Personal Assistant (w/m/d)

Warum wir? Du willst nicht einfach klassische Assistenzaufgaben abarbeiten, sondern als persönliche rechte Hand eines Gründers und Unternehmers Verantwortung übernehmen, mitdenken und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos zusammenläuft? Dann werde Teil des Umfelds von Thiemo Osterhaus – Gründer der Medletics Academy, Mediziner, Autor und Speaker. Medletics ist die Dachmarke hinter der Medletics Academy mit Ausbildungen für Health Professionals, Medletics You mit Gesundheitsbildungsprodukten für Endkund:innen sowie der Personal Brand Thiemo Osterhaus.

Für die persönliche und organisatorische Unterstützung von Thiemo suchen wir eine strukturierte, vorausdenkende und absolut verlässliche Personal Assistant (w/m/d) mit ausgeprägtem Organisationstalent, hoher Diskretion und einem feinen Gespür dafür, welche Themen als Nächstes wichtig werden.

Was dich erwartet: Du arbeitest eng und vertrauensvoll direkt mit Thiemo zusammen und hältst die verschiedenen Bereiche seines beruflichen und organisatorischen Alltags zusammen. Dabei koordinierst du Termine, Reisen, Aufgaben, Kommunikation und laufende Projekte – bei Medletics ebenso wie bei weiteren unternehmerischen und persönlichen Themen. Dein Fokus liegt nicht nur auf der zuverlässigen Umsetzung, sondern vor allem auf dem Mitdenken: Du setzt Prioritäten, behältst Fristen und offene Punkte im Blick, bereitest Entscheidungen vor und handelst proaktiv, bevor Themen liegen bleiben oder zum Problem werden.

Die Position ist in Teilzeit oder Vollzeit mit 25 bis 40 Stunden pro Woche möglich. Du arbeitest hybrid mit mindestens zwei festen Präsenztagen pro Woche in Köln und ergänzend flexibel mobil.

Was uns ausmacht: Wir verbinden unternehmerisches Wachstum mit Sinn, Eigenverantwortung und persönlicher Weiterentwicklung. Du arbeitest in einer Vertrauensposition mit kurzen Entscheidungswegen, direktem Austausch und echtem Gestaltungsspielraum. Wir schätzen Menschen, die Verantwortung übernehmen, pragmatische Lösungen finden und nicht darauf warten, dass jeder nächste Schritt vorgegeben wird. Und bei aller Ambition darf auch das Leben nicht zu kurz kommen – zum Beispiel bei gemeinsamen Team-Events und Offsites in Köln, auf Mallorca, Kreta oder in München.

Deine Vorteile:

• Attraktive Vergütung von 45.000 bis 60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Erfahrung und Background; bei Teilzeit entsprechend anteilig
• Teilzeit oder Vollzeit mit 25 bis 40 Stunden pro Woche
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit direkt mit einem Gründer und Unternehmer
• Viel Verantwortung, Gestaltungsspielraum und echte Ownership
• Hybrides Arbeiten mit mindestens zwei festen Präsenztagen pro Woche in Köln
• Flexible mobile Arbeit an den übrigen Tagen
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unmittelbare Einblicke in unternehmerische Projekte und Entscheidungen
• Zugang zu einem ambitionierten Team und einem starken unternehmerischen Netzwerk
• Mehrmals im Jahr gemeinsame Team-Events und Offsites
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden und dynamischen Umfeld

Deine Aufgaben: Als persönliche rechte Hand übernimmst du eigenverantwortlich die Organisation im Hintergrund und sorgst dafür, dass der Alltag reibungslos läuft:

• Kalender-, Termin- und Reisemanagement: Du planst, priorisierst und koordinierst Termine, Meetings und Reisen – beruflich wie privat – inklusive sorgfältiger Vor- und Nachbereitung und behältst auch bei parallelen Themen den Überblick.
• Kommunikation und Gatekeeping: Du steuerst Korrespondenz und Anfragen, bündelst Informationen strukturiert, filterst, was wichtig ist, und hältst ihn proaktiv auf dem Laufenden.
• Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen: Du priorisierst und verfolgst offene To-dos und Deadlines eigenständig nach, damit nichts liegen bleibt.
• Persönliches Organisations- und Lifemanagement: Du kümmerst dich um organisatorische Themen des Alltags – von der Koordination von Dienstleistern und Terminen bis zu Besorgungen und wiederkehrenden Erledigungen.
• Recherchen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Du bereitest Unterlagen und Informationen sorgfältig auf, die als Grundlage für Entscheidungen dienen.
• Projekt- und Themensupport: Du unterstützt bei laufenden Projekten – bei Medletics wie bei weiteren Vorhaben – und treibst offene Punkte selbstständig voran.
• Zahlungsverkehr und vorbereitende Buchhaltung: Du übernimmst Aufgaben im Zahlungsverkehr und in der vorbereitenden Buchhaltung und arbeitest Finanz-Themen zu.
• Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen: Diskretion und absolute Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich.

Dein Profil: Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle: Du bringst mehrere Jahre Erfahrung mit und bewegst dich sicher in der engen Zusammenarbeit mit einer Person auf Augenhöhe. Strukturierter, vorausdenkender Arbeitsstil mit Ownership: Du arbeitest sorgfältig und verantwortungsbewusst, setzt klare Prioritäten und findest pragmatische Lösungen, wenn sich Dinge kurzfristig verschieben. Mitdenken statt abarbeiten: Du antizipierst Bedürfnisse frühzeitig und handelst proaktiv, bevor Themen zum Problem werden. Sicherer Umgang mit digitalen Tools: MS Office beherrschst du sicher, gegenüber weiteren Tools (z. B. Notion) bist du aufgeschlossen. Kenntnisse in der Buchhaltung und idealerweise Datev sind ein Plus. Diskretion, Zuverlässigkeit und ein sicheres Auftreten: Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um – privat wie geschäftlich. Standort Köln: Du lebst in Köln oder Umgebung und bist an mindestens zwei festen Tagen pro Woche vor Ort – reine Remote-Arbeit ist für diese Rolle nicht möglich. Langfristige Perspektive und Wachstumsaffinität: Du suchst eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit und hast Freude daran, dich persönlich weiterzuentwickeln.

Good to know: Diese Rolle ist eine ausgesprochene Vertrauensposition mit großer Nähe zu einer unternehmerisch denkenden Persönlichkeit. Dein Fokus liegt auf Verlässlichkeit, Struktur und einem feinen Gespür dafür, was im richtigen Moment gebraucht wird. Wenn du Freude an Nähe, Verantwortung und klaren Erwartungen hast und Diskretion sowie Loyalität für dich selbstverständlich sind, findest du hier eine Position, die langfristige Stabilität und persönliche Entwicklung verbindet. Uns ist wichtig, dass man sich regelmäßig persönlich sieht – deshalb die festen Präsenztage in Köln und unsere Team-Events übers Jahr. Und bei aller Ambition darf der Spaß nicht zu kurz kommen.

Klingt nach dir? Wir freuen uns, wenn du dich mit dem einbringst, was DICH ausmacht. Lerne uns kennen und werde die verlässliche rechte Hand im Hintergrund. Mehr über uns und unser Team-Video findest du hier: medletics-academy.de/about-us. Wir freuen uns auf deine Bewerbung – bei Fragen sind wir jederzeit für dich da.

Über uns: Wir sind MEDLETICS!