeldungen, Führung der Schülerdatei, Ausstellung von Schulbescheinigungen im Schulverwaltungsprogramm Sax-SVS (Schulmodul)
• Vorbereitung von Schuluntersuchungen, Erstellung von Zeugnisabschriften und Bearbeitung von Anträgen zur Schülerbeförderung
• Mitwirkung bei Inventur- und Archivarbeiten

Das bringen Sie mit:

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation beziehungsweise Büromanagement, Bürokauffrau/ Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Industriekauffrau/ Industriekaufmann oder vergleichbar
• Anwendungssichere Kenntnisse und Erfahrungen mit arbeitsplatzbezogener PC-Software (unter anderem Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sichere orthografische Kenntnisse
• Sicheres und korrektes Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern, Schüler/-innen und Bediensteten anderer Ämter und Institutionen
• Pädagogisches Geschick im Umgang mit Schülerinnen und Schülern
• Interkulturelles Verständnis
• Sehr gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
• Bereitschaft zum täglichen Dienstbeginn um 7:00 Uhr
• Impfschutz/ Immunität gegen Masern

Das bieten wir:

• Mehrere unbefristete, nach der Entgeltgruppe 7 TVöD bewertete Stelle/-n in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) und Teilzeit

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln – im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind.

Ausschreibungsschluss ist der 20. August 2026.